選擇要擷取的檔案
輕按 [文書管理] 鍵。
如果在「設定（管理員）」→ [用戶目錄] 中選擇 [用戶控制] 以啟用用戶驗證並設定「我的資料夾」，則會開啟被指定為「我的資料夾」的自訂資料夾。
輕按含有所需檔案的資料夾按鍵。
如果輕按設有密碼的資料夾，將出現密碼輸入畫面。
使用數字鍵輸入密碼（4 到 8 位數），然後輕按
。
輕按所需檔案的按鍵。
如果輕按設有密碼的資料夾，將出現密碼輸入畫面。
輸入密碼（4 到 32 個字元），然後輕按
。
- 輕按 [立即列印] 鍵能以儲存檔案時使用的設定列印檔案。
- 輕按 [工作限制] 鍵可顯示特定模式（如影印或掃描模式）的按鍵，進行快速的資料搜尋。
- 輕按 [檔案名稱] 鍵、[用戶名稱] 鍵或 [日期]
鍵可變更檔案顯示順序。
- 於「設定（管理員）」中選擇 [用戶控制] → [用戶設定]
→ [用戶目錄] → [用戶登錄] → [權限群組]。接著在目前登入之用戶的權限群組設定中選擇
[工作設定] → [文書管理]，啟用 [僅顯示已登錄使用者的檔案]，即可只顯示目前登入之用戶儲存的檔案。
