SHARP

Limba

ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Această funcție permite salvarea originalului scanat de echipament, a imaginii transmise prin fax sau a datelor de imprimare de la un calculator pe unitatea hard disk a echipamentului sau un dispozitiv de memorie externă.
Fişierele memorate pot fi imprimate sau transmise, după caz. De asemenea, este posibilă editarea fişierelor salvate, ca de exemplu combinarea acestora.

Un fişier PDF creat pentru navigare PC poate fi afişat sau imprimat pe un calculator.

UTILIZĂRILE ARHIVĂRII DOCUMENTELOR

După caz, utilizarea funcţiei de arhivare a documentelor vă permite să imprimaţi suplimentar materiale pentru conferinţe cu aceleaşi setări sau de a imprima registre contabile.

De asemenea, imprimarea materialelor pentru conferinţe utilizând aceleaşi setări Imprimarea după caz a registrelor contabile

TIPURI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR

Există următoarele metode de salvare a unui fişier utilizând funcţia de arhivare a documentelor: [Fisier Rapid] şi [Fişier] în modul copiere sau modul trimitere imagine, precum şi [Scanare cu trimitere pe disc local] şi [Scanare catre memorie USB externa]

Fisier Rapid

În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Utilizaţi această funcţie când doriţi să salvaţi rapid şi uşor datele documentului, fără să specificaţi un nume de fişier sau alte informaţii. Fişierul salvat poate fi utilizat de asemenea de alte persoane. Nu utilizaţi această metodă pentru a salva fişiere care nu doriţi să fie utilizate de alte persoane.

Fişier

În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Spre deosebire de funcţia Fişier rapid, la fişier pot fi anexate diverse tipuri de informaţii, când acesta este salvat, pentru a permite gestionarea eficientă a fişierelor. De asemenea, se poate seta o parolă.

Scanare cu trimitere pe disc local

Această funcție scanează un document și îl salvează pe hard disk. La fel ca funcţia Fişier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.

Scanare catre memorie USB externa

Această funcţie permite scanarea unui original şi salvarea acestuia pe un dispozitiv extern de memorie, precum un dispozitiv de memorie USB. La fel ca funcţia Fişier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.

ÎNAINTE DE A UTILIZA SCANAREA CĂTRE UNITATEA DE STOCARE LOCALĂ PENTRU ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Tipuri de directoare

Sunt utilizate trei tipuri de directoare pentru a salva fișiere pe hard disk prin funcția de arhivare a documentelor.
Foldere de pe hard disk

Director fişiere rapide
Documentele scanate cu ajutorul [Fisier Rapid] din panoul de acțiuni sunt memorate în acest director. Fiecărei operaţii îi sunt asociate automat un nume de utilizator şi un nume de fişier.
Director principal
Documentele scanate sunt salvate în acest director.
Când salvaţi o activitate în Directorul principal, puteţi specifica un nume de utilizator salvat anterior şi puteţi aloca un nume de fişier.
De asemenea, când salvați un fișier puteți seta o parolă (între 4 și 32 de caractere) pentru acesta (salvare "Confidential").
Director particularizat
Directoarele cu nume particularizate sunt salvate în cadrul acestui director.
Documentele scanate sunt salvate în directorul memorat.
La fel ca pentru Directorul principal, un director particularizat vă permite să specificaţi un nume de utilizator salvat anterior şi să alocaţi un nume de fişier când memoraţi o activitate.
Pot fi stabilite parole (cod PIN: între 4 și 8 cifre) pentru folderele particularizate și pentru fișierele salvate în acestea.

Pe hard disk pot fi create maxim 1000 de foldere personalizate.

Elemente util de salvat

Când salvaţi o activitate utilizând opţiunea [Fişier] în modul copiere sau modul transmitere imagini, sau [Scanare cu trimitere pe disc local] în modul de arhivare documente, este util să salvaţi elementele de mai jos. Aceste setări nu sunt necesare când salvaţi o activitate utilizând funcţia [Fisier Rapid].

Nume utilizator

Acesta este necesar dacă veţi desemna un nume de utilizator pentru fişierele memorate. De asemenea, numele de utilizator este utilizat cu rol de condiţie de căutare pentru un fişier.

Director particularizat

Directorul principal este disponibil iniţial ca locaţie pentru memorarea fişierelor [Fişier] şi [Stocare fişier]. Salvaţi un director particularizat şi specificaţi-l ca locaţie pentru salvarea fişierelor. Dacă este cazul, stabiliţi o parolă pentru fişierul utilizatorului. Introduceţi codul PIN pentru a utiliza directorul. Când folderul este setat cu o parolă, " " apare în folderul respectiv.

Directorul meu

Un director particularizat creat în prealabil poate fi selectat ca "Fişierul meu" sau puteţi crea un director nou ca "Fişierul meu". Când "Fişierul meu" a fost configurat şi este utilizată autentificarea utilizatorilor, "Fişierul meu" va fi selectat întotdeauna ca destinaţie pentru [Fişier] şi [Stocare fişier].

  • Pentru a memora un director particularizat pentru arhivarea documentelor:
  • Pe pagina web, selectați "Setări (administrator)" → [Operatii document] → [Memorare documente] → [Director utilizator]. Pe echipament, selectați "Setări (administrator)" → [Setări de sistem] → [Setări memorare documente] → [Control memorare documente] → [Director utilizator].
  • Pentru a salva un nume de utilizator şi pentru a specifica un director ca "Directorul meu".
  • În "Setări (administrator)", selectați [Control utilizator] → [Setari utilizator] → [Listă utilizatori].

Aproximarea numărului de pagini şi fişiere care pot fi salvate

Numărul total combinat de pagini şi fişiere care pot fi memorate în directoare particularizate şi în Directorul principal

Exemple de documente originale Număr de pagini*1 Număr de fişiere

Original complet color (Exemplu text şi foto)

Dimensiune: A4

Max. 5700*2

Max. 900

Max. 3000*2

Max. 500

Original alb-negru (Text)

Dimensiune: A4

Max. 13000 de copii*2

Max. 2100

Numărul de pagini şi numărul de fişiere care pot fi salvate în directorul cu fişiere rapide

Exemple de documente originale Număr de pagini*1 Număr de fişiere

Original complet color (Exemplu text şi foto)

Dimensiune: A4

Max. 700*2

Max. 300

Max. 1000*2

Max. 300

Original alb-negru (Text)

Dimensiune: A4

Max. 2000*2

Max. 300

*1 Cifrele indicate sunt norme pentru numărul de pagini care pot fi salvate atunci când toate paginile sunt color și când toate paginile sunt alb-negru.

*2 Când este instalat un SSD de mare capacitate.

Copierea în modul de sortare utilizează aceeaşi zonă a memoriei ca şi folderul principal sau folderul personalizat. Din acest motiv, când în folderul principal sau folderul personalizat au fost salvate prea multe date, s-ar putea să nu fie posibil să efectuaţi o operaţie mare de copiere utilizând modul de sortare. Ştergeți fişierele inutile din folderul principal sau folderul personalizat.
Tipurile de originale de mai sus reprezintă exemple pentru a facilita înţelegerea explicaţiei. Numărul efectiv de pagini şi de fişiere care pot fi salvate va varia în funcţie de conţinutul imaginilor originale şi de setările alese la memorarea fişierelor.

Informații adăugate în fişiere

Atunci când adăugaţi un fişier utilizând "Fişier", adăugaţi următoarele informaţii pentru a-l distinge de alte fişiere.

Nume utilizator

Numele de utilizator este necesar pentru a introduce dreptul de proprietate asupra unui fişier şi alte informaţii. Numele de utilizator trebuie înregistrat în prealabil.

Nume fişier

Denumeşte un fişier.

Memorare în

Specifică un director pentru memorarea fişierelor.

Proprietate

Partajare

Orice utilizator poate afişa şi utiliza fişierele cu proprietatea "Partajare".

Protecţie

După ce se setează "Protejeaza", fişierele nu pot fi editate, mutate sau şterse. Nu este necesară setarea parolei.

Confidenţial

Puteți stabili o parolă (4 până la 32 caractere) pentru protecția fișierelor.

  • Informaţiile de mai sus nu pot fi specificate când salvaţi un fişier utilizând Fişier rapid.
  • Atunci când selectați [Creati fisier descarcabil] în Scanare către unitatea locală și salvați ca fișier confidențial, proprietățile nu pot fi modificate.
Pentru a memora un nume de utilizator:
În "Setări (administrator)", selectați [Control utilizator] → [Setari utilizator] → [Listă utilizatori].

ELEMENTE IMPORTANTE CÂND UTILIZAŢI FUNCŢIA DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR

  • Fişierelor salvate cu funcţia [Fisier Rapid] le este atribuită proprietatea "Partajare" care poate fi accesată de orice persoană pentru prelucrare şi transmitere. Prin urmare, nu stocaţi documente sensibile sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alţii cu ajutorul funcţiei [Fisier Rapid].
  • Când salvaţi un fişier cu [Fişier], îl puteţi salva utilizând proprietatea "Confidential". Puteţi seta o parolă pentru un fişier "Confidential", pentru a preveni utilizarea acestuia de către alte persoane. Aveţi grijă pentru a preveni alte persoane de la obţinerea parolei.
  • Proprietatea unui fişier memorat ca fiind "Confidential" poate fi schimbată la "Partajare" prin opţiunea "Schimbare proprietate". Nu memoraţi documente confidenţiale sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alte persoane.
  • În afara cazurilor specificate prin lege, SHARP Corporation nu este responsabilă pentru nicio daună rezultată în urma divulgării de informaţii confidenţiale prin manipularea de către terţi a oricărui tip de date salvate utilizând funcţia Fişier rapid sau funcţia Fişier, sau prin utilizarea incorectă a funcţiei Fişier rapid sau a funcţiei Fişier de către operatorul care salvează datele.

UTILIZAREA FUNCŢIEI DE ARHIVARE A DOCUMENTELOR ÎN FIECARE MOD

Pentru a utiliza funcţia Arhivare documente, selectaţi panoul de control pentru fiecare mod.
Pentru a salva simultan date cu o copie sau fax, atingeţi scurt, în fiecare mod, [Fişier] sau [Fişier instant] de pe panoul de acţiuni.

Pentru a utiliza de la început funcţia Arhivare documente, selectaţi panoul de acţiuni în modul de Arhivare a documentelor. Atingeţi oricare dintre taste pentru a scana şi a salva originalul.

  • [Fişier] și [Fişier instant]
  • În funcție de mod sau de setări, aceste taste pot să nu apară pe panoul de acțiuni. În acest caz, atingeţi scurt [Altele] de pe ecranul de bază din fiecare mod, apoi atingeţi [Fisier Rapid] sau [Fişier].
  • Utilizarea funcției de arhivare a documentelor în modul de tipărire
  • Pentru a utiliza arhivarea documentelor în modul de imprimare, selectați funcția de arhivare a documentelor din driverul imprimantei. Pentru detalii privind arhivarea documentelor, consultați " SALVAREA ŞI UTILIZAREA FIŞIERELOR PENTRU IMPRIMARE (ARHIVARE DOCUMENTE)" în "IMPRIM.".
  • Utilizarea arhivării documentelor în modul PC-Fax/PC-I-Fax
  • Pentru a utiliza funcția de arhivare a documentelor în modul PC-Fax sau PC-I-Fax, selectați setările pentru arhivarea documentelor din driverul PC-Fax. Pentru informaţii suplimentare, consultaţi secţiunea Help din driver-ul PC-Fax.
Limba

Version 03a / bp70m65_usr_03a_ro

↑Prima pagină