以下將介紹文書管理設定。
輕按 [文書管理設定] 鍵進行設定。
指定何種模式、共用或機密性要用作儲存檔案時的預設模式。
選擇 [機密模式] 時，管理資訊畫面中的 [機密] 核取方塊會設為
。
選擇主資料夾、自訂資料夾及快速歸檔資料夾內儲存檔案的顯示順序。從下列設定中擇一：
此設定允許在加密的檔案及用戶資料夾輸入管理員密碼，代替存取檔案或資料夾時的密碼。
如有需要，可變更預設固定倍率。
除了受保護的檔案外，從快速歸檔資料夾刪除所有檔案。
刪除
輕按此鍵立即開始所有檔案刪除。
在電源啟動後,刪除快速檔案。(已保護檔案除外)
用於在 [電源] 鍵為「On」時，自動刪除快速歸檔資料夾內的所有檔案（受保護的檔案除外）。
變更影像方向。
使用掃描至本機硬碟時，請選擇黑白及彩色預設設定。
可以進行下列設定。
可進行文書管理預設曝光度設定。
選擇 [自動] 或 [手動]。
若選擇 [手動]，可於 5 個等級中擇一設定曝光度。
請先選擇原稿類型，以使用適合原稿的解析度掃描。
可以進行下列設定。
可選擇下列解析度作為傳送預設解析度。
選擇列印由掃描至本機硬碟儲存檔案的預設輸出紙盤。
顯示的項目會視機器設定而有所不同。
擷取並列印儲存的檔案時，會禁用列印功能。
此功能可防止原稿資料、輸出資料及其他資料之間發生日期不一致的情形。
設置列印所有檔案時是否在用戶名稱選擇畫面中禁止使用 [全部用戶] 鍵和 [未知用戶]
鍵。
設置檔案是按日期（較新/較舊）還是按檔案名稱（升序/降序）排序。
用於設定消除功能的預設消除寬度。
可在 0 mm (0") 至 20 mm (1")（增量為 1 mm (1/8")）間指定邊框消除及中央消除數值。
用於針對卡片合併功能，設定預設原稿尺寸。
可在 20 mm (1") 至 210 mm (8-1/2")（增量為 1 mm (1/8")）間指定原稿 X（水平）及
Y（垂直）尺寸。
選擇列印後要儲存或是刪除檔案。
可設定在每個工作執行期間所建立的共用 PDF 或供下載檔案的起始檔案格式。
黑白、壓縮型式
設置黑白的壓縮格式和彩色/灰階的壓縮率。
對於黑白、從無壓縮、MH (G3)、MMR (G4)中選擇。
對於彩色/灰階，從低、中和高中選擇檔案壓縮率。
每個工作執行期間的設定
執行影印、列印、掃描、網際傳真、傳真或儲存的掃描資料時，可以指定建立共用 PDF 並設定共用 PDF 的解析度。
可依儲存檔案操作類型及模式，允許或禁止使用儲存檔案。
| 項目 | 說明 |
|---|---|
|
列印 |
針對各模式，選擇是否允許列印儲存的檔案。
|
|
掃描傳送 |
針對各模式，選擇是否允許以傳真傳送儲存的檔案。
|
|
網際傳真傳送(含PC-網際傳真) |
針對各模式，選擇是否允許以傳真傳送儲存的檔案。
|
|
傳真傳送(含PC-傳真) |
針對各模式，選擇是否允許以傳真傳送儲存的檔案。
|
此設定可在本機上設定。此設定與「
自訂資料夾」的註冊方法相同。
以下將介紹文書管理設定。輕按 [文書管理設定] 鍵進行設定。
進行時間和資料夾設定，可於指定時間自動刪除指定資料夾（以文書管理儲存）中的檔案。最多可儲存 3 種欲自動刪除的設定。
使用本功能的步驟如下所示：
| 項目 | 說明 |
|---|---|
|
日程 |
選擇自動刪除週期。從 [定期刪除] 和[在經過指定天數後的指定時間刪除]中選擇。 定期刪除 每天：每天於指定時間自動刪除。 每週：在每週指定日期中的指定時間自動刪除。 每月：在每月指定日期中的指定時間自動刪除。 在經過指定天數後的指定時間刪除 檔案從儲存之日起經過指定的天數后，在指定時間自動被刪除。 經過的日期和時間：設置經過的日期和時間。 刪除時間：在指定時間自動刪除。
|
|
資料夾 |
若要選擇個別資料夾，請選擇 [資料夾選擇]，並選擇任意資料夾。若要選擇所有資料夾，包含目前建立的資料夾，請選擇 [所有資料夾(包括隨後登錄的資料夾)]。 |
|
刪除保護檔案 |
啟用此設定，將受保護檔案列入刪除檔案中。
|
|
刪除機密檔案 |
啟用此設定，將機密性檔案列入刪除檔案中。
|
選擇資料夾執行此命令時，可不受日期和時間設定限制，立即刪除資料夾下的所有檔案。
（若未選擇此功能，檔案會在機器從自動關閉電源模式喚醒後刪除。）
即使啟用自動關閉電源，請執行自動刪除。若未勾選核取方塊 (
)，檔案會在機器從自動關閉電源模式喚醒後刪除。
Version 03a / bp70m65_usr_03a_tc
