DOKUMENTARKIVERING

Når du bruger dokumentarkiveringsfunktionen, kan du yderligere udskrive konferencemateriale med de samme indstillinger eller udskrive finansbogholderiark til rutineopgaver efter behov.

Yderligere udskrivning af konferencemateriale med de samme indstillinger	Udskrivning af finansbogholderiark efter behov

Du kan gemme en fil vha. dokumentarkivering på følgende måder: [Quick File] og [Fil] i kopifunktion eller billedafsendelsesfunktion og [Scan til lokalt drev] og [Scan to External Memory Device] i dokumentarkiveringsfunktion.

Quick File	Når et kopierings-, billedafsendelses- eller andet job udføres, gemmer denne funktion dokumentdataene på det lokale drev. Anvend denne funktion, når du hurtigt og nemt vil gemme dokumentdata uden at specificere et filnavn eller anden information. Den gemte fil kan også anvendes af andre personer. Brug ikke denne metode til at gemme filer, som du ikke vil have andre skal bruge.
Fil	Når et kopierings-, billedafsendelses- eller andet job udføres, gemmer denne funktion dokumentdataene på det lokale drev. I modsætning til Hurtig Fil kan mange typer af information tilføjes filen, når den gemmes for at aktivere effektiv filbehandling. Der kan også oprettes en adgangskode.
Scan til lokalt drev	Denne funktion scanner en original og gemmer den på det lokale drev. Ligesom Fil kan forskellige typer information tilføjes.
Scan to External Memory Device	Denne funktion scanner en original og gemmer den i en ekstern hukommelsesenhed som f.eks. en USB hukommelsesenhed. Ligesom Fil kan forskellige typer information tilføjes.

MAPPETYPER

Der bruges tre typer mapper til at gemme filer på det lokale drev ved brug af dokumentarkiveringsfunktionen.
Mapper på det lokale drev

Hurtig fil-mappe
Dokumenter, der er blevet scannet vha. [Quick File] på handlingspanelet, gemmes i denne mappe. Der tildeles automatisk et brugernavn og et filnavn til hvert job.
Hovedmappe
Scannede dokumenter gemmes i denne mappe.
Når du gemmer et job i "Hovedmappe", kan du specificere et tidligere gemt brugernavn og tildele et filnavn.
Når en fil gemmes ("Fortroligt" gem), kan der også indstilles en adgangskode (4 til 32 tegn) efter behov.
Brugerdefineret mappe
Mapper med brugerdefinerede navne gemmes i denne mappe.
Scannede dokumenter gemmes i den gemte mappe.
Ligesom med Hovedmappen lader en brugerdefineret mappe dig specificere et tidligere gemt brugernavn og tildele et filnavn, når et job gemmes.
Adgangskode (PIN-kode: 4 til 8 cifre) kan oprettes for brugerdefinerede mapper og filer, der gemmes i brugerdefinerede mapper.

ELEMENTER, DET ER PRAKTISK AT GEMME

Når du gemmer et job ved brug af [Fil] i kopifunktion eller billedafsendelsesfunktion eller [Scan til lokalt drev] i dokumentarkiveringsfunktion, er det en god idé at gemme elementerne nedenfor. Disse indstillinger er ikke nødvendige, når du gemmer et job ved hjælp af [Quick File].

Brugernavn	Dette er nødvendigt, hvis du vil give gemte filer et brugernavn. Et brugernavn kan også bruges som søgebetingelse, når du leder efter en fil.
Brugerdefineret mappe	Hovedmappen er til at begynde med til disposition som en placering til at gemme filer ved hjælp af [Fil] og [Gem Fil]. Gem en brugerdefineret mappe, og angiv den som placering for lagring af filer. Angiv en adgangskode for den brugerdefinerede mappe efter behov. Indtast PIN-kode for at bruge mappen. Hvis der er indstillet en adgangskode for mappen, vises " " i den mappe, som der er indstillet adgangskode for.
Min mappe	En tidligere oprettet brugerdefineret mappe kan vælges som "Min Mappe", eller en ny mappe kan oprettes som "Min Mappe". Når "Min Mappe" er blevet konfigureret, og der anvendes brugergodkendelse, vil "Min Mappe" altid blive valgt som destination for [Fil] og [Gem Fil].

OMTRENTLIGT ANTAL SIDER OG FILER, DER KAN GEMMES

Kombinerede samlede antal sider og antal filer der kan gemmes i brugerdefinerede mapper og i Hovedmappen.

Eksempler på originaltyper		Antal sider*	Antal filer
Firefarvet original (Tekst- og fotoeksempel) Størrelse: A4		Maks. 5700	Maks. 3000
Sort/hvid original (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 13000

Antal sider og antal filer der kan gemmes i "hurtigfilmappen".

Eksempler på originaltyper		Antal sider*	Antal filer
Firefarvet original (Tekst- og fotoeksempel) Størrelse: A4		Maks. 700	Maks. 1000
Sort/hvid original (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 2000

* Det angivne antal er vejledende med hensyn til antal sider, der kan gemmes, når alle sider er i fuld farve, og når alle sider er i sort/hvid.

Kopiering i sorteringsfunktion anvender det samme hukommelsesområde som hovedmappen og den brugerdefinerede mappe. Af denne grund vil det måske ikke være muligt at gennemføre et stort kopijob ved hjælp af sorteringsfunktionen, når der er gemt for mange data i hovedmappen og den brugerdefinerede mappe. Slet unødvendige filer fra hovedmappen og den brugerdefinerede mappe.
Originaltyperne ovenfor bruges som eksempler for at give en forklaring, der er let at forstå. Det aktuelle antal sider og det antal filer, der kan gemmes, vil variere afhængig af indholdet af originalbillederne og indstillingerne, når filerne gemmes.

INFORMATION, DER TILFØJES FILER

Når du gemmer en fil ved hjælp af "Fil", skal du tilføje følgende informationer for at adskille den fra andre filer.

Brugernavn	Brugernavnet er påkrævet for at indtaste et filejerskab og anden information. Brugernavnet skal være registreret i forvejen.
Filnavn	Benævner en fil.
Gemt i	Angiver en mappe til at gemme filer.
Egenskab	Deling	Alle brugere kan få vist og betjene filer, der har egenskaben "Deling".
	Beskyt	Når "Beskyt" er indstillet, kan filen ikke redigeres, flyttes eller slettes. Ingen adgangskodeindstilling er påkrævet.
	Fortrolig	Du kan indstille en adgangskode (4 til 32 tegn) for filbeskyttelse.

• Filer, der er gemt ved hjælp af [Quick File] får egenskaben "Deling", så enhver person kan få adgang til dem for udkast og afsendelse. Gem derfor ikke følsomme dokumenter eller dokumenter, du ikke vil have andre skal bruge, ved hjælp af funktionen [Quick File].
• Nu du gemmer en fil ved hjælp af [Fil], kan du gemme den med egenskaben "Fortroligt". Indstil en adgangskode for en "Fortroligt" fil for at forhindre andre i at anvende filen. Sørg for, at andre ikke lærer adgangskoden at kende.
• En gemt "Fortroligt"fils egenskab kan efter behov ændres til "Deling" ved hjælp af "Ændring Af Egenskab". Gem ikke sensitive dokumenter eller dokumenter, du ikke ønsker, andre anvender.
• Undtagen i tilfælde der er underlagt lovgivningen, bærer SHARP Corporation ikke noget ansvar for skader, der er et resultat af lækning af sensitive oplysninger pga. manipulation af en tredjepart af nogen data, der er blevet gemt vha. funktionerne Hurtig fil eller Fil, eller ukorrekt betjening af funktionen Hurtig fil eller arkiveringsfunktionen af operatøren, der gemmer dataene.

For at bruge Dokumentarkivering skal du vælge handlingspanelet for hver funktion.
For at gemme data samtidig med en kopi eller fax skal du trykke på tasten [Fil] eller [Hurtig Fil] på handlingspanelet i hver funktion.

For at bruge Dokumentarkivering fra begyndelsen skal du vælge handlingspanelet i funktionen Dokumentarkivering. Tryk på en af tasterne for at scanne og gemme originalen.