ARKIVERING NÄR ETT ANNAT LÄGE ANVÄNDS

SNABBFIL

Med den här funktionen kan du lagra ett original som bildfil i kopieringsläge eller bildsändningsläge i Snabbfilsmappen i maskinen.
Bildfilen som lagras i snabbfilsläget kan hämtas senare vilket innebär att du kan kopiera dokumentet eller överföra det i bildsändningsläget utan att du behöver leta rätt på originalet.
Nedan visas ett exempel på proceduren med funktionen "Quick File" i kopieringsläget.

Snabbfil kan användas i normalt läge.
När en fil lagras med funktionen Snabbfil, tilldelas följande användarnamn och filnamn automatiskt till filen.

I systeminställningarna kan du ändra namn på den skickande filen på skannern eller skicka om överföringen.

Radera alla filer i en Snabbfilsmapp, med undantag för skyddade filer:
I "Inställningar (administratör)" väljer du [Systeminställningar] → [Inställningar Dokument arkivering] → [Villkors Inställn.] → [Radera Alla Snabbfiler]. Konfigurera inställningarna så att alla filer tas bort när strömmen slås på.

Lägg i originalet.

Placera originalet i dokumentinmatningsfacket i den automatiska dokumentmataren eller på dokumentglaset.
VÄLJA EN METOD FÖR PLACERING AV ORIGINALET BASERAT PÅ ORIGINALETS TYP OCH STATUS

Byt till normalt läge och tryck på [Snabbfil] på åtgärdspanelen så att den markeras .

När ett meddelande om att spara konfidentiell information visas trycker du på knappen [OK].

Starta kopiering eller bildsändning.

När funktionen utförs lagras bilddata för originalet i Snabbfilsmappen.

För att förhindra att filen sparas av misstag, visas meddelandet "Inscannad data lagras i snabbarkivmappen." som varning i 6 sekunder (standardinställning) efter att du tryckt på [Start].
Så här ändrar du meddelandets visningstid i "Inställningar (administratör)” → [Systeminställningar] → [Allmänna inställningar] → [Inställn. För Drift] → [Villkors Inställn.] → [Inställning Av Meddelandetid].

Avbryta funktionen Snabbfil:
Tryck på [Snabbfil] för att aktivera

FIL

Genom att trycka på knappen [Fil] i dokumentarkiveringsfunktionen när ett original skrivs ut eller överförs i respektive läge lagrar du originalet i som en fil i Huvudmappen eller den Anpassade mappen samtidigt som den skrivs ut eller överförs. Den lagrade filen kan hämtas senare vilket innebär att du kan kopiera eller skicka originalet igen utan att du behöver leta reda på det.
Nedan visas ett exempel på proceduren med funktionen "Fil" i kopieringsläget.

Fil kan användas i normalt läge.
När en fil lagras med hjälp av Fil utan att filinformation bifogas, tilldelas filen automatiskt följande användarnamn och filnamn.

I systeminställningarna kan du ändra namn på den skickande filen på skannern eller skicka om överföringen.

Lägg i originalet.

Placera originalet i dokumentinmatningsfacket i den automatiska dokumentmataren eller på dokumentglaset.
VÄLJA EN METOD FÖR PLACERING AV ORIGINALET BASERAT PÅ ORIGINALETS TYP OCH STATUS

Det finns också tillfällen när inställningar måste göras innan det går att förhandsgranska.

Byt till normalt läge och tryck på [Fil] på åtgärdspanelen för att ange filinformation.

Se "Filinformation" när du vill välja användarnamn, filnamn, mapp och inställning för egenskaper.
Så här sparar du på den lokala enheten:
Ändra egenskapen
Ange ett användarnamn
Tilldela ett filnamn
Ange mappen
Skapa PDF för datorbläddring
Spara på en extern minnesenhet:
Tilldela ett filnamn
Ange mappen
Skapa PDF för datorbläddring
När inställningarna ovan har konfigurerats återgår du till den här skärmen. Gå till nästa steg.
Om du inte vill tilldela ett användarnamn eller annan information till filen går du vidare till nästa steg.

Tryck på .

Du återgår till grundskärmen för kopiering.

Välj kopieringsinställningar och tryck sedan på knappen [Start]

Samtidigt som kopieringen påbörjas lagras originalet som en fil.

Information om att placera original finns i " VÄLJA EN METOD FÖR PLACERING AV ORIGINALET BASERAT PÅ ORIGINALETS TYP OCH STATUS".

Filinformation

Nedan beskrivs proceduren för detaljerade inställningar.
Genom att ange egenskap, användarnamn, filnamn och mapp blir det enklare att hantera och söka efter filer. Om du dessutom har valt [Konfidentiellt] för Egenskap och angett ett lösenord, kan ingen utan behörighet titta på filen.

Ändra egenskapen

Skyddsinställningen kan väljas för filer som sparats med dokumentarkiveringsfunktionen. Detta förhindrar att filen flyttas eller raderas automatiskt eller manuellt.
Tre olika egenskaper kan väljas för sparade filer: "Dela", "Skydda" och "Konfidentiellt". En fil som sparas med egenskapen "Dela" skyddas inte. Filer som sparas med egenskaperna "Skydda" eller "Konfidentiellt" skyddas.
Filer som sparas till snabbfilsmappen sparas alla med egenskapen "Dela". När en fil sparas till huvudmappen eller en anpassad mapp kan du välja "Dela", "Skydda" eller "Konfidentiellt".

Dela	A. En fil med egenskapen ”Dela" kan ändras till ”Skydda" eller ”Konfidentiellt" med hjälp av ”Ändra Egenskaper" i jobbinställningarna.
Skydda	Egenskapen "Skydda" kräver inte ett lösenord men förhindrar att filen flyttas, tas bort eller redigeras. Det går inte att ställa in ett lösenord.
Konfidentiellt	Filer med egenskapen "Konfidentiellt" skyddas genom att du ställer in ett lösenord. (Lösenordet måste anges när filen hämtas.) När en fil sparas i krypterat PDF-format ställs filegenskapen automatiskt in på "Konfidentiellt".

Begränsningar för att ändra egenskap

En fil som är inställd på "Dela" kan efter behov ändras till "Skydda" eller "Konfidentiellt". Men en fil som är inställd på "Dela" och som sparats i snabbfilsmappen kan bara ändras till "Skydda".
En fil som är inställd på "Skydda" kan efter behov ändras till "Dela" eller "Konfidentiellt". Men en fil som är inställd på "Skydda" och som sparats i snabbfilsmappen kan bara ändras till "Dela".
En fil som sparas i snabbfilsmappen kan inte ändras till "Konfidentiellt". Om filen flyttas till huvudmappen eller en anpassad mapp kan egenskapen ändras till "Konfidentiellt".
En enskild fil kan inte ha två egenskaper.

Välj [Egenskap] på skärmen Filinformation.

När du har valt [Konfidentiellt] anger du ett lösenord (4 till 32 tecken).

Varje gång du anger en siffra visas "

Ange ett användarnamn

Tryck på textrutan [Användarnamn].

När användarauktorisering används väljs automatiskt det användarnamn som angavs vid inloggningen. I det här fallet behövs inte detta steg.

Användarnamnet måste först sparas genom att välja [Användarkontroll] i "Inställningar (administratör)" → [User Settings] → [User List].

Tryck på knappen för användarnamnet.

Du kan även välja användarnamn genom att trycka på [Ring med registrerat nummer] och ange användarnumret.
Du måste först ange användarnumret genom att välja [Användarkontroll] i "Inställningar (administratör)" → [User Settings] → [User List].

Tryck på .

Systemet återgår till skärmen för steg 1 för att visa det valda användarnamnet.

Tilldela ett filnamn

Du kan tilldela ett filnamn till filen.

Tryck på textrutan [Filnamn] och ange ett filnamn.

Ange ett filnamn (högst 30 tecken).

Filnamn

Om du anger ett filnamn som redan finns läggs ett tilde och ett serienummer till efter filnamnet och filen sparas som en annan fil. Filnamnet är inte skiftlägeskänsligt.

Om du anger ett för långt filnamn utesluts de överskridande tecknen och ett serienummer läggs till i slutet av filnamnet.

Ange mappen

Ange mappen där filen ska lagras.

Tryck på textrutan [Lagrad i].

Om du väljer ett användarnamn med en inställning för "Min mapp" väljs automatiskt "Min mapp" för den användaren.

Tryck på knappen för mappen där du vill lagra filen och tryck på .

Om ett lösenord har angetts för mappen visas en skärm för att ange lösenordet. Ange lösenordet (5 till 8 siffror) med sifferknapparna och tryck på knappen

Skapa PDF för datorbläddring

Tryck på kryssrutan [Skapa PDF för datorbläddring] för att så skapas en PDF-fil som kan öppnas med en dator när filen sparas.

Data som sparas innan du använder [Så stänger man av OCR] i systeminställningarna kan laddas ner med OCR-funktionen trots att [Så stänger man av OCR] har aktiverats.
Korrigeringsresultaten återges inte även om skannerfunktionen " JUSTERA SKEVA SKANNINGSDATA AUTOMATISKT (SKEVT ORIGINAL JUSTERING)" används.

Default Setting of PDF Format for PC Browsing

Du kan ställa in det initiala filformatet för allmänna PDF-filer eller filer som laddas ner, vilket skapas när varje jobb körs.
I "Inställningar (administratör)" väljer du [Systeminställningar] → [Inställningar Dokument arkivering] → [Allmänna inställningar] → [Default Setting of PDF Format for PC Browsing].

Svartvit : Komprimeringsläge

Inget, MH (G3), MMR (G4)

Färg/Gråskala : Komprimeringsförhållande

Låg, Mellan, Hög

Ställa in nivån för krypterad PDF när du skickar konfidentiella filer

Inställningarna i "Inställningar (administratör)", [Systeminställningar] → [Inställningar För Bildsänd.n] → Scanningsinställningar] → [Villkorsstyrda Inställningar] → [Krypteringsnivå för PDF] kommer att tillämpas.