ARCHIVIAZIONE DEI DOCUMENTI

La funzione di archiviazione documenti consente di stampare con le stesse impostazioni tutto il materiale di una conferenza oppure le pagine di un registro utilizzate per le attività di routine.

Stampa del materiale di una conferenza con le stesse impostazioni	Stampare delle pagine di un registro come necessario

Per salvare un file tramite la funzione di archiviazione dei documenti, è possibile utilizzare le seguenti opzioni: [Quick File] e [File] in modalità di copia o di invio immagini, [Scansione su unità local] e [Scan to External Memory Device] in modalità di archiviazione documenti.

File Rapido	Mentre è in corso l'esecuzione di un'operazione di copia, di invio immagini o di un altro lavoro, questa funzione memorizza i dati del documento nell'unità locale. Questa funzione viene utilizzata quando si desidera salvare in modo semplice e rapido i dati del documento senza specificare il nome del file o altre informazioni. Il file memorizzato può essere utilizzato anche da altri utenti. Non utilizzare questo metodo per salvare file di cui non si desidera consentire l'utilizzo ad altri utenti.
File	Mentre è in corso l'esecuzione di un'operazione di copia, di invio immagini o di un altro lavoro, questa funzione memorizza i dati del documento nell'unità locale. A differenza dell'opzione File Rapido, consente di aggiungere al file salvato informazioni di vario tipo per consentire una gestione dei file più efficiente. È anche possibile impostare una password.
Scansione su unità local	Questa funzione digitalizza l'originale e lo memorizza sull'unità locale. Come nel caso della funzione File, è possibile aggiungere diversi tipi di informazioni.
Scan to External Memory Device	Questa funzione digitalizza l'originale e lo memorizza su un dispositivo di memoria esterno, come una memoria USB. Come nel caso della funzione File, è possibile aggiungere diversi tipi di informazioni.

Tipi di cartella

Per memorizzare i file nell'unità locale tramite la funzione di archiviazione documenti, vengono utilizzati tre diversi tipi di cartelle.
Cartelle nell'unità locale

Cartella Selezione Rapida File
I documenti digitalizzati tramite il tasto [Quick File] del pannello operativo vengono memorizzati in questa cartella. A ogni lavoro vengono automaticamente assegnati un nome utente e nome file.
Cartella Principale
I documenti digitalizzati vengono memorizzati in questa cartella.
Quando si memorizza un lavoro nella cartella principale, è possibile specificare un nome utente memorizzato in precedenza e assegnare un nome al file.
Se necessario, quando si memorizza un file è possibile impostare anche una password (da 4 a 32 caratteri) (salvataggio "Confidenziale").
Cartella Personalizzata
In questa cartella vengono memorizzate le cartelle con nomi personalizzati.
I documenti digitalizzati vengono archiviati nella cartella memorizzata.
Come avviene per la cartella principale, una cartella personalizzata permette di specificare un nome utente memorizzato in precedenza e assegnare un nome al file al momento della memorizzazione di un lavoro.
È possibile impostare le password (codice PIN: da 4 a 8 cifre) per le cartelle personalizzate e per i file salvati nelle cartelle personalizzate.

Elementi utili da memorizzare

Quando si memorizza un lavoro utilizzando [File] in modalità di copia o invio immagini, oppure [Scansione su unità local] in modalità di archiviazione documenti, è consigliabile memorizzare gli elementi riportati di seguito. Queste impostazioni non sono necessarie quando si memorizza un lavoro tramite [Quick File].

Nome Utente	Richiesto se si intende assegnare un nome utente ai file memorizzati. Un nome utente può anche essere utilizzato come condizione per la ricerca di un file.
Cartella Personalizzata	Come posizione per i file memorizzati tramite [File] e [Memorizzare Il File] è inizialmente disponibile la cartella principale. È possibile memorizzare una cartella personalizzata e specificarla come percorso di archiviazione dei file. Se necessario, specificare una password per la cartella. Immettere il codice PIN per utilizzare la cartella. Se la cartella è protetta da password, nella cartella con password apparirà " ".
Cartella pers.	Per "Mia cartella" è possibile selezionare una cartella personalizzata creata in precedenza oppure una nuova cartella creata come "Mia cartella". Se l'opzione "Mia cartella" è stata configurata e si utilizza l'autenticazione dell'utente, l'opzione "Mia cartella" verrà sempre selezionata come destinazione per [File] e [Memorizzare Il File].

Numero approssimativo di pagine e file che è possibile memorizzare

Numero di pagine totale combinato e numero totale di file archiviabili nelle cartelle personalizzate e nella cartella principale

Esempi di tipi di originali		Numero di pagine*	Numero di file
Originale a colour (Esempio con testo e foto) Formato: A4		Max. 5700	Max. 3000
Originale in bianco e nero (Testo) Formato: A4		Max. 13000

Numero di pagine e numero di file archiviabili nella cartella Selezione Rapida File

Esempi di tipi di originali		Numero di pagine*	Numero di file
Originale a colour (Esempio con testo e foto) Formato: A4		Max. 700	Max. 1000
Originale in bianco e nero (Testo) Formato: A4		Max. 2000

* I numeri indicati sono linee guida per il numero di pagine archiviabili quando tutte le pagine sono a colori e quando tutte le pagine sono in bianco e nero.

La funzione di copia in modalità di fascicolazione utilizza la stessa area di memoria della cartella principale e della cartella personalizzata. Per questo motivo, se si memorizzano troppi dati nella cartella principale e nella cartella personalizzata, potrebbe essere impossibile eseguire un grande lavoro di copia utilizzando la modalità di fascicolazione. Eliminare i file non necessari dalla cartella principale e dalla cartella personalizzata.
I tipi di originali indicati sopra sono semplici esempi utilizzati per facilitare la comprensione. Il numero di pagine effettivo e il numero di file memorizzabili varia a seconda del contenuto delle immagini originali e delle impostazioni utilizzate al momento della memorizzazione dei file.

Informazioni aggiunte ai file

Quando si salva un file mediante la funzione "File", aggiungere le informazioni seguenti per distinguerlo da altri file.

Nome Utente	Il nome utente è necessario per inserire la proprietà e altri dati di un file. Il nome utente deve essere registrato in anticipo.
Nome file	Assegna il nome a un file.
Memorizz. In	Specifica una cartella in cui memorizzare i file.
Proprietà	Condivisione	Con la proprietà "Condivisione", qualsiasi utente può visualizzare e utilizzare i file.
	Proteggi	Una volta impostata l'opzione "Proteggi", il file non può essere modificato, spostato ed eliminato. Non è necessaria alcuna impostazione di password.
	Confidenziale	È possibile impostare una password (da 4 e 32 cifre) per la protezione dei file.

• Per i file memorizzati tramite [Quick File] viene impostata la proprietà "Condivisione", affinché siano accessibili a tutti per le operazioni di output e di invio. Evitare pertanto di utilizzare questa funzione per memorizzare documenti sensibili o documenti che non si desidera siano utilizzati da altri utilizzando la funzione [Quick File].
• Quando si salva un file con il comando [File], è possibile impostare la proprietà "Confidenziale". Per impedire ad altri utenti di utilizzare un file "Confidenziale", impostare una password. Prestare attenzione affinché altri utenti non possano venire a conoscenza della password.
• Se necessario, è possibile utilizzare "Confidenziale" per cambiare la proprietà di un file memorizzato da "Modifica Proprietà" a "Condivisione". Non memorizzare documenti contenenti informazioni sensibili o documenti di cui non si desidera consentire l'utilizzo ad altri utenti.
• Ad eccezione dei casi previsti dalla legge, SHARP Corporation non potrà essere ritenuta responsabile per danni derivanti dalla divulgazione di informazioni sensibili dovuta a manipolazione da parte di terzi di dati salvati utilizzando la funzionalità File Rapido o File, o per l'uso improprio della funzionalità File Rapido o File da parte dell'operatore che esegue il salvataggio dei dati.

Per utilizzare Archiviazione Documenti, selezionare il pannello operativo per ogni modalità.
Per salvare i dati contemporaneamente a un'operazione di copia, toccare [File] o [Quick File] sul pannello operativo in ogni modalità.

Per utilizzare Archiviazione Documenti dall'inizio, selezionare il pannello operativo nella modalità Archiviazione Documenti. Toccare uno dei tasti per digitalizzare e salvare l'originale.