ARKIVERING SAMTIDIG MED BRUG AF ANDEN FUNKTION

HURTIG FIL

Med denne funktion kan du gemme en original i kopifunktion eller billedsendingsfunktion som en billedfil i maskinens Hurtigfilmappe.
Billedfiler, der er gemt vha. hurtigfilfunktionen, kan hentes senere, hvor du kan kopiere dokumentet eller sende det i billedsendingsfunktionen uden at skulle finde originalen.
Som et eksempel forklares fremgangsmåden for brug af "Hurtig fil" i kopifunktion nedenfor.

Hurtig fil kan anvendes i normal tilstand.
Når en fil gemmes vha. hurtigfilfunktionen, tildeles filen automatisk følgende brugernavn og filnavn.

Du kan ændre navnet på afsendelsesfilen ved scanning eller gensende transmissionen i systemindstillingerne.

Sådan slettes alle filer i Hurtigfilmappe med undtagelse af beskyttede filer:
I "Indstillinger (administrator)" skal du vælge [Systemindstillinger] → [Dokument Arkiverings Indstillinger]→[Drifts Indstill.] → [Slet Alle Hurtigfiler]. Konfigurer indstillingerne efter behov for at slette alle filer, når maskinen tændes.

Anbring originalen.

Læg originalen i den automatiske dokumentfeeder eller på glaspladen.
VALG AF FREMGANGSMÅDE TIL ILÆGNING AF ORIGINALEN AFHÆNGIGT AF TYPE OG STATUS

Skift til normal tilstand og tryk [Hurtig Fil] på handlingspanelet, så dette er valgt .

Når der vises en besked om lagring af fortrolige oplysninger, skal du trykke på tasten [OK].

Start en kopi- eller billedafsendelse.

Når funktionen udføres, gemmes billeddataene i originalen i hurtigfilmappen.

For at forhindre utilsigtet lagring af filen, vises beskeden "Den scannede data gemmes i hurtigarkiveringsmappen." i 6 sekunder (standardindstilling), når der er blevet trykket på tasten [Start].
For at ændre, hvor længe meddelelsen vises, skal du vælge "Indstillinger (administrator)" → [Systemindstillinger] → [Fælles Indstillinger] → [Drifts Indstillinger] → [Drifts Indstill.] → [Indstilling Af Tid For Visning Af Meddelelser].

Sådan annulleres Hurtig fil:
Klik på [Hurtig Fil] for at aktivere

FIL

Hvis du trykker på tasten [Fil] i dokumentarkiveringsfunktionen ved udskrivning eller overførsel af en original i en af funktionerne, kan du gemme originalen i hovedmappen eller i den gemte brugerdefinerede mappe, samtidigt med at filen udskrives eller overføres. Den gemte fil kan hentes senere, og du kan kopiere eller sende originalen igen uden at skulle finde den.
Som et eksempel forklares fremgangsmåden for brug af "Fil" i kopifunktion nedenfor.

Fil kan anvendes i normal tilstand.
Når en fil gemmes vha. Fil uden at vedhæfte filoplysninger, tildeles filen automatisk følgende brugernavn og filnavn.

Du kan ændre navnet på afsendelsesfilen ved scanning eller gensende transmissionen i systemindstillingerne.

Anbring originalen.

Læg originalen i den automatiske dokumentfeeder eller på glaspladen.
VALG AF FREMGANGSMÅDE TIL ILÆGNING AF ORIGINALEN AFHÆNGIGT AF TYPE OG STATUS

I nogle tilfælde skal indstillingerne angives, før forhåndsvisningen kan udføres.

Skift til normal tilstand og tryk på [Fil] på handlingspanelet for at angive filoplysninger.

Se "Filinformation" for at vælge indstillingerne for brugernavn, filnavn, mappe og egenskaber.
Sådan gemmes på det lokale drev:
Ændring af egenskab
Specificering af brugernavn
Tildeling af filnavn
Specificering af mappe
Oprettelse af PDF til pc-søgning
Sådan gemmes på en ekstern hukommelsesenhed:
Tildeling af filnavn
Specificering af mappe
Oprettelse af PDF til pc-søgning
Efter at indstillingerne ovenfor er blevet konfigurerede, vender du tilbage til denne skærm. Gå til næste trin.
Hvis du ikke ønsker at tildele et brugernavn eller andre oplysninger til filen, fortsættes med næste trin.

Tryk på .

Der returneres til basisskærmen i kopifunktion.

Vælg kopiindstillinger, og tryk derefter på tasten [Start].

Originalen gemmes som en fil, samtidigt med at kopiering starter.

Se " VALG AF FREMGANGSMÅDE TIL ILÆGNING AF ORIGINALEN AFHÆNGIGT AF TYPE OG STATUS" for flere oplysninger om, hvordan man placerer originalen.

Filinformation

Fremgangsmåden for indstilling af oplysninger beskrives nedenfor.
Angivelse af egenskab, brugernavn, filnavn og mappe gør det nemmere at håndtere og søge efter en fil. Hvis egenskaben [Fortroligt] vælges, og der oprettes en adgangskode, vil andre personer desuden ikke kunne se filen uden tilladelse.

Ændring af egenskab

En beskyttelsesindstilling kan vælges for filer, der er gemt med funktionen for dokumentarkivering. Dette forhindrer, at en fil bliver flyttet eller slettet automatisk eller manuelt.
Der er tre egenskaber tilgængelige for gemte filer: "Deling", "Beskyt", og "Fortroligt". Når den er gemt med egenskaben "Deling", er filen ikke beskyttet. Når den er gemt med egenskaben "Beskyt" eller "Fortroligt", er filen beskyttet.
Filer gemt i Hurtigfilmappen er alle gemt som "Deling"-filer. Når en fil gemmes i hovedmappen eller en brugerdefineret mappe, kan "Deling", "Beskyt" or "Fortroligt" vælges.

Deling	En "Deling" fil kan ændres til "Beskyt" eller "Fortroligt" ved brug af "Ændring Af Egenskab" i Jobindstillinger.
Beskyt	"Beskyt" kræver ikke, at der angives en adgangskode, men den forhindrer, at filen flyttes, slettes eller redigeres. Der kan ikke oprettes en adgangskode.
Fortrolig	For at beskytte en "Fortroligt" fil, skal der angives en adgangskode. (Adgangskoden skal indtastes for at hente filen.) Når en fil gemmes i krypteret PDF-format, indstilles filegenskaben automatisk til "Fortroligt".

Restriktioner for ændring af egenskab

En fil, der er indstillet til "Deling" kan ændres til "Beskyt" eller "Fortroligt" efter behov. En "Deling" fil, der er gemt i Hurtigfilmappen, kan imidlertid kun ændres til "Beskyt".
En fil, der er indstillet til "Beskyt" kan ændres til "Deling" eller "Fortroligt" efter behov. En "Beskyt" fil, der er gemt i Hurtigfilmappen, kan imidlertid kun ændres til "Deling".
En fil, der er gemt i Hurtigfilmappen, kan ikke ændres til "Fortroligt". Hvis filen flyttes til hovedmappen eller en brugerdefineret mappe, kan egenskaben ændres til "Fortroligt".
Der kan ikke vælges to egenskaber for den samme fil.

Vælg [Egenskab] på skærmen Filinformation.

Når du har valgt [Fortroligt], indtast en adgangskode (4 til 32 tegn).

Der vises en "

" for hvert ciffer, du indtaster.

Specificering af brugernavn

Tryk på tekstfeltet [Brugernavn].

Når der anvendes brugergodkendelse, vælges det brugernavn, der blev anvendt til login, automatisk. I dette tilfælde er dette trin ikke nødvendigt.

Brugernavnet skal først gemmes ved at vælge [Brugerkontrol] i "Indstillinger (administrator)" → [Brugerindstillinger] → [Brugerliste].

Tryk på tasten for brugernavnet.

Alternativt kan du vælge et brugernavn ved at trykke på tasten [Ring op med registreringsnummer] og indtaste brugernummeret.
Brugernummeret skal først angives ved at vælge [Brugerkontrol] i "Indstillinger (administrator)" → [Brugerindstillinger] [Brugerliste].

Tryk på .

Systemet går tilbage til skærmen i trin 1, og det valgte brugernavn vises.

Tildeling af filnavn

Du kan give filen et filnavn.

Tryk på tekstfeltet [Filnavn], og indtast filnavnet.

Indtast et filnavn med maks. 30 tegn.

Filnavn

Hvis det angivne filnavn allerede findes, tilføjes der en tilde og et serienummer efter filnavnet, og filen gemmes som en ny fil. Der skelnes ikke mellem store og små bogstaver i filnavnet.

Hvis filnavnet overskrider det tilladte antal tegn, udelades de ekstra tegn, og der tilføjes et serienummer til sidst i filnavnet.

Specificering af mappe

Angiv den mappe, filen skal gemmes i.

Tryk på tekstfeltet [Gemt i].

Hvis du vælger et brugernavn, hvor "Min Mappe" er konfigureret, vælges "Min Mappe" automatisk for den pågældende bruger.

Tryk på den mappe, hvor du vil gemme filen og tryk på .

Hvis der er oprettet en adgangskode til mappen, vises en skærm, hvor du kan indtaste adgangskoden. Indtast adgangskoden (5 til 8 cifre) vha. de numeriske taster, og tryk på

Oprettelse af PDF til pc-søgning

Tryk på afkrydsningsfeltet [Opret PDF til pc-søgning], så det ændres til , for at oprette en offentlig PDF til pc-søgning, når filen gemmes.

Data, der er gemt før brug af [Deaktivering af OCR] i systemindstillingerne, kan downloades med OCR-funktionen, selv efter at [Deaktivering af OCR] er aktiveret.
Selv ved brug af scannerfunktionen " AUTOMATISK JUSTERING AF SKÆVE SCANNINGSDATA (SKÆVHEDS JUSTERING)", bliver justeringsresultatet ikke afspejlet.

Standardindstilling af PDF-format for pc-søgning

Du kan angive standardfilstørrelsen på offentlige PDF-filer eller filen til download, der oprettes, når hvert job udføres.
I "Indstillinger (administrator)" skal du vælge [Systemindstillinger] → [Dokument Arkiverings Indstillinger]→[Fælles Indstillinger] → [Standardindstilling af PDF-format for pc-søgning].

S/H : Komprimeringstype

Ingen, MH (G3), MMR (G4)

Farve/Gråtone : Kompressionsrate

Lav, middel, høj

Indstilling af niveauet for krypteret PDF, når du sender fortrolige filer

Indstillingerne i "Indstillinger (administrator)", [Systemindstillinger] → [Indstillinger For Billedafsendelse] → [Scan Indstillinger] → [Driftsindstillinger] → [Krypteringsniveau for PDF] vil blive anvendt.