ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗ ΜΕ ΠΑΡΑΛΛΗΛΗ ΧΡΗΣΗ ΑΛΛΗΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ

ΓΡΗΓΟΡΟ ΑΡΧΕΙΟ

Με τη λειτουργία αυτή μπορείτε να αποθηκεύετε πρωτότυπα στη λειτουργία αντιγραφής ή αποστολής εικόνας ως αρχείο εικόνας στο φάκελο Γρήγορο Αρχείο του μηχανήματος.
Μπορείτε να ανακτήσετε αργότερα το αρχείο εικόνας που αποθηκεύτηκε στη λειτουργία γρήγορου αρχείου, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να αντιγράψετε το έγγραφο ή να το μεταδώσετε με τη λειτουργία αποστολής εικόνας χωρίς να χρειάζεται να εντοπίσετε το πρωτότυο.
Ως παράδειγμα, παρακάτω περιγράφεται η διαδικασία χρήσης της επιλογής "Γρήγορο Αρχείο" στη λειτουργία αντιγραφής.

Η επιλογή "Γρήγορο Αρχείο" μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε κανονική λειτουργία.
Όταν αποθηκεύεται αρχείο χρησιμοποιώντας το Γρήγορο Αρχείο, στο αρχείο εκχωρούνται αυτόματα το ακόλουθο όνομα χρήστη και το ακόλουθο όνομα αρχείου.

Η αλλαγή του ονόματος του αποστελλόμενου αρχείου στον σαρωτή ή η επανάληψη της μετάδοσης είναι εφικτή μέσω των ρυθμίσεων συστήματος.

Για να διαγράψετε όλα τα αρχεία στο φάκελο Γρήγορο Αρχείο εκτός από τα προστατευμένα αρχεία:
Στις "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)" επιλέξτε [Ρυθμίσεις Συστήματος] → [Ρυθμίσεις Αρχειοθέτησης Πρωτοτύπων] → [Ρυθμίσεις Κατάστασης] → [Διαγραφή Όλων Των Γρήγορων Αρχείων]. Διαμορφώστε τις κατάλληλες ρυθμίσεις, ώστε να διαγράφονται όλα τα αρχεία, όταν ενεργοποιείται η τροφοδοσία ρεύματος, όπως απαιτείται.

Τοποθετήστε το πρωτότυπο.

Τοποθετήστε το πρωτότυπο στον δίσκο του αυτόματου τροφοδότη πρωτοτύπων ή στο κρύσταλλο πρωτοτύπων.
ΕΠΙΛΟΓΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΟΝ ΤΥΠΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ

Αλλάξτε σε κανονική λειτουργία και, στον πίνακα λειτουργίας, πατήστε [Γρήγορο Αρχείο] για να επιλεγεί το εικονίδιο .

Όταν εμφανιστεί το μήνυμα σχετικά με την αποθήκευση εμπιστευτικών πληροφοριών, αγγίξτε το πλήκτρο [OK].

Ξεκινήστε μια εργασία αντιγραφής ή αποστολής εικόνας.

Κατά την εκτέλεση της λειτουργίας, τα δεδομένα εικόνας του πρωτοτύπου αποθηκεύονται στο φάκελο Γρήγορο αρχείο.

Για να αποτραπεί η αποθήκευση του αρχείου κατά λάθος, εμφανίζεται για 6 δευτερόλεπτα (με βάση την προεπιλεγμένη ρύθμιση) το μήνυμα "Τα δεδομένα των σαρωμένων εγγράφων έχουν αποθηκευτεί στον φάκελο γρήγορης αρχειοθέτησης." μόλις πατήσετε το πλήκτρο [Έναρξη].
Για να αλλάξετε τον χρόνο εμφάνισης του μηνύματος, στις "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)" επιλέξτε [Ρυθμίσεις Συστήματος] → [Κοινές Ρυθμίσεις] → [Ρυθμίσεις Λειτουργίας] → [Ρυθμίσεις Κατάστασης] → [Ρύθμιση Χρόνου Μηνύματος].

Για ακύρωση του Γρήγορου Αρχείου:
Πατήστε [Γρήγορο Αρχείο] για να ενεργοποιήσετε το εικονίδιο

ΑΡΧΕΙΟ

Αγγίζοντας το πλήκτρο [Αρχείο] της λειτουργίας αρχειοθέτησης εγγράφων κατά την εκτύπωση ή τη μετάδοση ενός πρωτοτύπου σε κάθε λειτουργία, μπορείτε να αποθηκεύσετε το πρωτότυπο στον Κύριο φάκελο ή στον αποθηκευμένο Ειδικό φάκελο ως αρχείο ταυτόχρονα με την εκτύπωση ή τη μετάδοση. Μπορείτε να ανακτήσετε το αποθηκευμένο αρχείο αργότερα, ώστε να το αντιγράψετε ή να το στείλετε εκ νέου χωρίς να χρειαστεί να το εντοπίσετε.
Ως παράδειγμα, παρακάτω περιγράφεται η διαδικασία χρήσης της επιλογής "Αρχείο" στη λειτουργία αντιγραφής.

Η επιλογή "Αρχείο" μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε κανονική λειτουργία.
Όταν αποθηκεύεται ένα αρχείο χρησιμοποιώντας την επιλογή Αρχείο χωρίς να προσαρτήσετε στοιχεία για το αρχείο, εκχωρούνται αυτόματα στο αρχείο το όνομα χρήστη και το όνομα αρχείου που ακολουθούν.

Η αλλαγή του ονόματος του αποστελλόμενου αρχείου στον σαρωτή ή η επανάληψη της μετάδοσης είναι εφικτή μέσω των ρυθμίσεων συστήματος.

Τοποθετήστε το πρωτότυπο.

Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου απαιτούνται ρυθμίσεις πριν από την προεπισκόπηση.

Αλλάξτε σε κανονική λειτουργία και, στον πίνακα λειτουργίας, πατήστε [Αρχείο] για να ορίσετε τις πληροφορίες αρχείου.

Για να επιλέξετε το όνομα χρήστη, το όνομα αρχείου, τον φάκελο και τη ρύθμιση των ιδιοτήτων, ανατρέξτε στην ενότητα " Πληροφορίες Αρχείου".
Για αποθήκευση στην τοπική μονάδα δίσκου:
Αλλαγή ιδιότητας
Ορισμός ονόματος χρήστη
Εκχώρηση ονματος αρχείου
Ορισμός φακέλου
Δημιουργία PDF για Περιήγηση στον Η/Υ
Για αποθήκευση σε συσκευή εξωτερικής μνήμης:
Εκχώρηση ονματος αρχείου
Ορισμός φακέλου
Δημιουργία PDF για Περιήγηση στον Η/Υ
Μετά τη διαμόρφωση των παραπάνω ρυθμίσεων, θα επιστρέψετε σε αυτήν την οθόνη. Προχωρήστε στο επόμενο βήμα.
Αν δεν επιθυμείτε να εκχωρήσετε όνομα χρήστη ή άλλες πληροφοίες στο αρχείο, προχωρήστε στο επόμενο βήμα.

Πατήστε .

Θα επιστρέψετε στη βασική οθόνη της λειτουργίας αντιγραφής.

Επιλέξτε ρυθμίσεις αντιγραφής και κατόπιν πατήστε το πλήκτρο [Έναρξη].

Ταυτόχρονα με την έναρξη της αντιγραφής, το πρωτότυπο αποθηκεύεται ως αρχείο.

Για τη διαδικασία που αφορά στην τοποθέτηση του πρωτότυπου, ανατρέξτε στην ενότητα " ΕΠΙΛΟΓΗ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΑΣ ΤΟΠΟΘΕΤΗΣΗΣ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ ΑΝΑΛΟΓΑ ΜΕ ΤΟΝ ΤΥΠΟ ΚΑΙ ΤΗΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΤΟΥ ΠΡΩΤΟΤΥΠΟΥ".

Πληροφορίες Αρχείου

Παρακάτω περιγράφεται η διαδικασία λεπτομερούς ρύθμισης.
Αν ορίσετε ιδιοκτησία, όνομα χρήστη, όνομα αρχείου και φάκελο, η διαχείριση και η αναζήτηση αρχείων γίνεται ευκολότερα. Επιπλέον, όταν επιλέγετε τη ρύθμιση [Εμπιστευτικό] και ορίζετε κωδικό πρόσβασης, δεν θα επιτρέπεται η προβολή του αρχείου από άλλα άτομα χωρίς άδεια.

Αλλαγή ιδιότητας

Μπορείτε να επιλέξετε ρύθμιση προστασίας για τα αρχεία που αποθηκεύονται με τη λειτουργία αρχειοθέτησης εγγράφων. Αυτό εμποδίζει τη μετακίνηση ή την αυτόματη ή μη αυτόματη διαγραφή ενός αρχείου.
Τρεις ιδιότητες είναι διαθέσιμες για τα αποθηκευμένα αρχεία: "Κοινό", "Προστασία", και "Εμπιστευτικό". Το αρχείο δεν είναι προστατευμένο όταν αποθηκεύεται με την ιδιότητα "Κοινό". Αν το αρχείο έχει αποθηκευτεί με την ιδιότητα "Προστασία" ή "Εμπιστευτικό", είναι προστατευμένο.
Όλα τα αρχεία που αποθηκεύονται στο φάκελο με το όνομα Γρήγορο Αρχείο έχουν την ιδιότητα "Κοινό". Όταν ένα αρχείο αποθηκεύεται στον κύριο Φάκελο ή σε ειδικό φάκελο, μπορείτε να επιλέξετε την ιδιότητα "Κοινό", "Προστασία" ή "Εμπιστευτικό".

Κοινό	Μπορείτε να αλλάξετε την ιδιότητα ενός αρχείου σε ένα από τα "Κοινό", "Προστασία" και "Εμπιστευτικό" χρησιμοποιώντας τη ρύθμιση "Αλλαγή Ιδιότητας" στις Ρυθμίσεις Εργασίας.
Προστασία	Η επιλογή ''Προστασία'' δεν απαιτεί ορισμό κωδικού πρόσβασης, αλλά απαγορεύει τη μετακίνηση, διαγραφή ή επεξεργασία ενός αρχείου. Δεν μπορείτε να δημιουργήσετε κωδικό πρόσβασης.
Εμπιστευτικό	Για την προστασία ενός αρχείου που είναι ''Εμπιστευτικό'' ορίζεται κωδικός πρόσβασης. (Ο κωδικός πρόσβασης πρέπει να εισαχθεί για την ανάκτηση του αρχείου.) Όταν κάποιο αρχείο αποθηκεύεται σε κρυπτογραφημένη μορφή PDF, οι ιδιότητες του αρχείου ορίζονται αυτόματα σε "Εμπιστευτικό".

Περιορισμοί στην αλλαγή της ιδιότητας

Ένα αρχείο που έχει οριστεί ως "Κοινό" μπορεί να αλλάξει σε "Προστασία" ή "Εμπιστευτικό". Όμως, ένα αρχείο "Κοινό" που έχει αποθηκευτεί στον φάκελο με το όνομα Γρήγορο Αρχείο μπορεί να αλλάξει μόνο σε "Προστασία".
Ένα αρχείο που έχει οριστεί ως "Προστασία" μπορεί να αλλάξει σε "Κοινό" ή "Εμπιστευτικό". Όμως, ένα αρχείο "Προστασία" που έχει αποθηκευτεί στον φάκελο με το όνομα Γρήγορο Αρχείο μπορεί να αλλάξει μόνο σε "Κοινό".
Ένα αρχείο που έχει αποθηκευτεί στο φάκελο με το όνομα Γρήγορο Αρχείο δεν μπορεί να αλλάξει σε "Εμπιστευτικό". Εάν το αρχείο μετακινηθεί στον κύριο φάκελο ή σε ειδικό φάκελο, η ιδιότητα μπορεί να αλλάξει σε "Εμπιστευτικό".
Δεν μπορείτε να επιλέξετε δύο ιδιότητες για το ίδιο αρχείο.

Επιλέξτε [Ιδιότητα] στην οθόνη Πληροφορίες Αρχείου.

Εφόσον έχετε επιλέξει [Εμπιστευτικό], καταχωρήστε έναν κωδικό πρόσβασης (με 4 έως 32 χαρακτήρες).

Κάθε φορά που πληκτρολογείτε ένα ψηφίο, εμφανίζεται η ένδειξη "

Ορισμός ονόματος χρήστη

Πατήστε το πλαίσιο κειμένου [Όνομα Χρήστη].

Όταν χρησιμοποιείται η πιστοποίηση χρήστη, επιλέγεται αυτόματα το όνομα χρήστη που χρησιμοποιήθηκε για τη σύνδεση. Στην περίπτωση αυτή, το συγκεκριμένο βήμα δεν είναι απαραίτητο.

Πρέπει πρώτα να αποθηκεύσετε το όνομα χρήστη επιλέγοντας [Έλεγχος Χρήστη] μέσω των επιλογών "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)" → [Ρυθμίσεις Χρήστη] → [Λίστα Χρηστών].

Πατήστε το πλήκτρο του ονόματος χρήστη.

Εναλλακτικά, μπορείτε να επιλέξτε όνομα χρήστη πατώντας το πλήκτρο [Κλήση με Αριθμό Καταχώρησης] και εισάγοντας τον αριθμό χρήστη.
Πρέπει πρώτα να καθορίσετε τον αριθμό χρήστη επιλέγοντας [Έλεγχος Χρήστη] μέσω των επιλογών "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)" → [Ρυθμίσεις Χρήστη] → [Λίστα Χρηστών].

Πατήστε .

Το σύστημα επιστρέφει στην οθόνη του βήματος 1 και εμφανίζει το επιλεγμένο όνομα χρήστη.

Εκχώρηση ονματος αρχείου

Μπορείτε να δώσετε όνομα στο αρχείο.

Πατήστε το πλαίσιο κειμένου [Όνομα Αρχείου] και εισαγάγετε το όνομα του αρχείου.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα αρχείου αποτελομενο από έως και 30 χαρακτήρες.

Όνομα Αρχείου

Εάν οριστεί όνομα χρήστη που υπάρχει ήδη, θα προστεθεί μια περισπωμένη και ένας αύξων αριθμός μετά το όνομα του αρχείου και το συγκεκριμένο αρχείο θα αποθηκευτεί ως διαφορετικό αρχείο. Το όνομα αρχείου δεν κάνει διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

Εάν το μήκος του ονόματος αρχείου υπερβαίνει το όριο, οι επιπλέον χαρακτήρες διαγράφονται και προστίθεται ένας αύξων αριθμός στο τέλος του ονόματος αρχείου.

Ορισμός φακέλου

Ορίστε τον φάκελο για την αποθήκευση του αρχείου.

Πατήστε το πλαίσιο κειμένου [Αποθήκευση σε].

Εάν επιλέξετε όνομα χρήστη με ρύθμιση "Ο Φάκελός Μου", θα επιλεχθεί αυτόματα το στοιχείο "Ο Φάκελός Μου" του συγκεκριμένου χρήστη.

Πατήστε το πλήκτρο του φακέλου όπου θέλετε να αποθηκευτεί το αρχείο και πατήστε .

Αν έχει οριστεί κωδικός πρόσβασης για τον φάκελο, θα εμφανιστεί μια οθόνη εισαγωγής κωδικού πρόσβασης. Καταχωρήστε τον κωδικό πρόσβασης (με 5 έως 8 ψηφία) χρησιμοποιώντας τα αριθμητικά πλήκτρα και πατήστε το

Δημιουργία PDF για Περιήγηση στον Η/Υ

Πατήστε το πλαίσιο επιλογής [Δημιουργία PDF για Περιήγηση με Η/Υ] στο και θα δημιουργηθεί ένα κοινόχρηστο PDF για περιήγηση με Η/Υ κατά την αποθήκευση του αρχείου.

Με τη λειτουργία OCR μπορείτε να προχωρήσετε στη λήψη των δεδομένων που αποθηκεύτηκαν πριν τη χρήση της επιλογής [Απενεργοποίηση του OCR] στις ρυθμίσεις συστήματος ακόμη και μετά την ενεργοποίηση της επιλογής [Απενεργοποίηση του OCR].
Ακόμη και αν χρησιμοποιείτε τη λειτουργία σαρωτή " ΑΥΤΟΜΑΤΗ ΡΥΘΜΙΣΗ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΡΩΣΗΣ ΛΟΞΩΝ ΠΡΩΤΟΤΥΠΩΝ (ΡΎΘΜΙΣΗ ΠΑΡΑΜΌΡ.)", τα αποτελέσματα της διόρθωσης δεν θα παρουσιάζονται.

Προεπιλεγμένη ρύθμιση της Μορφής PDF για Περιήγηση από Η/Υ

Μπορείτε να ορίσετε την αρχική μορφή αρχείου του δημόσιου PDF ή του αρχείου για λήψη που δημιουργείται κατά την εκτέλεση κάθε εργασίας.
Στις "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)" επιλέξτε [Ρυθμίσεις Συστήματος] → [Ρυθμίσεις Αρχειοθέτησης Πρωτοτύπων] → [Κοινές Ρυθμίσεις] → [Προεπιλεγμένη ρύθμιση της Μορφής PDF για Περιήγηση από Η/Υ].

Α/Μ : Λειτουργία Συμπίεσης

Κανένα, MH (G3), MMR (G4)

Έγχρωμα/ Κλιμάκωση γκρι : Λόγος Συμπίεσης

Χαμηλή, Μεσαία, Υψηλή

Ρύθμιση του επιπέδου κρυπτογραφημένου PDF κατά την αποστολή εμπιστευτικών αρχείων

Θα εφαρμοστούν οι ρυθμίσεις στις "Ρυθμίσεις (διαχειριστής)", [Ρυθμίσεις Συστήματος] → [Ρυθμισεισ Αποστολησ Εικονασ] → [Ρυθμίσεις Σάρωσης] → [Ρυθμίσεις Κατάστασης] → [Επίπεδο κρυπτογράφησης PDF].