ARKISTOIMINEN SAMANAIKAISESTI TOISTA TILAA KÄYTETTÄESSÄ

PIKATIEDOSTO

Tällä toiminnolla voit tallentaa alkuperäisen kopiointi- tai kuvanlähetystilassa kuvatiedostona laitteen pikatiedostokansioon.
Pikatiedostotilassa tallennettu kuvatiedosto voidaan hakea myöhemmin, joten voit kopioida asiakirjan tai lähettää sen kuvan lähetystilassa ilman alkuperäistä.
Alla kuvataan esimerkki "Pikatiedosto"-toiminnon käyttämisestä kopiointitilassa.

Pikatiedostoa voidaan käyttää normaalitilassa.
Kun tiedosto on tallennettu Pikatiedosto-toiminnolla, seuraava käyttäjänimi ja tiedostonimi määritetään tiedostolle automaattisesti.

Voit muuttaa lähetettävän tiedoston nimen skannerissa tai lähettää uudelleen lähetyksen järjestelmäasetuksilla.

Kaikkien pikatiedostokansioon tallennettujen tiedostojen poistaminen (poikkeuksena suojatut tiedostot):
Kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)", valitse [Järjestelmäasetukset] → [Asiakirjan Tallennus asetukset] → [Tila Asetukset] → [Poista Kaikki Pikatiedostot]. Määritä tarvittaessa kaikki tiedostot poistettaviksi, kun laitteeseen kytketään virta.

Aseta alkuperäinen.

Aseta alkuperäinen automaattisen syöttölaitteen asiakirjan syöttötasolle tai valotuslasille.
ALKUPERÄISASIAKIRJAN SIJOITTAMISTAVAN VALINTA ALKUPERÄISASIAKIRJAN TYYPIN JA TILAN MUKAAN

Muuta normaalitilaan ja kosketa [Pikatiedosto] toimintapaneelia sen valitsemiseksi .

Kun luottamuksellisten tietojen tallentamista koskeva viesti avautuu, kosketa [OK]-näppäintä.

Aloita kopiointi tai kuvan lähetys.

Kun toiminto suoritetaan, alkuperäisen kuvatiedot tallennetaan pikatiedostokansioon.

Jotta tiedostoa ei tallennettaisi vahingossa, näyttöön avautuu 6 sekunniksi (oletusasetuksena) viesti "Skannatut tiedot tallennetaan automaattisesti pikatiedostokansioon", kun [Aloita]-näppäintä on kosketettu.
Voit muuttaa aikaa, jonka viesti näkyy näytössä valitsemalla "Asetukset (pääkäyttäjä)" → [Järjestelmäasetukset] → [Yleiset asetukset] → [Käyttö Asetukset] → [Tila Asetukset] → [Viestiajan Asetus].

Pikatiedoston peruuttaminen:
Kosketa [Pikatiedosto] ottaaksesi käyttöön

TIEDOSTO

Jos kosketat asiakirjojen arkistointitoiminnon [Tiedosto]-näppäintä alkuperäistä tulostettaessa tai lähetettäessä eri tiloissa, voit tallentaa alkuperäisen samanaikaisesti tiedostona pääkansioon tai mukautettuun kansioon. Tallennettu tiedosto voidaan hakea myöhemmin, joten voit kopioida tai lähettää alkuperäisen uudelleen varsinaista alkuperäistä etsimättä.
Jäljempänä on esimerkki "Tiedosto"-toiminnon käyttämisestä kopiointitilassa.

Tiedostoa voidaan käyttää normaalitilassa.
Kun tiedosto on tallennettu Tiedosto-toiminnolla mutta siihen ei ole liitetty tiedoston tietoja, seuraava käyttäjänimi ja tiedostonimi määritetään tiedostolle automaattisesti.

Voit muuttaa lähetettävän tiedoston nimen skannerissa tai lähettää uudelleen lähetyksen järjestelmäasetuksilla.

Aseta alkuperäinen.

Aseta alkuperäinen automaattisen syöttölaitteen asiakirjan syöttötasolle tai valotuslasille.
ALKUPERÄISASIAKIRJAN SIJOITTAMISTAVAN VALINTA ALKUPERÄISASIAKIRJAN TYYPIN JA TILAN MUKAAN

Joskus asetukset on määritettävä ennen esikatselua.

Muuta normaalitilaan ja kosketa [Tiedosto] toimintapaneelissa tiedoston tietojen määrittämiseksi.

Tietoja käyttäjänimen, tiedostonimen, kansion ja omaisuusasetuksen valitsemisesta, katso ” Tiedoston tiedot”.
Tallennus paikalliselle asemalle:
Ominaisuuden muuttaminen
Käyttäjänimen määrittely
Tiedostonimen määrittäminen
Kansion määrittäminen
PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten
Ulkoiseen muistilaitteeseen tallentaminen:
Tiedostonimen määrittäminen
Kansion määrittäminen
PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten
Palaat tähän näyttöön, kun olet määrittänyt edellä olevat asetukset. Siirry seuraavaan vaiheeseen.
Jos et halua määrittää tiedostolle käyttäjänimeä tai muita tietoja, siirry seuraavaan vaiheeseen.

Kosketa -näppäintä.

Palaat kopiointitilan perusnäyttöön.

Valitse kopiointiasetukset ja kosketa sitten [Aloita]-näppäintä.

Kopioinnin alkaessa alkuperäinen tallennetaan myös tiedostona.

Alkuperäisen asiakirjan asettamismenettely kuvataan kohdassa " ALKUPERÄISASIAKIRJAN SIJOITTAMISTAVAN VALINTA ALKUPERÄISASIAKIRJAN TYYPIN JA TILAN MUKAAN".

Tiedoston tiedot

Tarkemmat tiedot asetuksista on jäljempänä.
Ominaisuuden, käyttäjänimen, tiedostonimen ja kansion määrittäminen helpottaa tiedostojen hallintaa ja hakemista. Lisäksi muut henkilöt eivät voi katsella tiedostoja ilman lupaa silloin, kun omaisuudeksi on valittu [Luottam.] ja salasana on määritetty.

Ominaisuuden muuttaminen

Suojausasetus voidaan valita tiedostoille, jotka on tallennettu asiakirjojen arkistointitoiminnolla. Se estää tiedostojen siirtämisen ja automaattisen tai manuaalisen poistamisen.
Tallennetuille tiedostoille voidaan valita yksi kolmesta ominaisuudesta: "Jaettu", "Suojattu", ja "Luottam.". Kun tiedosto tallennetaan "Jaettu"-ominaisuudella, tiedosto ei ole suojattu. Kun tiedosto tallennetaan "Suojattu"- tai "Luottam."-ominaisuudella, tiedosto on suojattu.
Pikatiedostokansioon tallennettujen tiedostojen ominaisuus on "Jaettu". Kun tiedosto tallennetaan pääkansioon tai mukautettuun kansioon, ominaisuudeksi voidaan valita "Jaettu", "Suojattu" tai "Luottam.".

Jaettu	"Jaettu"-tiedosto voidaan muuttaa "Suojattu"- tai "Luottam."-tiedostoksi työasetusten "Ominaisuuden Muutos"-toiminnolla.
Suojattu	"Suojattu"-toiminnossa ei tarvitse käyttää salasanaa, mutta se estää tiedostojen siirtämisen, poistamisen tai muokkaamisen. Toiminnolle ei voi määrittää salasanaa.
Luottamuksellinen	"Luottam."-tiedosto suojataan salasanalla. (Tiedostoa ei voi avata ilman salasanaa.) Kun tiedosto tallennetaan salatussa PDF-muodossa, tiedostomuodoksi asetetaan automaattisesti "Luottam.".

Suojausominaisuuden muuttamista koskevat rajoitukset

"Jaettu"-tiedosto voidaan muuttaa "Suojattu" tai "Luottam."-tiedostoksi. Jos "Jaettu"-tiedosto on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain "Suojattu"-ominaisuus.
"Suojattu"-tiedosto voidaan muuttaa "Jaettu" tai "Luottam."-tiedostoksi. Jos "Suojattu"-tiedosto on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain "Jaettu"-ominaisuus.
Pikatiedostokansioon tallennetun tiedoston ominaisuudeksi ei voi valita "Luottam.". Jos tiedosto siirretään pääkansioon tai mukautettuun kansioon, myös "Luottam."-ominaisuuden voi valita.
Samalle tiedostolle ei voida valita kahta suojausominaisuutta.

Valitse [Ominaisuus] Tiedoston tiedot -näytöstä.

Kun olet valinnut [Luottam.], syötä salasana (4–32 merkkiä).

Aina kun syötät yhden merkin, ”

” näkyy.

Käyttäjänimen määrittely

Kosketa [Käyttäjänimi]-tekstiruutua.

Kun käyttäjätunnistusta käytetään, sisäänkirjautumiseen käytetty käyttäjänimi valitaan automaattisesti. Tässä tapauksessa tätä vaihetta ei tarvita.

Käyttäjänimi on tallennettava ensin valitsemalla [Käyttäjän hallinta] kohdassa ”Asetukset (pääkäyttäjä)” → [Käyttäjäasetukset] → [Käyttäjälista].

Kosketa käyttäjänimen näppäintä.

Vaihtoehtoisesti voit valita käyttäjänimen koskettamalla [Nouto rekisteröintinumerolla] -näppäintä ja syöttämällä käyttäjänumeron.
Käyttäjänimi on asetettava ensiksi valitsemalla [Käyttäjän hallinta] kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)" → [Käyttäjäasetukset] → [Käyttäjälista].

Kosketa -näppäintä.

Järjestelmä palautuu vaiheen 1 näyttöön, jossa valittu käyttäjänimi on näkyvissä.

Tiedostonimen määrittäminen

Tiedostolle voidaan määrittää tiedostonimi.

Kosketa [Tiedoston Nimi] -tekstiruutua ja syötä tiedoston nimi.

Syötä tiedoston nimi (korkeintaan 30 merkkiä).

Tiedoston nimi

Jos määritetty nimi on jo olemassa, aaltoviiva ja sarjanumero lisätään tiedostonimen perään ja tiedosto tallennetaan erillisenä tiedostona. Kirjainkoolla ei ole merkitystä tiedoston nimessä.

Jos tiedoston nimi on liian pitkä, ylimääräiset merkit jätetään pois ja sarjanumero lisätään nimen loppuun.

Kansion määrittäminen

Määritä kansio, johon tiedosto tallennetaan.

Kosketa [Talletettu]-tekstiruutua.

Jos käyttäjänimellä on valittuna "Minun kansio", kyseisen käyttäjän "Minun kansio" valitaan automaattisesti.

Kosketa sen kansion näppäintä, johon haluat tallentaa tiedoston ja kosketa .

Jos kansiolle on asetettu salasana, salasanan syöttöruutu avautuu. Syötä salasana (5–8 numeroa) numeronäppäimillä ja kosketa

PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten

Kun valitset [Luo PDF tietokoneella selausta varten] -valintaruudussa , tiedostoa tallennettaessa luodaan julkinen, tietokoneessa selattava PDF-tiedosto.

Tiedot, jotka on tallennettu ennen järjestelmäasetusten kohdan [OCR:n poistaminen käytöstä] käyttämistä, voidaan ladata OCR-toiminnolla myös sen jälkeen, kun [OCR:n poistaminen käytöstä] on käytössä.
Vaikka jos käytetään skanneritoimintoa " SÄÄDÄ AUTOMAATTISESTI VINO SKANNAUSDATA (ALKUPERÄISEN VINOUDEN SÄÄTÖ)", korjaustulokset eivät heijastu.

Tietokoneselaukseen tarkoitetun PDF-muodon oletusasetus

Näillä asetuksilla voidaan määrittää jokaisen työn yhteydessä luotavan yleisen PDF-tiedoston tai ladattavan tiedoston alustava tiedostomuoto.
Kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)", valitse [Järjestelmäasetukset] → [Asiakirjan Tallennus asetukset] → [Yleiset asetukset] → [Tietokoneselaukseen tarkoitetun PDF-muodon oletusasetus].

M/V : Pakkaustapa

Ei mitään, MH (G3), MMR (G4)

Väri/Harmaasävy : Pakkaussuhde

Matala, Normaali, Korkea

Salatun PDF-tiedoston tason asettaminen luottamuksellisia tiedostoja lähetettäessä

Asetukset kohdassa ”Asetukset (pääkäyttäjä)”, [Järjestelmäasetukset] → [Kuvan lähetysasetukset] → [Skannausasetukset] → [Olosuhdeasetukset] → [PDF:n salaustaso] otetaan käyttöön.