ARCHIVIAZIONE DURANTE L’USO DI UN’ALTRA MODALITÀ

FILE RAPIDO

Questa funzione consente di memorizzare un originale in modalità di copia o di invio immagini, sotto forma di file di immagine nella cartella Selezione Rapida File della macchina.
Il file di immagine memorizzato in modalità File Rapido può essere richiamato in un momento successivo, consentendo di copiare il documento o trasmetterlo in modalità di invio immagini senza dover cercare l'originale.
Di seguito è riportato un esempio di utilizzo della funzione "File Rapido" in modalità di copia.

File Rapido può essere utilizzato in modalità normale.
Quando si memorizza un file utilizzando la funzione File Rapido, al file vengono automaticamente assegnati il nome utente e il nome di file seguenti.

È possibile modificare il nome del file di invio sullo scanner o reinviare la trasmissione in base alle impostazioni di sistema.

Per eliminare tutti i file nella Cartella Selezione Rapida ad eccezione dei file protetti:
In "Impostazioni (amministratore)", selezionare [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni Archiviazione Documento] → [Impostazioni Condizioni] → [Cancella Tutti I File Veloci]. Configurare come necessario le impostazioni che consentono di eliminare automaticamente tutti i file all'accensione della macchina.

Posizionare l'originale.

Posizionare l'originale nel vassoio dell'alimentatore automatico dei documenti oppure sul piano documenti.
SCELTA DI UNA PROCEDURA DI INSERIMENTO DELL'ORIGINALE A SECONDA DEL TIPO E DELLO STATO DI QUEST'ULTIMO

Passare alla modalità normale e toccare [File Rapido] sul pannello operativo in modo che sia selezionato .

Quando viene visualizzato un messaggio relativo al salvataggio di informazioni confidenziali, toccare il tasto [OK].

Avviare una copia o l'invio di un'immagine.

Quando viene eseguita la funzione, i dati dell'immagine dell'originale vengono memorizzati nella cartella Selezione Rapida File.

Per evitare il salvataggio accidentale del file, viene visualizzato il messaggio per segnalare che i dati digitalizzati vengono memorizzati nella cartella Selezione Rapida File. Tale messaggio rimane visualizzato per 6 secondi (impostazione predefinita) dopo che l'utente ha toccato il tasto [Avvio].
Per modificare il tempo di visualizzazione del messaggio, in "Impostazioni (amministratore)" → [Impostazioni di sistema]→ [Impostazioni comuni] → [Impostazioni Pann. Operat.] → [Impostazioni Condizioni] → [Impostazione Del Tempo Del Messaggio].

Per annullare la modalità File Rapido:
Toccare [File Rapido] per abilitare

FILE

Se si tocca il tasto [File] della funzione di archiviazione documenti mentre si stampa o si trasmette un originale in qualsiasi modalità, durante tale operazione è possibile memorizzare l'originale nella cartella Principale o in una cartella personalizzata memorizzata. Il file memorizzato può essere richiamato in un momento successivo, consentendo di copiare o inviare di nuovo l'originale senza doverlo cercare.
Di seguito è riportato un esempio di utilizzo della funzione "File" in modalità di copia.

File può essere utilizzato in modalità normale.
Se si memorizza un file tramite il comando File senza aggiungere ulteriori informazioni, vengono automaticamente assegnati il nome utente e il nome di file riportati di seguito.

È possibile modificare il nome del file di invio sullo scanner o reinviare la trasmissione in base alle impostazioni di sistema.

Posizionare l'originale.

In alcuni casi può essere necessario configurare alcune impostazioni per poter generare l'anteprima.

Passare alla modalità normale e toccare [File] sul pannello operativo per specificare le informazioni sul file.

Per selezionare il nome utente, il nome file, la cartella e l'impostazione della proprietà, vedere " Informazioni sul file".
Per salvare nell'unità locale:
Modifica della proprietà
Specifica di un nome utente
Assegnazione di un nome file
Specifica della cartella
Creazione di PDF per la ricerca su PC
Per salvare il file in un dispositivo di memoria esterno:
Assegnazione di un nome file
Specifica della cartella
Creazione di PDF per la ricerca su PC
Dopo aver configurato le impostazioni indicate in precedenza, verrà nuovamente visualizzata questa schermata. Passare al punto successivo.
Se non si desidera assegnare un nome utente o altre informazioni al file, passare al punto successivo.

Toccare .

Viene nuovamente visualizzata la schermata iniziale della modalità di copia.

Selezionare le impostazioni di copia e toccare il tasto [Avvio].

L'originale verrà automaticamente memorizzato come file all'avvio della copia.

Per la procedura di inserimento dell'originale, vedere " SCELTA DI UNA PROCEDURA DI INSERIMENTO DELL'ORIGINALE A SECONDA DEL TIPO E DELLO STATO DI QUEST'ULTIMO".

Informazioni sul file

Di seguito è illustrata la procedura per l'impostazione dei dettagli.
Specificando attributi quali proprietà, nome utente, nome file e cartella, è possibile semplificare la gestione e la ricerca di un file. Inoltre, se per Proprietà si seleziona [Confidenziale] e si imposta una password, gli altri utenti non potranno visualizzare il file senza autorizzazione.

Modifica della proprietà

Per i file salvati tramite la funzione di archiviazione documenti è possibile selezionare l'impostazione Proteggi. In questo modo si evita che un file venga spostato oppure eliminato automaticamente o manualmente.
Sono disponibili tre proprietà per i file salvati: "Condivisione", "Proteggi" e "Confidenziale". Se è salvato con la proprietà "Condivisione", un file non è protetto. Se è salvato con la proprietà "Proteggi" o "Confidenziale", un file è protetto.
I file salvati nella Cartella Selezione Rapida File sono sempre salvati con la proprietà "Condivisione". Se un file è salvato nella Cartella principale o in una cartella personalizzata, è possibile selezionare "Condivisione", "Proteggi" o "Confidenziale".

Condivisione	Un file "Condivisione" può essere cambiato in "Proteggi" o "Confidenziale" utilizzando "Modifica Proprietà" nelle Impostazioni lavoro.
Proteggi	"Proteggi" non richiede l'impostazione di una password, ma impedisce lo spostamento, l'eliminazione o la modifica di un file. Non è possibile impostare una password.
Confidenziale	Per proteggere un file "Confidenziale", è impostata una password. (Per richiamare il file è necessario digitare la password.) Se un file viene salvato in formato PDF crittografato, la proprietà del file viene impostata automaticamente su "Confidenziale".

Limitazioni relative alla modifica della proprietà

È possibile cambiare un file impostato su "Condivisione" in "Proteggi" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia, un file "Condivisione" salvato nella Cartella Selezione Rapida File può essere cambiato solo in "Proteggi".
È possibile cambiare un file impostato su "Proteggi" in "Condivisione" o "Confidenziale" secondo necessità. Tuttavia, un file "Proteggi" salvato nella Cartella Selezione Rapida File può essere cambiato solo in "Condivisione".
Per i file salvati nella cartella Selezione Rapida File non è possibile impostare la proprietà "Confidenziale". Se il file viene spostato nella cartella Principale o in una cartella personalizzata, la proprietà può essere modificata in "Confidenziale".
Non è possibile selezionare due proprietà per uno stesso file.

Selezionare [Proprietà] nella schermata Informazioni File.

Se è stato selezionato [Confidenziale], immettere una password (da 4 a 32 caratteri).

Ogni volta che si immette una cifra, viene visualizzato "

Specifica di un nome utente

Toccare la casella di testo [Nome Utente].

Quando si utilizza l'autenticazione dell'utente, viene automaticamente selezionato il nome utente utilizzato per l'accesso. In tal caso, non è necessario eseguire questa operazione.

Il nome utente deve essere prima memorizzato selezionando [Controllo utente] in "Impostazioni (amministratore)" → [Impostazioni utente] →[Elenco Utenti].

Toccare il tasto del nome utente.

In alternativa, per selezionare un nome utente è possibile toccare il tasto [Richiama con n. registrazione] e immettere il numero dell'utente.
Il numero dell'utente deve essere prima configurato selezionando [Controllo utente] in "Impostazioni (amministratore)" → [Impostazioni utente] → [Elenco Utenti].

Toccare .

Viene nuovamente visualizzata la schermata del passaggio 1 per mostrare il nome utente selezionato.

Assegnazione di un nome file

È possibile assegnare un nome al file.

Toccare la casella di testo [Nome File] e immettere il nome del file.

Inserire un nome di file che non superi i 30 caratteri.

Nome file

Se viene specificato un nome di file già esistente, alla fine del nome vengono aggiunti una tilde e un numero di serie, quindi il file viene salvato con un nome diverso. Per il nome di file non viene fatta distinzione tra maiuscole e minuscole.

Se la lunghezza del nome di file supera il massimo consentito, i caratteri in eccesso verranno omessi e alla fine del nome verrà aggiunto un numero di serie.

Specifica della cartella

Specificare la cartella per la memorizzazione del file.

Toccare la casella di testo [Memorizz. In].

Se è selezionato un nome utente con impostazione "Mia cartella", viene automaticamente selezionata la "Mia cartella" di tale utente.

Toccare il tasto della cartella in cui si desidera memorizzare il file, quindi toccare .

Se per la cartella è stata configurata una password, verrà visualizzata una schermata per l'immissione della password. Digitare la password (da 5 a 8 cifre) con i tasti numerici, quindi toccare il tasto

Creazione di PDF per la ricerca su PC

Toccare la casella di controllo [Crea PDF per cercare su PC] per visualizzare . Al salvataggio del file verrà creato un file PDF pubblico per la ricerca sul PC.

I dati salvati prima di usare l'opzione [Disattivazione OCR] nelle impostazioni di sistema sono scaricabili con la funzione OCR anche dopo l'abilitazione di [Disattivazione OCR].
Anche se viene utilizzata la funzione scanner " REGOLAZIONE AUTOMATICA DEI DATI DIGITALIZZATI STORTI (REGOLAZIONE INCLINAZIONE)", i risultati della correzione non saranno applicati.

Sfoglia impostazione predefinita di formato PDF per PC

È possibile impostare il formato di file iniziale del PDF pubblico o del file da scaricare creato durante l'esecuzione di ciascun lavoro.
In "Impostazioni (amministratore)", selezionare [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni Archiviazione Documento] → [Impostazioni comuni] → [Sfoglia impostazione predefinita di formato PDF per PC].

B/N : Modo Compressione

Nessuna, MH (G3), MMR (G4)

Colore/Scala di grigi : Rapporto di compressione

Basso, Medio, Alto

Impostazione del livello di crittografia dei PDF quando si inviano file riservati

Verranno applicate le impostazioni in "Impostazioni (amministratore)", [Impostazioni di sistema] → [Impostazioni Invio Immagine] → [Impostazioni di scansione] → [Impostazioni Condizioni] → [Livello di crittografia del PDF].