ARKIVERE MENS DU BRUKER EN ANNEN MODUS

HURTIGFIL

Med denne funksjonen kan du lagre en original i kopimodus eller bildesendingsmodus som en bildefil i hurtigfilmappen på maskinen.
Bildefilen som er lagret i hurtigfilmodus kan hentes på et senere tidspunkt, slik at du kan kopiere dokumentet eller overføre det i bildesendingsmodus uten å måtte lokalisere originalen.
Nedenfor ser du et eksempel der vi forklarer fremgangsmåten for hvordan du bruker "Hurtigfil" i kopimodus.

Hurtigfil kan bli brukes i normal modus.
Når en fil er lagret ved hjelp av Hurtigfil, tildeles filen følgende brukernavn og filnavn automatisk.

Du kan endre navnet på sendefilen ved skanneren, eller overføre på nytt ved hjelp av systeminnstillingene.

For å slette alle filene i hurtigfilmappen med unntak av beskyttede filer:
I "Innstillinger (administrator)" velger du [Systeminnstillinger] → [Innstillinger For Dokumentlagring] → [Tilstands Innstilling] → [Slette Alle Hurtigfiler]. Konfigurer eventuelt innstillingene for å slette alle filene når strømmen slås på.

Plasser originalen.

Plasser originalen i skuffen for dokumentmating på den automatiske dokumentmateren, eller på dokumentglasset.
VELGE EN PROSEDYRE FOR PLASSERING AV ORIGINALEN UT FRA ORIGINALENS TYPE OG STATUS

Bytt til normal modus og trykk [Hurtigfil] på handlingspanelet slik at det er valgt .

Når en melding relatert til lagring av konfidensiell informasjon vises, trykk på [OK]-tasten.

Start kopiering eller bildesending.

Når funksjonen aktiveres, lagres bildedataene til originalen i hurtigfilmappen.

For å hindre at filen lagres uforvarende vises meldingen "De skannede dataene lagres i hurtiglagringsmappen" i seks sekunder (standardinnstilling) etter at du har trykket på [Start]-tasten.
For å endre meldingsvisningstiden, velg i "Innstillinger (administrator)" → [Systeminnstillinger] → [Vanlige innstillinger] → [Drifts Innstillinger] → [Tilstands Innstilling] → [Tidsoppsett For Melding].

For å avbryte Hurtigfil:
Trykk [Hurtigfil] for å aktivere

FIL

Trykk på [Fil]-tasten i dokumentarkiveringsfunksjonen ved utskrift eller overføring av en original i hvilken som helst modus for å lagre originalen som en fil i hovedmappen eller lagret egendefinert mappe samtidig som den skrives ut eller overføres. Den lagrede filen kan hentes frem senere, slik at du kan kopiere eller sende originalen på nytt uten at du trenger å lete den fram.
Nedenfor ser du et eksempel der vi forklarer fremgangsmåten for hvordan du bruker "Fil" i kopimodus.

Hurtigfil kan brukes i normal modus.
Når en fil lagres ved hjelp av Fil uten at du har lagt til filinformasjon, tildeles filen følgende brukernavn og filnavn automatisk.

Du kan endre navnet på sendefilen ved skanneren, eller overføre på nytt ved hjelp av systeminnstillingene.

Plasser originalen.

Plasser originalen i skuffen for dokumentmating på den automatiske dokumentmateren, eller på dokumentglasset.
VELGE EN PROSEDYRE FOR PLASSERING AV ORIGINALEN UT FRA ORIGINALENS TYPE OG STATUS

Det finnes også tilfeller der du må endre innstillinger før en forhåndsvisning kan utføres.

Bytt til normal modus og trykk [Fil] på handlingspanelet for å bestemme filinformasjonen .

For å velge brukernavn, filnavn, mappe og egenskapsinnstilling, se "Filinformasjon".
Lagring på den lokale stasjonen:
Endre egenskapen
Slik angir du et brukernavn
Slik tildeler du et filnavn
Spesifiser mappen
Opprett PDF for PC-søking
For å lagre på en ekstern minneenhet:
Slik tildeler du et filnavn
Spesifiser mappen
Opprett PDF for PC-søking
Etter at du har konfigurert innstillingene ovenfor, kommer du tilbake til denne skjermen. Gå til neste trinn.
Hvis du ikke ønsker å tilordne et brukernavn eller annen informasjon til filen, går du videre til neste trinn.

Trykk på .

Du kommer tilbake til startskjermen for kopimodus.

Velg kopieringsinnstillinger, og trykk deretter på [Start]-tasten.

Samtidig som kopiering startes, lagres originalen som en fil.

For prosedyren for plassering av orginalen, se " VELGE EN PROSEDYRE FOR PLASSERING AV ORIGINALEN UT FRA ORIGINALENS TYPE OG STATUS".

Filinformasjon

Fremgangsmåten for detaljinnstillinger beskrives nedenfor.
Hvis du angir en egenskap, brukernavn, filnavn og mappe, blir det enklere å behandle og søke etter filene. Og hvis [Konfidensiell] er valgt som egenskap og det er opprettet et passord, er det ikke mulig for andre å vise filen uten tillatelse.

Endre egenskapen

Beskyttelsesinnstillingen kan velges for filer som er lagret ved hjelp av dokumentarkiveringsfunksjonen. Dette forhindrer at en fil flyttes, eller at den slettes automatisk eller manuelt.
Tre egenskaper er tilgjengelige for lagrede filer: "Deling", "Beskytt", og "Konfidensiell". Når filen lagres med "Deling"-egenskapen, er filen ubeskyttet. Når filen lagres med "Beskytt"- eller "Konfidensiell"-egenskapen, er filen beskyttet.
Samtlige filer som lagres i hurtigfilmappen lagres som "Deling" -filer. Når en fil lagres i hovedmappen eller i en egendefinert mappe, kan "Deling", "Beskytt" eller "Konfidensiell" velges.

Deling	En fil med egenskapen "Deling" kan endres til en "Beskytt"- eller "Konfidensiell"-fil ved hjelp av "Egenskaps Endring" i jobbinnstillingene.
Beskytt	"Beskytt" krever ikke at et passord angis, men forhindrer at filen blir flyttet, slettet eller endret. Et passord kan ikke opprettes.
Konfidensielt	For å beskytte en "Konfidensiell"-fil, vil et passord bli innstilt. (Passordet må tastes inn for å hente opp filen.) Når en fil er lagret i kryptert PDF-format, angis filegenskapen automatisk til "Konfidensiell".

Restriksjoner for endring av egenskap

En fil som er satt til "Deling" kan endres til "Beskytt" eller "Konfidensiell" etter behov. Men en "Deling"-fil som er lagret i hurtigfilmappen kan bare endres til "Beskytt".
En fil som er satt til "Beskytt" kan endres til "Deling" eller "Konfidensiell" etter behov. Men en "Beskytt"-fil som er lagret i hurtigfilmappen kan bare endres til "Deling".
En fil som er lagret i hurtigfilmappe kan ikke endres til "Konfidensiell". Hvis filen flyttes til hovedmappen eller til en egendefinert mappe, kan egenskapen endres til "Konfidensiell".
Det kan ikke velges to egenskaper for én enkelt fil.

Velg [Egenskap] på filinformasjon-skjermen.

Når du har valgt [Konfidensiell], taster du inn et passord (4 til 32 tegn).

For hvert siffer du skriver inn, vises "

Slik angir du et brukernavn

Trykk på [Brukernavn]-tekstboksen.

Når brukerautentisering er i bruk, velges brukernavnet som ble brukt til innlogging automatisk. I dette tilfellet er ikke det trinnet nødvendig.

Du må først lagre brukernavnet ved å velge [Brukerkontroll] i "Innstillinger (administrator)" → [Brukerinnstillinger] →[Brukerliste].

Trykk på tasten for brukernavnet.

Du kan alternativt velge et brukernavn ved å trykke på [Ring med registreringsnummer]-tasten og skrive inn brukernummeret.
Brukernummeret må først angis ved å velge [Brukerkontroll] i "Innstillinger (administrator)" → [Brukerinnstillinger] → [Brukerliste].

Trykk på .

Systemet går tilbake til skjermen for trinn 1 og viser det valgte brukernavnet.

Slik tildeler du et filnavn

Du kan tildele filen et filnavn.

Trykk på [Filnavn]-tekstboksen og skriv inn filnavnet.

Angi et filnavn på opptil 30 tegn.

Filnavn

Hvis et filnavn som allerede eksisterer spesifiseres, vil en tilde og et serienummer tilføyes etter filnavnet og denne filen lagres som en egen fil. Filnavnet skiller ikke mellom små og store bokstaver.

Hvis lengden på filnavnet overskrider grensen, vil overflødige tegn utelates og et serienummer vil tilføyes på slutten av filnavnet.

Spesifiser mappen

Spesifiser mappen for lagring av filen.

Trykk på [Lagret til]-tekstboksen.

Hvis det velges et brukernavn med en "Min mappe"-innstilling, blir brukerens "Min mappe" automatisk valgt.

Trykk på tasten for den mappen der du vil lagre filen, og trykk .

Hvis det er opprettet et passord for mappen, vises en skjerm for inntasting av passordet. Angi passordet (5 til 8 sifre) med talltastene, og trykk på

Opprett PDF for PC-søking

Trykk på [Opprett PDF for PC-søking]-avkrysningsboksen til , og en offentlig PDF for PC-søking vil opprettes når filen lagres.

Data som er lagret før bruk av [Deaktivering av OCR] i systeminnstillingene, kan lastes ned med OCR-funksjonen også etter at [Deaktivering av OCR] er aktivert.
Selv ved bruk av skannerfunksjonen " AUTOMATISK JUSTERING AV SKJEVE SKANNEDATA (VRIDNING JUSTERING)" gjenspeiles ikke korreksjonsresultatene.

Standardinnstilling for PDF-format for PC-søking

Du kan stille inn opprinnelig filformat for den offentlige PDF'er, eller filer som lastes ned som opprettes under utføring av hver jobb.
I "Innstillinger (administrator)" velger du [Systeminnstillinger] → [Innstillinger For Dokumentlagring] → [Vanlige innstillinger] → [Standardinnstilling for PDF-format for PC-søking].

Sort/hv. : Komprimeringsfunksjon

Ingen, MH (G3), MMR (G4)

Farge/gråskala : Kompresjonsgrad

Lav, middels, høy

Innstilling av krypteringsnivå for PDF ved sending av konfidensielle filer

Innstillingene i "Innstillinger (administrator)", [Systeminnstillinger] → [Innstillinger for bildesending] → [Skanneinnstillinger] → [Driftsinnstillinger] → [Krypteringsnivå til PDF] vil bli brukt.