Tällä toiminnolla voit tallentaa
alkuperäisen kopiointi- tai kuvanlähetystilassa kuvatiedostona laitteen pikatiedostokansioon.
Pikatiedostotilassa tallennettu kuvatiedosto voidaan hakea
myöhemmin, joten voit kopioida asiakirjan tai lähettää sen kuvan
lähetystilassa ilman alkuperäistä.
Alla kuvataan esimerkki "Quick File"-toiminnon käyttämisestä
kopiointitilassa.
- Pikatiedostoa voidaan käyttää normaalitilassa.
- Kun tiedosto on tallennettu Pikatiedosto-toiminnolla,
seuraava käyttäjänimi ja tiedostonimi määritetään tiedostolle automaattisesti.
Käyttäjänimi:
Käytt. Tuntem.
Tiedostonimi:
Tila_Kuukausi-Päivä-Vuosi_Tunti-Minuutti-Sekunti
(Esimerkki:
Kopio_10102021_112030)
Tallennussijainti:
Pikatiedostokansio
Kun käyttäjätunnistusta
käytetään, sisäänkirjautumiseen käytetty käyttäjänimi valitaan automaattisesti.
Vain pikatiedostokansioon
tallennetun tiedoston tiedostonimeä ja sijaintia voidaan muuttaa.
- Voit muuttaa lähetettävän tiedoston nimen
skannerissa tai lähettää uudelleen lähetyksen järjestelmäasetuksilla.
Kaikkien
pikatiedostokansioon tallennettujen tiedostojen poistaminen (poikkeuksena
suojatut tiedostot):
Kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)", valitse [Järjestelmäasetukset]
→ [Asiakirjan Tallennus asetukset] → [TilaAsetukset] → [Poista Kaikki Pikatiedostot].
Määritä tarvittaessa
kaikki tiedostot poistettaviksi, kun laitteeseen kytketään virta.
Aseta alkuperäinen.
Aseta alkuperäinen automaattisen syöttölaitteen asiakirjan
syöttötasolle tai valotuslasille.
ALKUPERÄISASIAKIRJAN SIJOITTAMISTAVAN VALINTA ALKUPERÄISASIAKIRJAN
TYYPIN JA TILAN MUKAANMuuta normaalitilaan ja kosketa [Quick File] toimintapaneelia
sen valitsemiseksi
.
Kun luottamuksellisten tietojen tallentamista koskeva
viesti avautuu, kosketa [OK]-näppäintä.
Aloita kopiointi tai kuvan lähetys.
Kun toiminto suoritetaan, alkuperäisen kuvatiedot tallennetaan
pikatiedostokansioon.
Jotta asiakirjaa ei tallenneta vahingossa, 6 sekuntia
(oletusasetus) näkyy viesti ”Skannatut tiedot tallennetaan automaattisesti
pikatiedostokansioon”, kun [Aloita]-näppäintä ([Väri Aloita]
-näppäintä tai [M/V Aloita] -näppäintä kopiotilassa)
on kosketettu.
Muuta viestin näyttöaikaa kohdassa ”Asetukset (pääkäyttäjä)”
→ [Järjestelmäasetukset] → [Yleiset asetukset]
→ [KäyttöAsetukset] → [TilaAsetukset] → [Viestiajan Asetus].
Pikatiedoston
peruuttaminen:Kosketa [Quick File] ottaaksesi käyttöön
.
Jos kosketat asiakirjojen arkistointitoiminnon
[Tiedosto]-näppäintä alkuperäistä tulostettaessa tai lähetettäessä
eri tiloissa, voit tallentaa alkuperäisen samanaikaisesti tiedostona
pääkansioon tai mukautettuun kansioon. Tallennettu tiedosto voidaan
hakea myöhemmin, joten voit kopioida tai lähettää alkuperäisen uudelleen
varsinaista alkuperäistä etsimättä.
Jäljempänä on esimerkki "Tiedosto"-toiminnon käyttämisestä
kopiointitilassa.
- Tiedostoa voidaan käyttää normaalitilassa.
- Kun tiedosto
on tallennettu Tiedosto-toiminnolla mutta siihen ei ole liitetty
tiedoston tietoja, seuraava käyttäjänimi ja tiedostonimi määritetään
tiedostolle automaattisesti.
Käyttäjänimi:
Käytt. Tuntem.
Tiedostonimi:
Tila_Kuukausi-Päivä-Vuosi_Tunti-Minuutti-Sekunti
(Esimerkki:
Kopio_10102021_112030)
Tallennussijainti: Pääkansio
- Voit muuttaa lähetettävän tiedoston nimen
skannerissa tai lähettää uudelleen lähetyksen järjestelmäasetuksilla.
Tiedoston tiedot
Tarkemmat tiedot asetuksista on jäljempänä.
Ominaisuuden, käyttäjänimen, tiedostonimen ja kansion määrittäminen
helpottaa tiedostojen hallintaa ja hakemista. Lisäksi muut henkilöt
eivät voi katsella tiedostoja ilman lupaa silloin, kun omaisuudeksi
on valittu [Luottam.] ja salasana on määritetty.
Ominaisuuden muuttaminen
Suojausasetus voidaan valita tiedostoille, jotka on
tallennettu asiakirjojen arkistointitoiminnolla. Se estää tiedostojen siirtämisen
ja automaattisen tai manuaalisen poistamisen.
Tallennetuille tiedostoille voidaan valita yksi kolmesta ominaisuudesta:
"Jaettu", "Suojattu", ja "Luottam.". Kun tiedosto tallennetaan
"Jaettu"-ominaisuudella, tiedosto ei ole suojattu. Kun tiedosto
tallennetaan "Suojattu"- tai "Luottam."-ominaisuudella, tiedosto
on suojattu.
Pikatiedostokansioon tallennettujen tiedostojen ominaisuus
on "Jaettu". Kun tiedosto tallennetaan pääkansioon tai mukautettuun
kansioon, ominaisuudeksi voidaan valita "Jaettu", "Suojattu"
tai "Luottam.".
| Jaettu |
"Jaettu"-tiedosto voidaan muuttaa "Suojattu"-
tai "Luottamuksellinen"-tiedostoksi työasetusten "Ominaisuuden muutos"-toiminnolla.
|
| Suojattu |
"Suojattu"-toiminnossa ei tarvitse käyttää salasanaa,
mutta se estää tiedostojen siirtämisen, poistamisen tai muokkaamisen.
Toiminnolle ei voi määrittää salasanaa.
|
| Luottamuksellinen |
"Luottam."-tiedosto suojataan salasanalla. (Tiedostoa
ei voi avata ilman salasanaa.) Kun tiedosto tallennetaan salatussa
PDF-muodossa, tiedostomuodoksi asetetaan automaattisesti "Luottam.".
|
Suojausominaisuuden
muuttamista koskevat rajoitukset
- "Jaettu"-tiedosto
voidaan muuttaa "Suojattu" tai "Luottam."-tiedostoksi. Jos "Jaettu"-tiedosto
on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain
"Suojattu"-ominaisuus.
- "Suojattu"-tiedosto
voidaan muuttaa "Jaettu" tai "Luottam."-tiedostoksi. Jos "Suojattu"-tiedosto
on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain
"Jaettu"-ominaisuus.
- Pikatiedostokansioon
tallennetun tiedoston ominaisuudeksi ei voi valita "Luottam.".
Jos tiedosto siirretään pääkansioon tai mukautettuun kansioon, myös
"Luottam."-ominaisuuden voi valita.
- Samalle
tiedostolle ei voida valita kahta suojausominaisuutta.
Valitse [Ominaisuus] Tiedoston tiedot -näytöstä.
Kun olet valinnut [Luottam.], syötä salasana (4–32
merkkiä).
Aina kun syötät yhden merkin, ”
” näkyy.
Käyttäjänimen määrittely
Kosketa [Käyttäjänimi]-tekstiruutua.
Kun käyttäjätunnistusta käytetään, sisäänkirjautumiseen
käytetty käyttäjänimi valitaan automaattisesti. Tässä tapauksessa
tätä vaihetta ei tarvita.
Käyttäjänimi on tallennettava ensin valitsemalla
[Käyttäjän hallinta] kohdassa ”Asetukset (pääkäyttäjä)” → [User Settings] →
[User List].
Kosketa käyttäjänimen näppäintä.
Vaihtoehtoisesti voit valita käyttäjänimen koskettamalla
[Nouto rekisteröintinumerolla] -näppäintä ja syöttämällä käyttäjänumeron.
Käyttäjänimi on asetettava ensiksi valitsemalla [Käyttäjän hallinta]
kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)" → [User Settings] → [User List].
Kosketa
-näppäintä.
Järjestelmä palautuu vaiheen 1 näyttöön, jossa valittu
käyttäjänimi on näkyvissä.
Tiedostonimen määrittäminen
Tiedostolle voidaan määrittää tiedostonimi.
Kosketa [Tiedoston Nimi] -tekstiruutua ja syötä tiedoston
nimi.
Syötä tiedoston nimi (korkeintaan 30 merkkiä).
Tiedoston
nimi
- Jos määritetty nimi on jo olemassa,
aaltoviiva ja sarjanumero lisätään tiedostonimen perään ja tiedosto
tallennetaan erillisenä tiedostona. Kirjainkoolla ei ole merkitystä
tiedoston nimessä.
Jos esimerkiksi
"test.txt"-tiedosto on jo olemassa ja määrität tiedoston nimeksi
"TEST.TXT", tiedosto tallennetaan nimellä "TEST.TXT~1".
- Jos tiedoston nimi on liian pitkä, ylimääräiset
merkit jätetään pois ja sarjanumero lisätään nimen loppuun.
Kansion määrittäminen
Määritä kansio, johon tiedosto tallennetaan.
Kosketa [Talletettu]-tekstiruutua.
Jos käyttäjänimellä on valittuna "Minun kansio", kyseisen
käyttäjän "Minun kansio" valitaan automaattisesti.
Kosketa sen kansion näppäintä, johon haluat tallentaa
tiedoston ja kosketa
.
Jos kansiolle on asetettu salasana, salasanan syöttöruutu
avautuu. Syötä salasana (5–8 numeroa) numeronäppäimillä ja kosketa
.
PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten
Kun valitset [Luo PDF tietokoneella selausta varten] -valintaruudussa
, tiedostoa tallennettaessa luodaan julkinen, tietokoneessa
selattava PDF-tiedosto.
Default Setting of PDF Format for PC Browsing
Näillä asetuksilla voidaan määrittää jokaisen työn yhteydessä
luotavan yleisen PDF-tiedoston tai ladattavan tiedoston alustava
tiedostomuoto.
Kohdassa "Asetukset (pääkäyttäjä)", valitse [Järjestelmäasetukset] →
[Asiakirjan Tallennus asetukset] → [Yleiset asetukset] → [Default Setting of PDF Format
for PC Browsing].
M/V : Pakkaustapa
Ei mitään, MH (G3), MMR (G4)
Väri/Harmaasävy : Pakkaussuhde
Matala, Normaali, Korkea
ENNEN LAITTEEN KÄYTTÖÄ
LAITTEEN KÄYTTÖ
KOPIOKONE
TULOSTIN
FAKSI
SKANNERI/INTERNET-FAKSI
ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI
LAITTEEN KÄTEVÄ KÄYTTÖ
SASETUSTILA
VIANMÄÄRITYS
LIITE
