PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Funkcja przechowywania dokumentów pozwala wydrukować dodatkowe zestawy materiałów konferencyjnych z zachowaniem wprowadzonych ustawień lub, w razie potrzeby, główną księgę rachunkową.

Dodatkowe wydruki materiałów konferencyjnych z zachowaniem wprowadzonych ustawień	Drukowanie arkuszy głównej księgi rachunkowej

Istnieją następujące sposoby zapisywania dokumentów w postaci plików: [Quick File] i [Plik] w trybie kopiowania lub wysyłania obrazów oraz [Skanuj na dysk lokalny] i [Scan to External Memory Device] w trybie przechowywania dokumentów.

Quick File	Funkcja ta zapisuje dane dokumentu na dysk lokalny, gdy wykonywane jest zadanie kopiowania, wysyłania obrazów lub inne. Użyj tej funkcji, kiedy chcesz szybko i w łatwy sposób zapisać dane dokumentu bez podawania nazwy pliku i innych informacji. Zapisany plik może być używany przez innych użytkowników. Nie korzystaj z tej opcji, jeśli chcesz zapisać pliki niedostępne dla innych.
Plik	Funkcja ta zapisuje dane dokumentu na dysk lokalny, gdy wykonywane jest zadanie kopiowania, wysyłania obrazów lub inne. W przeciwieństwie do funkcji Przechowywanie Tymczasowe, podczas zapisywania do pliku można dołączyć różnego rodzaju informacje, aby umożliwić wydajne zarządzanie tym plikiem. Można również ustawić hasło.
Skanuj na dysk lokalny	Ta funkcja służy do skanowania oryginału i zapisania go na dysku lokalnym. Tak jak w funkcji [Plik], podczas zapisywania można do pliku dołączyć różnego rodzaju informacje.
Scan to External Memory Device	Ta funkcja służy do skanowania oryginału i zapisania go w pamięci zewnętrznej, na przykład na urządzeniu USB. Tak jak w funkcji [Plik], podczas zapisywania można do pliku dołączyć różnego rodzaju informacje.

Rodzaje folderów

Do zapisywania danych na dysku lokalnym w trybie przechowywania dokumentów wykorzystywane są trzy foldery.
Foldery na dysku lokalnym

Folder plików tymczasowych
W tym folderze zapisywane są dokumenty zeskanowane przy pomocy przycisku [Quick File] na panelu zadań. Każdemu zadaniu automatycznie przyporządkowywana jest nazwa użytkownika i nazwa pliku.
Główny Folder
W tym folderze zapisywane są skanowane dokumenty.
Podczas zapisywania zadania w Głównym Folderze można wybrać zapisaną wcześniej nazwę użytkownika i przyporządkować nazwę pliku.
Podczas zapisywania pliku można również ustawić hasło (4 do 32 znaków) (funkcja "Poufne").
Folder własny
W tym folderze są zapisywane foldery o dowolnych nazwach.
W utworzonym folderze zapisywane są skanowane dokumenty.
Podobnie jak Główny Folder, folder własny umożliwia wybór zapisanej wcześniej nazwy użytkownika i przyporządkowanie nazwy pliku.
Hasła (kod PIN: 4 do 8 znaków) można skonfigurować dla folderów i plików własnych.

Elementy, które warto zapisać

Podczas zapisywania zadania za pomocą funkcji [Plik] w trybie kopiowania, wysyłania obrazów lub za pomocą funkcji [Skanuj na dysk lokalny] w trybie przechowywania dokumentów, warto zapisać następujące elementy. Ustawienia te nie są wymagane, podczas zapisywania zadania przy użyciu funkcji [Quick File].

Nazwa użytkownika	Będzie niezbędna, jeśli przypiszesz do zapisanych plików nazwę użytkownika. Nazwa użytkownika jest także używana podczas wyszukiwania pliku.
Folder własny	Na początku jako miejsce zapisywania plików przy użyciu funkcji [Plik] i [Zapamiętaj Plik] dostępny jest Główny Folder. Zapisz Folder własny i ustaw go jako miejsce zapisywania plików. W razie potrzeby ustaw hasło do folderu użytkownika. Wprowadź kod PIN, aby korzystać w folderu. Jeśli folder jest chroniony hasłem, obok niego pojawi się ikona "" wskazująca, że folder jest zabezpieczony.
Mój Folder	Jako "Mój Folder" można wybrać folder własny utworzony wcześniej lub utworzyć nowy folder jako "Mój Folder". Jeśli "Mój Folder" został skonfigurowany i włączona jest autoryzacja użytkownika, "Mój Folder" będzie zawsze wybierany jako miejsce docelowe dla funkcji [Plik] i [Zapamiętaj Plik].

Przybliżona liczba stron i plików, które można zapisać

Łączna liczba stron i liczba plików, które można przechowywać w folderach własnych i w Folderze Głównym.

Przykładowe typy oryginałów		Liczba stron*1	Liczba plików
Oryginał pełnokolorowy (przykład tekstu ze zdjęciem) Format: A4		Maks. 5700*2 Maksymalnie 900	Maks. 3000*2 Maksymalnie 500
Oryginał czarno-biały (Tekst) Format: A4		Maks. 13000*2 Maksymalnie 2100

Liczba stron i liczba plików, które można przechowywać w folderze Przech. Tymcz.

Przykładowe typy oryginałów		Liczba stron*1	Liczba plików
Oryginał pełnokolorowy (przykład tekstu ze zdjęciem) Format: A4		Maks. 700*2 Maksymalnie 300	Maks. 1000*2 Maksymalnie 300
Oryginał czarno-biały (Tekst) Format: A4		Maks. 2000*2 Maksymalnie 300

*1 Podane liczby wskazują liczbę stron, które można zapisać, gdy wszystkie strony są w pełnym kolorze i gdy wszystkie strony są czarno-białe.

*2 Jeśli zainstalowano dysk SSD o dużej pojemności.

Kopiowanie w trybie sortowania wykorzystuje ten sam obszar pamięci, co folder główny i folder własny. Dlatego, jeśli w folderze głównym i własnym zostanie zapisanych za dużo danych, wykonanie dużego zadania kopiowania z wykorzystaniem trybu sortowania może się nie udać. Usuń zbędne pliki z folderu głównego i własnego.

Powyższe typy oryginałów zostały przedstawione wyłącznie dla łatwiejszego zrozumienia objaśnienia. Rzeczywista liczba stron i plików, które można zapisać, zależy od zawartości obrazów oryginałów i ustawień podczas zapisywania plików.

Informacje dodawane do plików

Podczas zapisywania pliku przy użyciu funkcji "Plik" dodaj następujące informacje, aby odróżnić go od innych plików:

Nazwa użytkownika	Podanie nazwy użytkownika jest konieczne, aby wprowadzić informacje o właścicielu pliku lub inne. Nazwę użytkownika należy wcześniej zarejestrować.
Nazwa pliku	Wprowadzanie nazwy pliku.
Zachowano w	Określanie folderu zapisu plików.
Własność	Udostępnianie	Każdy użytkownik może wyświetlić i edytować pliki oznaczone "Udostępnianie".
	Ochrona	Po włączeniu funkcji "Ochrona" pliki nie mogą być edytowane, przenoszone i usuwane. Podanie hasła nie jest wymagane.
	Poufne	Pliki można zabezpieczyć hasłem (od 4 do 32 znaków).

• Plikom zapisanym za pomocą funkcji [Quick File] jest przypisywana właściwość "Udostępnianie", co oznacza, że każdy użytkownik ma możliwość ich drukowania i wysyłania. W związku z tym nie należy przechowywać wrażliwych danych lub dokumentów, które mają być niedostępne dla innych za pomocą funkcji [Quick File].
• Zapisując plik przy użyciu funkcji [Plik], można nadać mu właściwość "Poufne". Dla pliku o właściwości "Poufne" ustal hasło, aby uniemożliwić osobom trzecim korzystanie z tego pliku. Chroń hasło, aby nie zostało wykorzystane przez nieupoważnione osoby.
• Właściwość plików zapisanych jako "Poufne" można zmienić na "Udostępnianie" za pomocą funkcji "Zmiana Właściw.". Nie zapisuj plików z danymi wrażliwymi ani dokumentów, których inni nie mają używać.
• Oprócz przypadków wyraźnie określanych przez prawo, firma SHARP nie ponosi żadnej odpowiedzialności za jakiekolwiek straty spowodowane przez ujawnienie poufnych informacji w wyniku działań osób trzecich korzystających z funkcji "Przech. Tymcz." lub funkcji "Plik" oraz w wyniku nieprawidłowej obsługi tych funkcji przez użytkownika urządzenia.
• Jeśli w ustawieniach systemowych włączona jest opcja „Ogranicz zadania druku”, a używaną funkcją jest „Zwalnianie wydruku”, zadanie druku zostanie zapisane w zwalnianiu wydruku, nawet jeśli w sterowniku drukarki określono przechowywanie dokumentów. Ponadto, jeśli hasło do przechowywania dokumentów zostało określone w sterowniku drukarki, zadanie druku zostanie anulowane.

Aby używać funkcji Przechowywanie dokumentów, wybierz panel sterowania dla poszczególnych trybów.
Aby jednocześnie zapisywać dane podczas kopiowania lub wysyłania faksu, naciśnij [Plik] lub [Quick File] na panelu sterowania w poszczególnych trybach.

Aby od początku korzystać z funkcji Przechowywania dokumentów, wybierz panel sterowania w trybie Przechowywania dokumentów. Naciśnij dowolny z przycisków, aby zeskanować i zapisać oryginał.