此功能可讓您在影印模式或影像傳送模式下將原稿儲存成機器的快速歸檔資料夾中的影像檔案。
之後可擷取在快速歸檔模式下儲存的影像檔案，讓您不必找出原稿，就能影印文件或在影像傳送模式下傳送文件。
在影印模式下使用「快速歸檔」的步驟如下。
- 快速歸檔可在普通模式下使用。
- 使用快速歸檔儲存檔案時，會自動為檔案指定下列用戶名稱和檔案名稱。
用戶名稱：未知用戶
檔案名稱：模式_月-日-年_時-分-秒
（範例：Copy_10102021_112030）
儲存位置：快速歸檔資料夾
使用用戶驗證時，會自動選擇用戶登入時使用的用戶名稱。
儲存在快速歸檔資料夾中的檔案只能變更檔案名稱和位置。
- 您可以透過系統設定變更在掃描儀或重新傳送時所傳送檔案的名稱。
若要刪除快速歸檔資料夾中除受保護檔以外的所有檔案：
於「設定（管理員）」中選擇 [系統設定] → [文書管理設定] → [條件設定]
→ [刪除全部快速檔案]。您可以視需要設定成在電源開啟時刪除所有檔案。
放置原稿。
將原稿置於自動送稿機紙盤中或原稿玻璃台上。
根據原稿類型和狀態選擇放置原稿的程序切換至普通模式，輕按操作面板上的 [快速歸檔]，使其呈選取狀態
。
出現關於儲存機密資訊的訊息時，請輕按 [OK] 鍵。
開始影印或影像傳送。
執行功能時，原稿的影像資料會儲存至快速歸檔資料夾。
為了防止意外儲存檔案，輕按 [啟動] 鍵（影印模式下的 [彩色 啟動]
鍵或 [黑白 啟動] 鍵）後，「此掃描資料已存入 快速歸檔資料夾內.」訊息會出現 6 秒（預設設定）。
若要變更訊息顯示時間，請至「設定（管理員）」→ [系統設定] → [一般設定]
→ [操作設定] → [條件設定] → [訊息時間設定]。
若要取消快速歸檔：輕按 [快速歸檔]，使其呈
狀態。
在各模式下列印或傳送原稿時，輕按文書管理功能的 [歸檔] 鍵可在列印或傳送的同時將原稿儲存成主資料夾或已儲存自訂資料夾中的檔案。之後可擷取儲存的檔案，讓您不必找出原稿，就能再次影印或再次傳送。
例如，在影印模式下使用「歸檔」的步驟如下。
- 歸檔可在普通模式下使用。
- 使用歸檔儲存檔案而未附加檔案資訊時，會自動為檔案指定下列用戶名稱和檔案名稱。
用戶名稱：未知用戶
檔案名稱：模式_月-日-年_時-分-秒
（範例：Copy_10102021_112030）
儲存位置：主資料夾
- 您可以透過系統設定變更在掃描儀或重新傳送時所傳送檔案的名稱。
檔案資訊
詳細設定的步驟如下。
指定屬性、用戶名稱、檔案名稱和資料夾，即可輕鬆管理及搜尋檔案。此外，若選擇 [機密] 做為屬性並建立密碼，則其他人將無法擅自檢視檔案。
變更屬性
您可以為使用文書管理功能儲存的檔案選擇保護設定。如此可防止檔案被移動，或被自動或手動刪除。
儲存的檔案可採用三種屬性：「共用」、「保護」、「機密」。以「共用」屬性儲存時，檔案不受保護。以「保護」或「機密」屬性儲存時，檔案受保護。
儲存至快速歸檔資料夾的檔案一律儲存為「共用」檔案。將檔案儲存至主資料夾或自訂資料夾時，可選擇「共用」、「保護」或「機密」。
| 共用 |
使用工作設定中的「屬性變更」可將「共用」檔案改成「保護」或「機密」。
|
| 保護 |
「保護」設定無需設定密碼，但可防止檔案被移動、刪除或編輯。無法建立密碼。
|
| 機密 |
設定密碼以保護「機密」檔案（必須輸入密碼才能擷取檔案）。以加密 PDF 格式儲存檔案時，會自動將檔案屬性設為「機密」。
|
變更屬性的限制
- 您可以視需要將設為「共用」的檔案改成「保護」或「機密」。不過，儲存至快速歸檔資料夾的「共用」檔案只能改成「保護」。
- 您可以視需要將設為「保護」的檔案改成「共用」或「機密」。不過，儲存至快速歸檔資料夾的「保護」檔案只能改成「共用」。
- 儲存至快速歸檔資料夾的檔案無法改成「機密」。如果將檔案移至主資料夾或自訂資料夾，可將屬性改成「機密」。
- 無法為單一檔案選擇兩種屬性。
在「檔案資訊」畫面選擇 [屬性]。
選擇 [機密] 後，輸入密碼（4 到 32 個字元）。
每次輸入一位數就會顯示「
」。
指定用戶名稱
輕按 [用戶名稱] 文字方塊。
使用用戶驗證時，會自動選擇用戶登入時使用的用戶名稱。此時，不需要執行此步驟。
必須先在「設定（管理員）」→ [用戶設定] → [用戶目錄] 中選擇
[用戶控制] 儲存用戶名稱。
輕按用戶名稱的按鍵。
或者，也可以輕按 [使用登錄編號呼叫] 鍵並輸入用戶號碼以選擇用戶名稱。
必須先在「設定（管理員）」→ [用戶設定] → [用戶目錄] 中選擇 [用戶控制]
設定用戶號碼。
輕按
。
系統會返回步驟 1 的畫面以顯示所選的用戶名稱。
指定檔案名稱
您可以為檔案指定檔案名稱。
輕按 [檔案名稱] 文字方塊，輸入檔案名稱。
輸入檔案名稱（最多 30 個字元）。
檔案名稱
- 如果指定的檔案名稱已存在，則會在檔案名稱後加上波狀符號和序號，並將該檔案儲存成不同的檔案。檔案名稱不區分大小寫。
舉例來說，如果「test.txt」檔案已存在，而您指定的檔案名稱是「TEST.TXT」，則會將檔案儲存成「TEST.TXT~1」。
- 如果檔案名稱的長度超過限制，則會刪除多出的字元，並在檔案名稱的結尾加上序號。
指定資料夾
指定用來儲存檔案的資料夾。
輕按 [儲存至] 文字方塊。
如果選擇具有「我的資料夾」設定的用戶名稱，則會自動選擇該用戶的「我的資料夾」。
輕按要用來儲存檔案之資料夾的按鍵，然後輕按
。
如果資料夾設有密碼，會出現密碼輸入畫面。使用數字鍵輸入密碼（5 到 8 位數），然後輕按
。
建立供電腦瀏覽的 PDF
輕按 [建立供電腦瀏覽的PDF] 核取方塊使其呈
狀態，儲存檔案時，將建立供電腦瀏覽的公用 PDF。
電腦瀏覽PDF格式預設設定
可設定在每個工作執行期間所建立的共用 PDF 或供下載檔案的起始檔案格式。
於「設定（管理員）」中選擇 [系統設定] → [文書管理設定] → [一般設定] →
[電腦瀏覽PDF格式預設設定]。
黑白 : 壓縮型式
無壓縮, MH (G3), MMR (G4)
彩色/灰階 : 壓縮比例
低，中，高
使用機台前
操作機器
影印機
印表機
傳真
掃描器/ 網際傳真
文書管理
方便地使用機台
設定模式
問題排解
附錄