ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Există următoarele metode de salvare a unui fişier utilizând funcţia de arhivare a documentelor: [Fisier Rapid] şi [Fişier] în modul copiere sau modul trimitere imagine, precum şi [Scanare cu trimitere pe disc local] şi [Scanare catre memorie USB externa]

Fisier Rapid	În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Utilizaţi această funcţie când doriţi să salvaţi rapid şi uşor datele documentului, fără să specificaţi un nume de fişier sau alte informaţii. Fişierul salvat poate fi utilizat de asemenea de alte persoane. Nu utilizaţi această metodă pentru a salva fişiere care nu doriţi să fie utilizate de alte persoane.
Fişier	În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Spre deosebire de funcţia Fişier rapid, la fişier pot fi anexate diverse tipuri de informaţii, când acesta este salvat, pentru a permite gestionarea eficientă a fişierelor. De asemenea, se poate seta o parolă.
Scanare cu trimitere pe disc local	Această funcție scanează un document și îl salvează pe hard disk. La fel ca funcţia Fişier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.
Scanare catre memorie USB externa	Această funcţie permite scanarea unui original şi salvarea acestuia pe un dispozitiv extern de memorie, precum un dispozitiv de memorie USB. La fel ca funcţia Fişier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.

Tipuri de directoare

Sunt utilizate trei tipuri de directoare pentru a salva fișiere pe hard disk prin funcția de arhivare a documentelor.
Foldere de pe hard disk

Director fişiere rapide
Documentele scanate cu ajutorul [Fisier Rapid] din panoul de acțiuni sunt memorate în acest director. Fiecărei operaţii îi sunt asociate automat un nume de utilizator şi un nume de fişier.
Director principal
Documentele scanate sunt salvate în acest director.
Când salvaţi o activitate în Directorul principal, puteţi specifica un nume de utilizator salvat anterior şi puteţi aloca un nume de fişier.
De asemenea, când salvați un fișier puteți seta o parolă (între 4 și 32 de caractere) pentru acesta (salvare "Confidential").
Director particularizat
Directoarele cu nume particularizate sunt salvate în cadrul acestui director.
Documentele scanate sunt salvate în directorul memorat.
La fel ca pentru Directorul principal, un director particularizat vă permite să specificaţi un nume de utilizator salvat anterior şi să alocaţi un nume de fişier când memoraţi o activitate.
Pot fi stabilite parole (cod PIN: între 4 și 8 cifre) pentru folderele particularizate și pentru fișierele salvate în acestea.

Elemente util de salvat

Când salvaţi o activitate utilizând opţiunea [Fişier] în modul copiere sau modul transmitere imagini, sau [Scanare cu trimitere pe disc local] în modul de arhivare documente, este util să salvaţi elementele de mai jos. Aceste setări nu sunt necesare când salvaţi o activitate utilizând funcţia [Fisier Rapid].

Nume utilizator	Acesta este necesar dacă veţi desemna un nume de utilizator pentru fişierele memorate. De asemenea, numele de utilizator este utilizat cu rol de condiţie de căutare pentru un fişier.
Director particularizat	Directorul principal este disponibil iniţial ca locaţie pentru memorarea fişierelor [Fişier] şi [Stocare fişier]. Salvaţi un director particularizat şi specificaţi-l ca locaţie pentru salvarea fişierelor. Dacă este cazul, stabiliţi o parolă pentru fişierul utilizatorului. Introduceţi codul PIN pentru a utiliza directorul. Când folderul este setat cu o parolă, " " apare în folderul respectiv.
Directorul meu	Un director particularizat creat în prealabil poate fi selectat ca "Fişierul meu" sau puteţi crea un director nou ca "Fişierul meu". Când "Fişierul meu" a fost configurat şi este utilizată autentificarea utilizatorilor, "Fişierul meu" va fi selectat întotdeauna ca destinaţie pentru [Fişier] şi [Stocare fişier].

Aproximarea numărului de pagini şi fişiere care pot fi salvate

Numărul total combinat de pagini şi fişiere care pot fi memorate în directoare particularizate şi în Directorul principal

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fişiere
Original complet color (Exemplu text şi foto) Dimensiune: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 13000 de copii*2 Max. 2100

Numărul de pagini şi numărul de fişiere care pot fi salvate în directorul cu fişiere rapide

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fişiere
Original complet color (Exemplu text şi foto) Dimensiune: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 300
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 2000*2 Max. 300

*1 Cifrele indicate sunt norme pentru numărul de pagini care pot fi salvate atunci când toate paginile sunt color și când toate paginile sunt alb-negru.

*2 Când este instalat un SSD de mare capacitate.

Copierea în modul de sortare utilizează aceeaşi zonă a memoriei ca şi folderul principal sau folderul personalizat. Din acest motiv, când în folderul principal sau folderul personalizat au fost salvate prea multe date, s-ar putea să nu fie posibil să efectuaţi o operaţie mare de copiere utilizând modul de sortare. Ştergeți fişierele inutile din folderul principal sau folderul personalizat.
Tipurile de originale de mai sus reprezintă exemple pentru a facilita înţelegerea explicaţiei. Numărul efectiv de pagini şi de fişiere care pot fi salvate va varia în funcţie de conţinutul imaginilor originale şi de setările alese la memorarea fişierelor.

Informații adăugate în fişiere

Atunci când adăugaţi un fişier utilizând "Fişier", adăugaţi următoarele informaţii pentru a-l distinge de alte fişiere.

Nume utilizator	Numele de utilizator este necesar pentru a introduce dreptul de proprietate asupra unui fişier şi alte informaţii. Numele de utilizator trebuie înregistrat în prealabil.
Nume fişier	Denumeşte un fişier.
Memorare în	Specifică un director pentru memorarea fişierelor.
Proprietate	Partajare	Orice utilizator poate afişa şi utiliza fişierele cu proprietatea "Partajare".
	Protecţie	După ce se setează "Protejeaza", fişierele nu pot fi editate, mutate sau şterse. Nu este necesară setarea parolei.
	Confidenţial	Puteți stabili o parolă (4 până la 32 caractere) pentru protecția fișierelor.

• Fişierelor salvate cu funcţia [Fisier Rapid] le este atribuită proprietatea "Partajare" care poate fi accesată de orice persoană pentru prelucrare şi transmitere. Prin urmare, nu stocaţi documente sensibile sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alţii cu ajutorul funcţiei [Fisier Rapid].
• Când salvaţi un fişier cu [Fişier], îl puteţi salva utilizând proprietatea "Confidential". Puteţi seta o parolă pentru un fişier "Confidential", pentru a preveni utilizarea acestuia de către alte persoane. Aveţi grijă pentru a preveni alte persoane de la obţinerea parolei.
• Proprietatea unui fişier memorat ca fiind "Confidential" poate fi schimbată la "Partajare" prin opţiunea "Schimbare proprietate". Nu memoraţi documente confidenţiale sau documente care nu doriţi să fie utilizate de alte persoane.
• În afara cazurilor specificate prin lege, SHARP Corporation nu este responsabilă pentru nicio daună rezultată în urma divulgării de informaţii confidenţiale prin manipularea de către terţi a oricărui tip de date salvate utilizând funcţia Fişier rapid sau funcţia Fişier, sau prin utilizarea incorectă a funcţiei Fişier rapid sau a funcţiei Fişier de către operatorul care salvează datele.
• Dacă opțiunea „Restricționarea Lucrărilor de Tipărire” este activată în setările sistemului și „Elibr. lucrare” este funcția utilizată, lucrarea de tipărire va fi salvată în Elibr. lucrare, chiar dacă în driverul imprimantei este specificată memorarea documentelor. De asemenea, dacă parola pentru memorarea documentelor este specificată în driverul imprimantei, lucrarea de tipărire va fi anulată.

Pentru a utiliza funcţia Arhivare documente, selectaţi panoul de control pentru fiecare mod.
Pentru a salva simultan date cu o copie sau fax, atingeţi scurt, în fiecare mod, [Fişier] sau [Fişier instant] de pe panoul de acţiuni.

Pentru a utiliza de la început funcţia Arhivare documente, selectaţi panoul de acţiuni în modul de Arhivare a documentelor. Atingeţi oricare dintre taste pentru a scana şi a salva originalul.