ARCHIVO DE DOCUMENTOS

La utilización de la función del archivo de documentos le permite realizar impresiones adicionales de material para conferencias con la misma configuración o imprimir hojas Ledger utilizadas para tareas rutinarias según sea necesario.

Impresión adicional de material para conferencias con la misma configuración	Impresión de hojas Ledger según sea necesario

Existen las siguientes formas de guardar un archivo utilizando el archivo de documentos: [Quick File] y [Archivo] en modo de copia o modo de envío de imágenes, y [Escanea a unidad local] y [Scan to External Memory Device] en modo de archivo de documentos.

Quick File	Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. Utilice esta función cuando desee almacenar datos de documento de forma rápida y sencilla sin especificar un nombre de archivo u otra información. El archivo almacenado también puede ser utilizado por otras personas. No utilice este método para guardar archivos que no desee que utilicen otras personas.
Archivo	Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. A diferencia de Archivo Rápido, al archivo se le pueden agregar distintos tipos de información al guardarlo para poder gestionarlo de forma eficaz. También se puede establecer una contraseña.
Escanea a unidad local	Esta función escanea un original y lo almacena en la unidad local. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.
Scan to External Memory Device	Esta función escanea un original y lo almacena en un dispositivo de memoria externa, como un dispositivo de memoria USB. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.

Tipos de carpetas

Se utilizan tres tipos de carpetas para almacenar archivos en la unidad local mediante la función de archivo de documentos.
Carpetas en la unidad local

Carpeta de Archivo Rápido
En esta carpeta se almacenan los documentos escaneados mediante [Quick File] en el panel de acciones. Se asigna automáticamente un nombre de usuario y un nombre de archivo a cada trabajo.
Carpeta Principal
Los documentos escaneados se almacenan en esta carpeta.
Al almacenar un trabajo en la carpeta principal, puede especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo.
También puede definirse una contraseña (de 4 a 32 caracteres) al almacenar un archivo (guardado como "Confidencial") según sea necesario.
Carpeta Personalizada
Las carpetas con nombres personalizados se almacenan en esta carpeta.
Los documentos escaneados se guardan en la carpeta almacenada.
Al igual que la carpeta principal, una carpeta personalizada le permite especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo cuando almacene un trabajo.
Se pueden establecer contraseñas (código PIN: un número de 4 a 8 dígitos) para las carpetas personalizadas y para los archivos guardados en dichas carpetas.

Elementos que conviene almacenar

Al almacenar un trabajo utilizando [Archivo] en modo de copia o en modo de envío de imágenes, o [Escanea a unidad local] en modo de archivo de documentos, conviene almacenar los siguientes elementos. Esta configuración no es necesaria cuando se almacena un trabajo utilizando [Quick File].

Nombre de Usuario	Se necesita si va a asignar un nombre de usuario a los archivos almacenados. El nombre de usuario también se utiliza como condición de búsqueda en la búsqueda de archivos.
Carpeta Personalizada	La carpeta principal se encuentra inicialmente disponible como ubicación donde almacenar los archivos de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo]. Almacene una carpeta personalizada y establézcala como ubicación para almacenar archivos. Especifique una contraseña para la carpeta de usuario según sea necesario. Introduzca el código PIN para utilizar la carpeta. Si se ha definido una contraseña para la carpeta, " " aparece en la carpeta para la que se ha definido la contraseña.
Mi carpeta	A "Mi carpeta" se le puede asignar una carpeta personalizada ya creada, o bien una carpeta "Mi carpeta" nueva. Cuando se haya configurado "Mi carpeta" y se utilice autenticación de usuario, "Mi carpeta" se seleccionará siempre como destino de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo].

Número aproximado de páginas y archivos que se pueden almacenar

Número total combinado de páginas y número total de archivos que se pueden almacenar en carpetas personalizadas y en la carpeta principal

Ejemplos de tipos de originales		Número de páginas*	Número de archivos
Original a todo color (Ejemplo de texto y foto) Tamaño: A4		Máx. 5700	Máx. 3000
Original en blanco y negro (Texto) Tamaño: A4		Máx. 13000

Número de páginas y número de archivos que se pueden almacenar en la carpeta de archivo rápido.

Ejemplos de tipos de originales		Número de páginas*	Número de archivos
Original a todo color (Ejemplo de texto y foto) Tamaño: A4		Máx. 700	Máx. 1000
Original en blanco y negro (Texto) Tamaño: A4		Máx. 2000

* Los números que se indican son una guía sobre el número de páginas que se puede almacenar cuando todas las páginas son a todo color y cuando todas son en blanco y negro.

El proceso de copia en modo ordenar utiliza la misma área de memoria que la carpeta principal y la carpeta personalizada. Por este motivo, si la carpeta principal y la carpeta personalizada ya contienen muchos datos, puede que no sea posible realizar un trabajo de copia muy extenso con el modo ordenar. Elimine los archivos innecesarios de la carpeta principal y de la carpeta personalizada.
Los tipos de original mencionados anteriormente son ejemplos para que la explicación sea más fácil de entender. El número real de páginas y de archivos que se pueden almacenar variará en función del contenido de las imágenes originales y de las opciones que estén configuradas al almacenar los archivos.

Adición de información a los archivos

Cuando guarde un archivo mediante "Archivo", agréguele la siguiente información para distinguirlo de otros archivos.

Nombre de Usuario	Se requiere el nombre de usuario para introducir la propiedad de un archivo y otra información. Es necesario registrar el nombre de usuario con antelación.
Nombre de Archivo	Da nombre a un archivo.
Guardado en	Especifica una carpeta para almacenar archivos.
Propiedad	Compartiendo	Cualquier usuario puede ver y abrir archivos con la propiedad "Compartiendo".
	Proteger	Una vez se haya establecido "Proteger", el archivo no podrá editarse, moverse ni eliminarse. No se necesita configurar una contraseña.
	Confidencial	Puede establecer una contraseña (de 4 a 32 caracteres) para la protección de archivos.

• Los archivos almacenados utilizando [Quick File] incluyen la propiedad "Compartiendo", a la que puede acceder cualquier persona para imprimir y enviar. Por consiguiente, no almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen terceras personas mediante la función [Quick File].
• Cuando guarde un archivo mediante [Archivo], podrá hacerlo con la propiedad "Confidencial". Establezca una contraseña para un archivo "Confidencial" para impedir que otras personas lo puedan utilizar. Tenga cuidado de que otras personas no obtengan la contraseña.
• La propiedad de un archivo "Confidencial" almacenado se puede modificar a "Compartiendo" mediante "Cambio de Propiedad" según sea necesario. No almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen otras personas.
• Excepto en los casos previstos por la ley, SHARP Corporation no se hace responsable de ningún daño que pudiese derivarse de la revelación de información confidencial debido a la manipulación por terceras partes de los datos guardados utilizando la función Archivo Rápido o la función Archivo, ni del uso incorrecto de la función Archivo Rápido o de la función Archivo por parte del operador que guarda los datos.

Para utilizar el archivo de documentos, seleccione el panel de acciones correspondiente a cada modo.
Para guardar datos simultáneamente con una copia o fax, pulse [Archivo] o [Archivo Rápido] en el panel de acciones de cada modo.

Para utilizar el archivo de documentos desde el principio, seleccione el panel de acciones en el modo de archivo de documentos. Pulse cualquiera de las teclas para escanear y guardar el original.