DOKUMENTARKIVERING

Med dokumentarkiveringsfunksjonen kan du i tillegg skrive ut konferansemateriale med samme innstillinger, eller etter behov skrive ut protokollpapirer som brukes for rutineoppgaver.

I tillegg skrive ut konferansemateriale med samme innstillinger	Skrive ut protokollpapirer etter behov

Følgende dokumentarkiveringsmetoder finnes: [Quick File] og [Fil] i kopimodus eller bildesendingsmodus, og [Skann til lokal stasjon] og [Scan to External Memory Device] i dokumentarkiveringsmodus.

Quick File	Når kopiering, bildesending eller en annen jobb utføres, lagrer denne funksjonen dokumentdata til den lokale stasjonen. Bruk denne funksjonen når du vil lagre dokumentdata raskt og enkelt uten å spesifisere et filnavn eller annen informasjon. Andre kan også bruke den lagrede filen. Ikke bruk denne metoden for å lagre filer som du ikke ønsker at andre skal bruke.
Fil	Når kopiering, bildesending eller en annen jobb utføres, lagrer denne funksjonen dokumentdata til den lokale stasjonen. I motsetning til med hurtigfil, kan ulike typer informasjon tilføyes til filen når filen lagres for å gjøre det mulig med effektiv filhåndtering. Et passord kan også opprettes.
Skann til lokal stasjon	Denne funksjonen skanner en original og lagrer den på den lokale stasjonen. Ulik informasjon kan tillegges, som f.eks. Fil.
Scan to External Memory Device	Denne funksjonen skanner en original og lagrer den på en ekstern minneenhet, f.eks. en USB-minneenhet. Ulik informasjon kan tillegges, som f.eks. Fil.

Mappetyper

Tre mappetyper brukes for å lagre filer på den lokale stasjonen ved hjelp av dokumentarkiveringsfunksjonen.
Mapper på den lokale stasjonen

Hurtigfilmappe
Dokumenter som skannes ved hjelp av [Quick File] på handlingspanelet lagres i denne mappen. Brukernavn og filnavn tildeles automatisk til jobben.
Hovedmappe
Skannede dokumenter lagres i denne mappen.
Når du lagrer en jobb i hovedmappen, kan du angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn.
Det kan også angis et passord (4 til 32 tegn) ved lagring av en fil ("Konfidensiell"-lagring) etter behov.
Egendefinert mappe
Mapper med egendefinerte navn lagres i denne mappen.
Skannede dokumenter lagres i denne lagrede mappen.
I likhet med hovedmappen kan du bruke en egendefinert mappe til å angi et tidligere lagret brukernavn og tildele et filnavn når du lagrer en jobb.
Passord (PIN-kode: et tall med 4 til 8 sifre) kan angis for egendefinerte mapper og for filer som er lagret i egendefinerte mapper.

Praktiske elementer å lagre

Når man lagrer en jobb med [Fil] i kopimodus eller bildesendingsmodus, eller [Skann til lokal stasjon] i dokumentarkiveringsmodus, er det nyttig å lagre elementene nedenfor. Disse innstillingene kreves ikke når man lagrer en jobb med [Quick File].

Brukernavn	Dette er nødvendig hvis du vil tildele et brukernavn til lagrede filer. Et brukernavn brukes også som et søkekriterium når man søker etter en fil.
Egendefinert mappe	Hovedmappen er først tilgjengelig som plassering for filer som lagres med [Fil] og [Lagre Fil]. Lagre en egendefinert mappe, og spesifiser den som plassering for lagring av filer. Spesifiser et passord for brukermappen om nødvendig. Angi PIN koden for å bruke mappen. Hvis det er angitt et passord for mappen, vises " " i mappen for å indikere at det er angitt et passord.
Min mappe	En tidligere opprettet brukerdefinert mappe kan velges som "Min mappe", eller en ny mappe kan opprettes som "Min mappe". Når "Min mappe" er konfigurert og brukerautentisering benyttes, vil "Min mappe" alltid velges som destinasjon for [Fil] og [Lagre Fil].

OMTRENTLIG ANTALL SIDER OG FILER SOM KAN LAGRES

Samlet, totalt antall sider og filer som kan lagres i egendefinerte mapper og i Hovedmappe

Eksempler på originaltyper		Antall sider*	Antall filer
Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto) Størrelse: A4		Maks. 5700	Maks. 3000
Original i svart-hvitt (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 13000

Antall sider og antall filer som kan lagres i Hurtigfilmappe

Eksempler på originaltyper		Antall sider*	Antall filer
Orginal i full farge (Eksempel på tekst og foto) Størrelse: A4		Maks. 700	Maks. 1000
Original i svart-hvitt (Tekst) Størrelse: A4		Maks. 2000

* De angitte antallene er retningslinjer for hvor mange sider som kan lagres når alle sider er i full farge, og når alle sider er i svart-hvitt.

Kopiering i sorteringsmodus bruker samme minneområde som hovedmappen og den egendefinerte mappen. Derfor kan det hende at det er umulig å utføre en stor kopijobb med sorteringsmodus når det lagres for mye data i hovedmappen og den egendefinerte mappen. Slett unødvendige filer fra hovedmappen og den egendefinerte mappen.
Originaltypene ovenfor tjener kun som eksempler for å gjøre forklaringene enklere å forstå. Det faktiske antall sider og filer som kan lagres, avhenger av innholdet i originalbildene og innstillingene når filene lagres.

Informasjon lagt til filer

Når du lagrer en fil ved hjelp av "Fil", kan du legge til følgende informasjon for å skille den fra andre filer.

Brukernavn	Brukernavnet kreves for angivelse av fileierskap og annen informasjon. Brukernavnet må være registrert på forhånd.
Filnavn	Navngir en fil.
Lagres til	Angir en mappe for lagring av filer.
Egenskap	Deling	En bruker kan vise og bruke filer som har "Deling"-egenskapen.
	Beskytt	Når "Beskytt" er angitt, kan ikke filen redigeres, flyttes eller slettes. Ingen passordinnstilling kreves.
	Konfidensielt	Du kan angi et passord (4 til 32 tegn) for filbeskyttelse.

• Filer som er lagret med [Quick File] får egenskapen "Deling" som kan åpnes av hvem som helst for utmating og sending. Derfor bør du ikke bruke [Quick File]-funksjonen til å lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
• Når du lagrer en fil med [Fil], kan du lagre den med egenskapen "Konfidensiell". Angi et passord for "Konfidensiell"-filen for å hindre at filen brukes av andre. Vær nøye med ikke å dele passordet med andre.
• Egenskapen til en lagret "Konfidensiell"-fil kan endres til "Deling" av "Egenskaps Endring" etter behov. Ikke lagre sensitive dokumenter eller dokumenter som du ikke vil at andre skal bruke.
• Unntatt i tilfeller som reguleres av lovverket, tar SHARP Corporation intet ansvar for eventuelle skader som oppstår som følge av at det har lekket ut sensitive opplysninger som skyldes manipulering fra tredjepart av data som er lagret ved hjelp av Hurtigfil- eller Fil-funksjonene eller at operatøren som lagrer dataene bruker Hurtigfil-funksjonen feil.

Du bruker dokumentarkivering ved å velge handlingspanelet for den enkelte modus.
Hvis du vil lagre data samtidig med en kopi eller faks, trykker du på [Fil]- eller [Hurtigfil]-tasten på handlingspanelet i den enkelte modus.

Hvis du vil bruke dokumentarkivering fra begynnelsen, velger du handlingspanelet i dokumentarkiveringsmodus. Trykk på en av tastene for å skanne og lagre originalen.