ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Există următoarele metode de salvare a unui fișier utilizând funcția de arhivare a documentelor: [Fișier instant] și [Fișier] în modul copiere sau modul trimitere imagine, precum și [Scanare cu trimitere pe disc local] și [Scanare catre memorie USB externa]

Fișier instant	În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Utilizați această funcție când doriți să salvați rapid și ușor datele documentului, fără să specificați un nume de fișier sau alte informații. Fișierul salvat poate fi utilizat de asemenea de alte persoane. Nu utilizați această metodă pentru a salva fișiere care nu doriți să fie utilizate de alte persoane.
Fișier	În timpul copierii, al trimiterii unei imagini sau al oricărei alte operații, această funcție salvează pe hard disk datele documentului. Spre deosebire de funcția Fișier rapid, la fișier pot fi anexate diverse tipuri de informații, când acesta este salvat, pentru a permite gestionarea eficientă a fișierelor. De asemenea, se poate seta o parolă.
Scanare cu trimitere pe disc local	Această funcție scanează un document și îl salvează pe hard disk. La fel ca funcția Fișier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.
Scanare catre memorie USB externa	Această funcție permite scanarea unui original și salvarea acestuia pe un dispozitiv extern de memorie, precum un dispozitiv de memorie USB. La fel ca funcția Fișier, pot fi anexate mai multe tipuri de informații.

Tipuri de directoare

Sunt utilizate trei tipuri de directoare pentru a salva fișiere pe hard disk prin funcția de arhivare a documentelor.
Foldere de pe hard disk

Director fișiere rapide
Documentele scanate cu ajutorul [Fișier instant] din panoul de acțiuni sunt memorate în acest director. Fiecărei operații îi sunt asociate automat un nume de utilizator și un nume de fișier.
Director principal
Documentele scanate sunt salvate în acest director.
Când salvați o activitate în Directorul principal, puteți specifica un nume de utilizator salvat anterior și puteți aloca un nume de fișier.
De asemenea, când salvați un fișier puteți seta o parolă (între 4 și 32 de caractere) pentru acesta (salvare "Confidential").
Director particularizat
Directoarele cu nume particularizate sunt salvate în cadrul acestui director.
Documentele scanate sunt salvate în directorul memorat.
La fel ca pentru Directorul principal, un director particularizat vă permite să specificați un nume de utilizator salvat anterior și să alocați un nume de fișier când memorați o activitate.
Pot fi stabilite parole (cod PIN: între 4 și 8 cifre) pentru folderele particularizate și pentru fișierele salvate în acestea.

Elemente util de salvat

Când salvați o activitate utilizând opțiunea [Fișier] în modul copiere sau modul transmitere imagini, sau [Scanare cu trimitere pe disc local] în modul de arhivare documente, este util să salvați elementele de mai jos. Aceste setări nu sunt necesare când salvați o activitate utilizând funcția [Fișier instant].

Nume utilizator	Acesta este necesar dacă veți desemna un nume de utilizator pentru fișierele memorate. De asemenea, numele de utilizator este utilizat cu rol de condiție de căutare pentru un fișier.
Director particularizat	Directorul principal este disponibil inițial ca locație pentru memorarea fișierelor [Fișier] și [Stocare fișier]. Salvați un director particularizat și specificați-l ca locație pentru salvarea fișierelor. Dacă este cazul, stabiliți o parolă pentru fișierul utilizatorului. Introduceți codul PIN pentru a utiliza directorul. Când folderul este setat cu o parolă, " " apare în folderul respectiv.
Directorul meu	Un director particularizat creat în prealabil poate fi selectat ca "Fișierul meu" sau puteți crea un director nou ca "Fișierul meu". Când "Fișierul meu" a fost configurat și este utilizată autentificarea utilizatorilor, "Fișierul meu" va fi selectat întotdeauna ca destinație pentru [Fișier] și [Stocare fișier].

Aproximarea numărului de pagini și fișiere care pot fi salvate

Numărul total combinat de pagini și fișiere care pot fi memorate în directoare particularizate și în Directorul principal

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fișiere
Original complet color (Exemplu text și foto) Dimensiune: A4		Max. 5700*2 Max. 900	Max. 3000*2 Max. 500
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 13000 de copii*2 Max. 2100

Numărul de pagini și numărul de fișiere care pot fi salvate în directorul cu fișiere rapide

Exemple de documente originale		Număr de pagini*1	Număr de fișiere
Original complet color (Exemplu text și foto) Dimensiune: A4		Max. 700*2 Max. 300	Max. 1000*2 Max. 300
Original alb-negru (Text) Dimensiune: A4		Max. 2000*2 Max. 300

*1 Cifrele indicate sunt norme pentru numărul de pagini care pot fi salvate atunci când toate paginile sunt color și când toate paginile sunt alb-negru.

*2 Când este instalat un SSD de mare capacitate.

Copierea în modul de sortare utilizează aceeași zonă a memoriei ca și folderul principal sau folderul personalizat. Din acest motiv, când în folderul principal sau folderul personalizat au fost salvate prea multe date, s-ar putea să nu fie posibil să efectuați o operație mare de copiere utilizând modul de sortare. Ștergeți fișierele inutile din folderul principal sau folderul personalizat.
Tipurile de originale de mai sus reprezintă exemple pentru a facilita înțelegerea explicației. Numărul efectiv de pagini și de fișiere care pot fi salvate va varia în funcție de conținutul imaginilor originale și de setările alese la memorarea fișierelor.

Informații adăugate în fișiere

Atunci când adăugați un fișier utilizând "Fișier", adăugați următoarele informații pentru a-l distinge de alte fișiere.

Nume utilizator	Numele de utilizator este necesar pentru a introduce dreptul de proprietate asupra unui fișier și alte informații. Numele de utilizator trebuie înregistrat în prealabil.
Nume fișier	Denumește un fișier.
Memorare în	Specifică un director pentru memorarea fișierelor.
Proprietate	Partajare	Orice utilizator poate afișa și utiliza fișierele cu proprietatea "Partajare".
	Protecție	După ce se setează "Protejeaza", fișierele nu pot fi editate, mutate sau șterse. Nu este necesară setarea parolei.
	Confidențial	Puteți stabili o parolă (4 până la 32 caractere) pentru protecția fișierelor.

• Fișierelor salvate cu funcția [Fișier instant] le este atribuită proprietatea "Partajare" care poate fi accesată de orice persoană pentru prelucrare și transmitere. Prin urmare, nu stocați documente sensibile sau documente care nu doriți să fie utilizate de alții cu ajutorul funcției [Fișier instant].
• Când salvați un fișier cu [Fișier], îl puteți salva utilizând proprietatea "Confidential". Puteți seta o parolă pentru un fișier "Confidential", pentru a preveni utilizarea acestuia de către alte persoane. Aveți grijă pentru a preveni alte persoane de la obținerea parolei.
• Proprietatea unui fișier memorat ca fiind "Confidential" poate fi schimbată la "Partajare" prin opțiunea "Schimbare proprietate". Nu memorați documente confidențiale sau documente care nu doriți să fie utilizate de alte persoane.
• În afara cazurilor specificate prin lege, SHARP Corporation nu este responsabilă pentru nicio daună rezultată în urma divulgării de informații confidențiale prin manipularea de către terți a oricărui tip de date salvate utilizând funcția Fișier rapid sau funcția Fișier, sau prin utilizarea incorectă a funcției Fișier rapid sau a funcției Fișier de către operatorul care salvează datele.
Dacă opțiunea „Restricționarea Lucrărilor de Tipărire” este activată în setările sistemului și „Elibr. lucrare” este funcția utilizată, lucrarea de tipărire va fi salvată în Elibr. lucrare, chiar dacă în driverul imprimantei este specificată memorarea documentelor. De asemenea, dacă parola pentru memorarea documentelor este specificată în driverul imprimantei, lucrarea de tipărire va fi anulată.

Pentru a utiliza funcția Arhivare documente, selectați panoul de control pentru fiecare mod.
Pentru a salva simultan date cu o copie sau fax, atingeți scurt, în fiecare mod, [Fișier] sau [Fișier instant] de pe panoul de acțiuni.

Pentru a utiliza de la început funcția Arhivare documente, selectați panoul de acțiuni în modul de Arhivare a documentelor. Atingeți oricare dintre taste pentru a scana și a salva originalul.