Met deze functie kunt u een origineel in
de kopieer- of beeldverzendmodus als afbeeldingsbestand opslaan
in de snelmap van het apparaat.
Het afbeeldingsbestand dat in de modus Snelbestand is opgeslagen,
kan op een later tijdstip worden opgehaald, zodat u het document
in de verzendmodus kunt kopiëren of verzenden zonder dat u het origineel
hoeft te zoeken.
Als voorbeeld wordt hieronder de procedure voor het gebruik
van 'Quick File' in de kopieermodus uitgelegd.
- Snelbestand kan in de Normale modus
worden gebruikt.
- Als een bestand wordt opgeslagen met Snelbestand,
worden automatisch de volgende gebruikersnaam en bestandsnaam aan
het bestand toegewezen.
Gebruikersnaam:
Gebr. onbekend
Bestandsnaam:
Modus_Maand-Dag-Jaar_Uur-Minuut-Seconde
(Voorbeeld:
Copy_10102021_112030AM)
Opslaglocatie:
Snelmap
Als gebruikersauthenticatie
wordt gebruikt, wordt automatisch de gebruikersnaam geselecteerd
die is gebruikt voor aanmelden.
Alleen
de naam en de locatie van een bestand in de snelmap kunnen worden
gewijzigd.
- U kunt de naam van het zendbestand met
de scanner wijzigen of de verzending opnieuw zenden in de systeeminstellingen.
Alle
niet-beveiligde bestanden in de snelmap verwijderen:
Selecteer in "Instellingen (beheerder)" [Systeeminstellingen]
→ [Instellingen Document archivering] → [Voorwaarde Instellingen] → [Alle Snelbestanden
Wissen]. U kunt ook instellen
dat alle bestanden moeten worden verwijderd wanneer het apparaat
wordt ingeschakeld.
Plaats het origineel.
Plaats het origineel in de documentinvoerlade van de
automatische documentinvoereenheid of op de glasplaat.
EEN PROCEDURE SELECTEREN VOOR HET PLAATSEN VAN HET ORIGINEEL AFHANKELIJK
VAN TYPE EN STATUSActiveer de Normale modus en tik in het actiepaneel
op [Quick File] om de functie in te schakelen
.
Wanneer er een bericht over het opslaan van vertrouwelijke
informatie wordt weergegeven, tikt u op de toets [OK].
Start het maken van de kopie of het verzenden van het
beeld.
Wanneer de functie wordt uitgevoerd, worden de afbeeldingsgegevens
van het origineel opgeslagen in de snelmap.
Om te voorkomen dat het bestand onbedoeld wordt
opgeslagen, wordt het bericht “De gescande gegevens worden opgeslagen
in de snelbestandmap” zes seconden weergegeven (standaardinstelling)
nadat u op de toets [Start] ([Kleur Start] of [Z/W Start]
in de kopieermodus) hebt getikt.
Als u de weergavetijd voor het bericht wilt wijzigen,
selecteert u in “Instellingen (beheerder)” [Systeeminstellingen] → [Algemene instellingen]
→ [Bedienings Instellingen] → [Voorwaarde Instellingen] → [Mededelingentijd Instellen].
Snelbestand
annuleren:Tik op [Quick File] om het vinkje te verwijderen
.
Wanneer u tijdens het afdrukken of verzenden
van een origineel in een modus op de toets [Bestand] van de functie
voor documentarchivering tikt, kunt u het origineel tegelijkertijd
in de hoofdmap of een opgeslagen aangepaste map opslaan. Het opgeslagen
bestand kan op een later tijdstip worden opgehaald, zodat u het
origineel opnieuw kunt kopiëren of verzenden zonder dat u het hoeft
te zoeken.
Als voorbeeld wordt hieronder de procedure voor het gebruik
van 'Bestand' in de kopieermodus uitgelegd.
- Het bestand kan in de Normale modus
worden gebruikt.
- Als een
bestand met de functie Bestand wordt opgeslagen zonder dat er bestandsinformatie
wordt toegevoegd, worden automatisch de volgende gebruikersnaam
en bestandsnaam aan het bestand toegewezen.
Gebruikersnaam:
Gebr. onbekend
Bestandsnaam: Modus_Maand-Dag-Jaar_Uur-Minuut-Seconde
(Voorbeeld: Copy_10102021_112030AM)
Opslaglocatie: Hoofdmap
- U kunt de naam van het zendbestand met
de scanner wijzigen of de verzending opnieuw zenden in de systeeminstellingen.
BESTANDSINFORMATIE
De procedure voor uitgebreide instellingen wordt hieronder
beschreven.
Wanneer u een eigenschap, gebruikersnaam, bestandsnaam en
map opgeeft, kan een bestand eenvoudiger worden beheerd en gevonden.
Als u [Vertrouwelijk] selecteert voor Eigenschap en een wachtwoord
instelt, kunnen anderen het bestand bovendien niet zonder uw toestemming
bekijken.
De eigenschap wijzigen
U kunt een beveiligingsinstelling selecteren voor bestanden
die zijn opgeslagen met de functie voor documentarchivering. Hiermee
voorkomt u dat een bestand wordt verplaatst of handmatig of automatisch
wordt verwijderd.
Er zijn drie eigenschappen beschikbaar voor opgeslagen bestanden:
'Delen', 'Beveiligen' en 'Vertrouwelijk'. Wanneer het bestand
wordt opgeslagen met de eigenschap 'Delen', is het niet beveiligd.
Wanneer het bestand wordt opgeslagen met de eigenschap 'Beveiligen'
of 'Vertrouwelijk', is het wel beveiligd.
Bestanden die worden opgeslagen in de snelmap, hebben altijd
de eigenschap 'Delen'. Wanneer u een bestand opslaat in de
hoofdmap of een aangepaste map, kunt u 'Delen', 'Beveiligen'
of 'Vertrouwelijk' selecteren.
| Delen |
U kunt een gedeeld bestand wijzigen in een beveiligd
of vertrouwelijk bestand met de functie 'Eigensch. wijzigen' in
Opdrachtinstellingen.
|
| Beveiligen |
Voor 'Beveiligen' hoeft u geen wachtwoord op te
geven, maar u voorkomt daarmee wel dat een bestand wordt verplaatst,
verwijderd of bewerkt. U kunt geen wachtwoord instellen.
|
| Vertrouwelijk |
Als u een 'Vertrouwelijk'-bestand wilt beveiligen,
stelt u een wachtwoord in. (Het wachtwoord moet worden ingevoerd
voordat het bestand kan worden opgehaald.) Als een bestand wordt
opgeslagen in versleutelde PDF-indeling, wordt het bestandskenmerk
automatisch ingesteld op "Vertrouwelijk".
|
- Beperkingen
voor het wijzigen van de eigenschap
- Een
bestand met de eigenschap 'Delen' kan worden gewijzigd in 'Beveiligen'
of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als 'Delen' is opgeslagen
in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Beveiligen'.
- Een bestand
met de eigenschap 'Beveiligen' kan worden gewijzigd in 'Delen'
of 'Vertrouwelijk'. Een bestand dat als 'Beveiligen' is opgeslagen
in de snelmap kan echter alleen worden gewijzigd in 'Delen'.
- Een bestand
dat is opgeslagen in de snelmap kan niet worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'.
Als het bestand wordt verplaatst naar de hoofdmap of een aangepaste
map, kan de eigenschap worden gewijzigd in 'Vertrouwelijk'.
- Voor één
bestand kunnen niet twee eigenschappen worden geselecteerd.
Selecteer [Eigenschap] in het scherm Bestandsinformatie.
Als u [Vertrouwelijk] hebt geselecteerd, voert u een wachtwoord
in (4 tot 32 tekens).
Elk cijfer dat u invoert, wordt weergegeven als “
”.
Een gebruikersnaam opgeven
Tik op het tekstvak [Gebruikersnaam].
Als gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt automatisch
de gebruikersnaam geselecteerd die is gebruikt voor aanmelden. In
dat geval kunt u deze stap overslaan.
U moet de gebruikersnaam eerst opslaan door in
“Instellingen (beheerder)” [Gebruikers -bediening] → [User Settings] → [User List]
te selecteren.
Tik op de toets van de gebruikersnaam.
U kunt ook een gebruikersnaam selecteren door te tikken
op de toets [Oproepen met registratienummer] en het gebruikersnummer in te voeren.
U moet het gebruikersnummer eerst instellen door [Gebruikers -bediening]
in de "Instellingen (beheerder)" → [User Settings] → [User List] te
selecteren.
Tik op
.
Vervolgens wordt het scherm uit stap 1 met de geselecteerde
gebruikersnaam weergegeven.
Een bestandsnaam toewijzen
U kunt een bestandsnaam aan het bestand
toewijzen.
Tik op het tekstvak [Bestandsnaam] en voer de bestandsnaam
in.
Voer een bestandsnaam in van maximaal 30 tekens.
Bestandsnaam
- Als
u een bestandsnaam opgeeft die al bestaat, worden een tilde en serienummer
toegevoegd aan de bestandsnaam en wordt dit bestand opgeslagen als
een ander bestand. De bestandsnaam is niet hoofdlettergevoelig.
Als het
bestand 'test.txt' al bestaat en u de bestandsnaam 'TEST.TXT' opgeeft,
wordt het bestand opgeslagen met de naam 'TEST.TXT~1'.
- Als de
lengte van de bestandsnaam de limiet overschrijdt, worden de laatste
tekens weggelaten en wordt een serienummer toegevoegd aan de bestandsnaam.
De map opgeven
Geef op in welke map u het bestand
wilt opslaan.
Tik op het tekstvak [Opgeslagen in].
Als een gebruikersnaam met de instelling 'Mijn map'
wordt geselecteerd, wordt 'Mijn map' van die gebruiker automatisch geselecteerd.
Tik op de toets van de map waarin u het bestand wilt
opslaan en tik op
.
Als er een wachtwoord is ingesteld voor de map, wordt
er een scherm weergegeven voor het invoeren van het wachtwoord.
Voer het wachtwoord (5 tot 8 cijfers) in met de cijfertoetsen en
tik op de toets
.
PDF-bestand maken voor bladeren op de pc
Tik op het selectievakje [PDF maken voor surfen op pc]
om een openbaar PDF-bestand voor surfen
op de pc te maken wanneer het bestand wordt opgeslagen.
- Gegevens
die zijn opgeslagen voordat [Uitschakeling van OCR] in de systeeminstellingen
werd gebruikt, kunnen worden gedownload met de OCR-functie zelfs
nadat [Uitschakeling van OCR] is ingeschakeld.
- Zelfs
als de scannerfunctie "
AUTOMATISCH SCHEVE SCANGEGEVENS AANPASSEN (Originele skew Aanpassing)" wordt gebruikt,
zullen de correctieresultaten niet worden weergegeven.
Default Setting of PDF Format for PC BrowsingU kunt de aanvankelijke bestandsindeling opgeven voor het
openbare PDF-bestand of het downloadbestand dat tijdens de uitvoering
van elke opdracht wordt gemaakt.
Selecteer in "Instellingen (beheerder)" [Systeeminstellingen] → [Instellingen Document
archivering]
→ [Algemene instellingen] → [Default Setting of PDF Format for PC Browsing].
Z/W: CompressiemodusGeen, MH (G3), MMR (G4)
Kleur/grijstinten: ComprimeringsfactorLaag, Midden, Hoog
Het niveau van versleutelde
PDF instellen bij het verzenden van vertrouwelijke bestandenDe instellingen in “Instellingen" (beheerder)”, [Systeeminstellingen]
→ [Instellingen Beeld Verzenden] → [Scaninstellingen] → [Voorwaarde-instellingen]
→ [Encryptieniveau van pdf] worden toegepast.
VOORDAT U HET APPARAAT GAAT GEBRUIKEN
BEDIENING VAN HET APPARAAT
KOPIEERAPPARAAT
PRINTER
SCANNER
DOCUMENTARCHIVERING
HANDMATIGE AFWERKING
GEMAKKELIJK GEBRUIK VAN HET APPARAAT
INSTELLINGSMODUS
FOUTEN OPSPOREN
BIJLAGE
