ARQUIVO DE DOCUMENTOS

A utilização da função de arquivo de documentos permite ainda imprimir materiais de conferência com as mesmas definições, ou imprimir folhas de registo usadas para tarefas de rotina conforme necessário.

Impressão adicional de materiais de conferência com as mesmas definições	Impressão de folhas de registo conforme necessário

As formas de guardar um ficheiro usando o arquivo de documentos são as seguintes: [Quick File] e [Ficheiro] no modo de cópia ou no modo de envio de imagem, e [Digitalizar para unidade local] e [Scan to External Memory Device] no modo de arquivo de documentos.

Quick File	Quando se realiza um trabalho de cópia, envio de imagem ou outro, esta função guarda os dados do documento no disco local. Utilizar esta função se se pretender guardar dados de documentos de forma rápida e fácil sem especificar um nome de ficheiro nem quaisquer outras informações. O ficheiro guardado também pode ser utilizado por outras pessoas. Não usar este método para guardar ficheiros que não possam ser usados por terceiros.
Ficheiro	Quando se realiza um trabalho de cópia, envio de imagem ou outro, esta função guarda os dados do documento no disco local. Ao contrário de Ficheiro Rápido, é possível anexar vários tipos de informações ao ficheiro quando este é guardado para permitir uma gestão eficiente dos ficheiros. Também é possível definir uma palavra-passe.
Digitalizar para unidade local	Esta função digitaliza um original e guarda-o no disco local. Tal como para Ficheiro, é possível anexar vários tipos de informações.
Scan to External Memory Device	Esta função digitaliza um original e guarda-o num dispositivo de memória externo, por exemplo, um dispositivo de memória USB. Tal como para Ficheiro, é possível anexar vários tipos de informações.

Tipos de pastas

São três os tipos de pastas utilizados para guardar ficheiros no disco local usando a função de arquivo de documentos.
Pastas no disco local

Pasta de Arquivamento rápido
Os documentos digitalizados utilizando [Quick File] no painel de ações são guardados nesta pasta. São automaticamente atribuídos a cada trabalho um nome de utilizador e um nome de ficheiro.
Pasta Principal
Os documentos digitalizados são guardados nesta pasta.
Quando se guarda um trabalho na Pasta Principal, é possível especificar um nome de utilizador anteriormente guardado e atribuir um nome de ficheiro.
Também pode definir uma palavra-passe (4 a 32 carateres) ao guardar um ficheiro (guardar como "Confidencial" ), conforme necessário.
Pasta Personalizada
As pastas com nomes personalizados são guardadas dentro desta pasta.
Os documentos digitalizados são guardados na pasta guardada.
À semelhança da Pasta Principal, uma pasta personalizada permite especificar um nome de utilizador anteriormente guardado e atribuir um nome de ficheiro ao guardar um trabalho.
As palavras-passe (Código PIN: número de 4 a 8 dígitos) podem ser definidas para as pastas personalizadas e para os ficheiros guardados nestas pastas.

Itens que é conveniente guardar

Quando se guarda um trabalho usando [Ficheiro] no modo de cópia ou no modo de envio de imagem, ou [Digitalizar para unidade local] no modo de arquivo de documentos, é conveniente guardar os itens apresentados abaixo. Estas definições não são necessárias quando se guarda um trabalho utilizando [Quick File].

Nome de Utilizador	É necessário se se pretender atribuir um nome de utilizador aos ficheiros guardados. O nome do utilizador também é utilizado como condição de procura de um ficheiro.
Pasta Personalizada	Inicialmente, a Pasta Principal está disponível como localização para guardar ficheiros utilizando [Ficheiro] e [Guardar Ficheiro]. Guardar uma pasta personalizada e especificá-la como uma localização para guardar ficheiros. Especificar uma palavra-passe para a pasta do utilizador conforme necessário. Introduza o Código PIN para utilizar a pasta. Quando a pasta possui uma palavra-passe, " " aparece na pasta na qual está definida uma palavra-passe.
Minha Pasta	Pode-se selecionar como "Minha Pasta" uma pasta personalizada previamente criada ou uma nova pasta criada como "Minha Pasta". Se se tiver configurado a "Minha Pasta" e a autenticação do utilizador estiver ativada, "Minha Pasta" será sempre selecionada como destino de[Ficheiro] e [Guardar Ficheiro].

Número aproximado de páginas e ficheiros que podem ser guardados

Número total de páginas combinado e número total de ficheiros que podem ser guardados nas pastas personalizadas e na pasta principal

Exemplos de tipos de originais		Número de páginas*1	Número de ficheiros
Original de cor total (Exemplo com texto de fotografia) Formato: A4		Máx. 5700*2 Máx. 900	Máx. 3000*2 Máx. 500
Original a preto e branco (Texto) Formato: A4		Máx. 13000*2 Máx. 2100

Número de páginas e número de ficheiros que pode guardar na pasta Ficheiro Rápido

Exemplos de tipos de originais		Número de páginas*1	Número de ficheiros
Original de cor total (Exemplo com texto de fotografia) Formato: A4		Máx. 700*2 Máx. 300	Máx. 1 000*2 Máx. 300
Original a preto e branco (Texto) Formato: A4		Máx. 2 000*2 Máx. 300

*1 Os números apresentados dão uma orientação sobre o número de páginas de cor total e do número de páginas a preto e branco que podem ser guardadas.

*2 Quando o SSD de grande capacidade está instalado.

A cópia no modo separar utiliza a mesma área de memória do que a pasta principal e a pasta personalizada. Por este motivo, se tiverem sido guardados demasiados dados na pasta principal e na pasta personalizada, poderá não conseguir efetuar um trabalho de cópia grande utilizando o modo separar. Elimine os ficheiros desnecessário da pasta principal e da pasta personalizada.

Os tipos de originais acima indicados são exemplos para facilitar a compreensão da explicação. O número de páginas e o número de ficheiros que pode efectivamente guardar varia consoante o conteúdo das imagens dos originais e definições quando os ficheiros são guardados.

Informações adicionadas aos ficheiros

Ao guardar um ficheiro utilizando "Ficheiro", adicione as informações indicadas a seguir para o distinguir dos outros ficheiros.

Nome de Utilizador	O nome de utilizador é necessário para introduzir a propriedade do ficheiro e outras informações. O nome de utilizador tem de ser registado previamente.
Nome de Ficheiro	Atribui um nome a um ficheiro.
Stored to	Especifica a pasta onde serão guardados os ficheiros.
Propriedade	Partilhado	Qualquer utilizador pode visualizar e utilizar ficheiros que tenham a propriedade "Partilha".
	Proteger	Se estiver definida a opção "Proteger", o ficheiro não pode ser editado, movido nem eliminado. Não é necessária a definição de uma senha.
	Confidencial	Pode definir uma palavra-passe (4 a 32 carateres) para proteção do ficheiro.

• Os ficheiros guardados utilizando [Quick File] têm a propriedade "Partilha" que permite o acesso de toda a gente às funções de cópia e envio. Assim, não devem ser guardados documentos sensíveis ou documentos que não possam ser usados por outros usando a função [Quick File].
• Ao guardar um ficheiro com a opção [Ficheiro], pode fazê-lo com a propriedade "Confidencial". Definir uma senha para um ficheiro "Confidencial" para evitar que seja utilizado por terceiros. Ter o cuidado de impedir que a palavra-passe fique ao alcance de terceiros.
• A propriedade de um ficheiro guardado como "Confidencial" pode ser alterada para "Partilha" através de "Alterar Propriedades", se necessário. Não guarde documentos sensíveis ou documentos que não queira que sejam utilizados por terceiros.
• Com excepção dos casos previstos por lei, a SHARP Corporation não assume qualquer responsabilidade por quaisquer danos resultantes da divulgação de informações sensíveis devido à manipulação por terceiros de quaisquer dados guardados utilizando a função Ficheiro Rápido ou a função Ficheiro nem pela utilização incorrecta da função Ficheiro Rápido ou da função Ficheiro por parte do operador que guarda os dados.

Para usar o Arquivo de Documentos, seleccionar o painel de acção para cada modo.
Para guardar dados simultaneamente com uma cópia ou um fax, tocar na tecla [Ficheiro] ou [Quick File] no painel de ações em cada um dos modos.

Para usar Arquivo de Documentos desde o início, seleccionar o painel de acção no modo de Arquivo de Documentos. Tocar numa das teclas para digitalizar e guardar o original.