ASIAKIRJOJEN ARKISTOINTI

Asiakirjojen arkistointitoiminnolla voi myös tulostaa kokousmateriaalia samoilla asetuksilla tai tarpeen mukaan taulukkoja rutiinitehtäviä varten.

Kokousmateriaalin tulostaminen samalla asetuksella	Taulukkojen tulostaminen tarvittaessa

Tiedosto voidaan tallentaa asiakirjojen arkistointitoiminnolla seuraavilla tavoilla: [Quick File]- ja [Tiedosto]-näppäimillä kopiointitilassa ja kuvan lähetystilassa sekä [Skannaa paikalliselle levylle]- ja [Scan to External Memory Device] -näppäimillä asiakirjojen arkistointitilassa.

Quick File	Tämän toiminnon avulla voit tallentaa asiakirjatiedot paikalliselle asemalle kopiointi-, kuvanlähetys- tai muun työn aikana. Käytä toimintoa silloin, kun haluat tallentaa asiakirjatietoja nopeasti ja helposti tiedoston nimeä tai muita tietoja määrittämättä. Tallennettu tiedosto on myös muiden käytettävissä. Älä käytä tätä tallennusmenetelmää, jos et halua muiden käyttävän tiedostoja.
Tiedosto	Tämän toiminnon avulla voit tallentaa asiakirjatiedot paikalliselle asemalle kopiointi-, kuvanlähetys- tai muun työn aikana. Pikatiedosto-toiminnosta poiketen voit lisätä tiedostoon tallennuksen yhteydessä erilaisia tietoja, mikä tehostaa tiedostonhallintaa. Myös salasana voidaan määrittää.
Skannaa paikalliselle levylle	Toiminto skannaa alkuperäisen ja tallentaa sen paikalliselle asemalle. Kuten Tiedosto-valinnalla, voit lisätä eri tyyppistä tietoa.
Scan to External Memory Device	Tämä toiminto skannaa alkuperäisen asiakirjan ja tallentaa sen ulkoiseen muistiin, kuten USB-muistilaitteeseen. Kuten Tiedosto-valinnalla, voit lisätä eri tyyppistä tietoa.

Kansiotyypit

Asiakirjojen arkistointitoiminto tallentaa tiedostoja paikalliselle asemalle kolmenlaisiin kansioihin.
Paikallisella asemalla olevat kansiot

Pikatiedostokansio
[Quick File]-näppäimellä skannatut asiakirjat tallennetaan tähän kansioon. Jokaiselle työlle määritetään automaattisesti käyttäjänimi ja tiedostonimi.
Pääkansio
Skannatut asiakirjat tallennetaan tähän kansioon.
Jos tallennat työn pääkansioon, voit määrittää aiemmin tallennetun käyttäjänimen ja nimetä tiedoston.
Tarvittaessa voidaan asettaa salasana (4–32 merkkiä), kun tallennetaan tiedosto (”Luottam.”-tallennus).
Mukautettu kansio
Tähän kansioon tallennetaan kansiot, joilla on mukautetut nimet.
Skannatut asiakirjat tallennetaan tallennuskansioon.
Kuten pääkansiossa myös mukautetussa kansiossa voi määrittää aiemmin tallennetun käyttäjänimen ja nimetä tiedoston työtä tallennettaessa.
Salasanat (PIN-koodi: 4–8-numeroinen luku) voidaan määrittää mukautetuille kansioille ja tiedostoille, jotka tallennetaan mukautettuihin kansioihin.

Käteviä tallennettavia kohteita

Kun työ tallennetaan [Tiedosto]-toiminnolla kopiointitilassa tai kuvan lähetystilassa tai [Skannaa paikalliselle levylle] -toiminnolla asiakirjojen arkistointitilassa, seuraavat tiedot kannattaa tallentaa. Näitä asetuksia ei tarvita, jos työ tallennetaan [Quick File]-toiminnolla.

Käyttäjänimi	Asetusta tarvitaan, jos haluat antaa tallennetuille tiedostoille käyttäjänimen. Käyttäjänimeä käytetään myös hakuehtona tiedostoa etsittäessä.
Mukautettu kansio	[Tiedosto]- ja [Tallenna Tied.] -toiminnoilla tallennettaessa tiedostot tallennetaan ensin pääkansioon. Voit tallentaa mukautetun kansion ja määrittää sen tiedostojen tallennuskohteeksi. Määritä tarvittaessa käyttäjän kansiolle salasana. Syötä PIN-koodi, jolla kansiota voi käyttää. Kun kansiolle on asetettu salasana, kohta " " tulee näkyviin kansioon, jolle salasana on asetettu.
Oma kansio	Voit valita aiemmin luodun mukautetun kansion "Minun kansio" tai luoda uuden kansion ja käyttää sitä "Minun kansio". Kun "Minun kansio" on määritetty ja käyttäjän tunnistus on käytössä, "Minun kansio"-kansio valitaan aina [Tiedosto]- ja [Tallenna Tied.] -asetusten tallennuskohteeksi.

Arvioitu sivujen ja tiedostojen lukumäärä, jotka voidaan tallentaa

Mukautettuun kansioon ja pääkansioon tallennettavien sivujen ja tiedostojen kokonaismäärä

Esimerkkejä alkuperäistyypeistä		Sivujen määrä*	Tiedostojen määrä
Värillinen alkuperäinen asiakirja (Teksti- ja kuvaesimerkki) Koko: A4		Maks. 5700	Maks. 3000
Mustavalkoinen alkuperäinen asiakirja (Teksti) Koko: A4		Maks. 13000

Pikatiedostokansioon tallennettavien sivujen ja tiedostojen määrä

Esimerkkejä alkuperäistyypeistä		Sivujen määrä*	Tiedostojen määrä
Värillinen alkuperäinen asiakirja (Teksti- ja kuvaesimerkki) Koko: A4		Maks. 700	Maks. 1000
Mustavalkoinen alkuperäinen asiakirja (Teksti) Koko: A4		Maks. 2000

* Ilmoitetut luvut ovat tallennettavan sivumäärän ohjearvoja, kun kaikki sivut ovat värillisiä ja kun kaikki sivut ovat mustavalkoisia.

Kopiointitilan lajittelutoiminto käyttää pääkansion ja mukautetun kansion kanssa samaa muistitilaa. Jos pääkansioon ja mukautettuun kansioon on tallennettu liikaa tiedostoja, lajittelutoimintoa ei ehkä voi käyttää suuressa kopiointityössä. Poista tarpeettomat tiedostot pääkansiosta ja mukautetusta kansiosta.
Edellä olevat alkuperäistyypit ovat esimerkkejä, jotka helpottavat kuvauksen ymmärtämistä. Sivujen todellinen määrä ja tallennettavien sivujen määrä riippuu alkuperäisten kuvien sisällöstä ja tiedostojen tallennusasetuksista.

Tiedostoihin lisätyt tiedot

Kun tallennat tiedoston "Tiedosto"-toiminnolla, lisää seuraavat tiedot, jotta tiedosto erottuu muista tiedostoista.

Käyttäjänimi	Käyttäjänimi on annettava tiedoston omistajuus muiden tietojen antamiseksi. Käyttäjänimi on rekisteröitävä etukäteen.
Tiedoston nimi	Nimeää tiedoston.
Tallennettu kohteeseen	Määrittää kansion, johon tiedostot tallennetaan.
Ominaisuus	Jaettu	Kaikki käyttäjät voivat näyttää ja käyttää tiedostoja, joilla on "Jaettu"-ominaisuus.
	Suojattu	Kun "Suojattu"-tila on asetettu, tiedostoa ei voi muokata, siirtää eikä poistaa. Salasana-asetusta ei vaadita.
	Luottamuksellinen	Voit asettaa tiedoston suojaamiseksi salasanan (4–32 merkkiä).

• [Quick File]-toiminnolla tallennettujen tiedostoihin liittyy "Jaettu"-ominaisuus, joten kuka tahansa voi tulostaa tai lähettää niitä. Älä siis tallenna tällä toiminnolla luottamuksellisia asiakirjoja tai asiakirjoja, joita et halua muiden käyttävän [Quick File].
• Kun tallennat tiedoston [Tiedosto]-toiminnolla, voit liittää siihen "Luottam."-ominaisuuden. "Luottam."-tiedostolle asetettu salasana estää ulkopuolisia avaamasta tiedostoa. Huolehti siitä, että ulkopuoliset eivät saa tietää tätä salasanaa.
• Tallennetun tiedoston "Luottam."-ominaisuus voidaan vaihtaa tarvittaessa "Jaettu"-ominaisuudeksi "Ominaisuuden Muutos"-toiminnolla. Älä tallenna luottamuksellisia asiakirjoja tai asiakirjoja, joita et halua muiden käyttävän.
• Laissa mainittuja poikkeuksia lukuun ottamatta SHARP Corporation ei vastaa luottamuksellisten tietojen paljastumisesta aiheutuvista vahingoista, kun ulkopuolinen henkilö on käsitellyt Pikatiedosto- tai Tiedosto-toiminnolla tallennettua tietoa tai kun tiedoston tallentanut henkilö on käyttänyt Pikatiedosto- tai Tiedosto-toimintoa väärin.

Kun haluat käyttää asiakirjojen arkistointia, valitse toimintopaneeli kussakin tilassa.
Jos haluat tallentaa tietoja samanaikaisesti kopioinnin tai faksauksen kanssa, kosketa toimintopaneelin [Tiedosto]- tai [Pikatiedosto]-näppäintä kussakin tilassa.

Jos haluat käyttää asiakirjojen arkistointia alusta asti, valitse toimintopaneeli asiakirjojen arkistointitilassa. Skannaa koskettamalla jotakin oikealla olevista näppäimistä, ja tallenna alkuperäinen asiakirja.