DOKUMENTUMTÁROLÁS

A dokumentum tárolás lehetővé teszi, hogy a konferencia anyagából megtartott beállításokkal később is nyomtasson, vagy szükség szerint a napi feladatokhoz főkönyvi lapokat nyomtasson.

Konferencia anyagából nyomtatás később megtartott beállításokkal	Főkönyvi lapok kinyomtatása szükség szerint

Dokumentumtárolás segítségével egy fájl a következő módokon menthető: [Quick File] és [Fájl] Másolás üzemmódban vagy képküldés üzemmódban, és [Szkennelés helyi meghajtóra] és [Scan to External Memory Device] Dokumentum tárolás üzemmódban.

Quick File	Másolási, képküldési vagy más feladat végrehajtásakor ez a funkció a helyi meghajtóra menti a dokumentum adatait. Akkor használja ezt a funkciót, ha fájlnév vagy egyéb információ megadása nélkül gyorsan és könnyen kívánja menteni a dokumentumadatokat. A tárolt fájlt mások is használhatják. Ne használja ezt a módszert olyan fájlok mentéséhez, amelyeket nem szeretne mások rendelkezésére bocsátani.
Fájl	Másolási, képküldési vagy más feladat végrehajtásakor ez a funkció a helyi meghajtóra menti a dokumentum adatait. A Gyorsfájl funkciótól eltérően itt a mentés során különböző típusú információk adhatók a fájlhoz, s így hatékony fájlkezelést tesz lehetővé. Jelszó is megadható.
Szkennelés helyi meghajtóra	Ez a funkció beolvas egy eredetit, és a helyi maghajtón tárolja. A Fájl funkcióhoz hasonlóan különféle információk adhatók a fájlhoz.
Scan to External Memory Device	Ez a funkció beolvas és fájlként tárol egy eredetit egy külső memóriaeszközre, mint pl. USB memóriaeszköz. A Fájl funkcióhoz hasonlóan különféle információk adhatók a fájlhoz.

Mappatípusok

Három mappatípus használható a fájlok helyi meghajtón történő tárolásához a dokumentum tárolás funkció használatával.
Mappák a helyi meghajtón

Gyors fájl mappa
A műveleti panel [Quick File] funkciójával beolvasott dokumentumok ebben a mappában lesznek tárolva. Minden feladathoz automatikusan hozzárendelődik egy felhasználónév és egy fájlnév.
Fő Mappa
Ebben a mappában vannak tárolva a beolvasott dokumentumok.
Ha a Fő mappában tárol egy feladatot, megadhat egy korábban tárolt felhasználónevet, és hozzárendelhet egy fájlnevet.
A fájl tárolásakor szükség szerint jelszó (4 - 32 karakter) is beállítható ("Bizalmas" mentés).
Egyedi mappa
Ebben a mappában az egyedi nevekkel rendelkező mappák vannak tárolva.
A beolvasott dokumentumok a tárolt mappában vannak tárolva.
Ahogy a Fő mappa, az egyedi mappa is lehetővé teszi, hogy egy korábban tárolt felhasználónevet adjon meg, és fájlnevet társítson hozzá a feladat tárolásakor.
Jelszavakat (PIN kód: 4 - 8 számjegy) adhat meg az egyedi mappákhoz és az egyedi mappákba mentett fájlokhoz is.

Praktikus tárolási elemek

Ha másolás vagy képküldés módban egy feladatot a [Fájl] opcióval, vagy dokumentumtárolási módban a [Szkennelés helyi meghajtóra] opcióval tárol, praktikus az alábbi elemeket tárolnia. A feladatok [Quick File] funkcióval történő tárolása esetén nincs szükség ezekre a beállításokra.

Felhasználónév	Ez akkor szükséges, ha felhasználónevet kíván társítani a tárolt fájlokhoz. A felhasználónév a fájlok keresésekor keresési feltételként is használható.
Egyedi mappa	Először a Fő mappa választható ki a fájlok [Fájl] és [Fájl Tárolása] funkciókkal történő tárolási helyeként. Tároljon el egy egyedi mappát és adja meg a fájlok tárolására szolgáló helyként. Ha szükséges, adjon meg egy jelszót a felhasználói mappához. Írja be a mappa használatához szükséges PIN-kódot. Ha a mappához jelszó van beállítva, " " jelenik meg abban a mappában, amelyhez jelszó lett beállítva.
Saját mappa	A korábban létrehozott egyedi mappa is lehet "Saját mappa", vagy új mappát is létrehozhat "Saját mappa" beállításként. Ha konfigurálta a "Saját mappa" beállítást, és a felhasználóazonosítást használja, a rendszer mindig a "Saját mappa" beállítást választja ki a [Fájl] vagy a [Fájl Tárolása] funkció rendeltetési helyeként.

A tárolható oldalak és fájlok hozzávetőleges mennyisége

Az egyedi mappákban és a Fő mappában tárolható oldalak és fájlok teljes száma

Példák az eredeti típusokra		Oldalak száma*	Fájlok száma
Színes eredeti (szöveget és fényképet tartalmazó példa) Méret: A4		Max. 5700	Max. 3000
Fekete-fehér eredeti (szöveg) Méret: A4		Max. 13000

A Gyors fájl mappában tárolható oldalak és fájlok száma

Példák az eredeti típusokra		Oldalak száma*	Fájlok száma
Színes eredeti (szöveget és fényképet tartalmazó példa) Méret: A4		Max. 700	Max. 1000
Fekete-fehér eredeti (szöveg) Méret: A4		Max. 2000

* A fenti számok a tárolható oldalak hozzávetőleges számát jelzik azokban az esetekben, ha minden oldal színes, illetve ha minden oldal fekete-fehér.

A rendezés módban történő másolás is ugyanazt a memóriaterületet használja, mint a főmappa és az egyéni mappa. Ebből kifolyólag, ha túl sok adatot tárol a főmappában és az egyéni mappában, előfordulhat, hogy nem lehet nagyméretű másolási feladatot végezni rendezés módban. Törölje a felesleges fájlokat a főmappából és az egyéni mappából.
A fenti eredeti típusok a leírások könnyebb megértését szolgáló példák. A tárolható oldalak és fájlok tényleges száma az eredeti képeken lévő tartalomtól és a fájlok tárolásakor megadott beállításoktól függően változik.

Fájlokhoz hozzáadott információk

Ha a "Fájl" segítségével ment egy fájlt, a következő megkülönböztető információkat adja meg.

Felhasználónév	A felhasználónév a fájltulajdonos és egyéb információk megadásához szükséges. A felhasználónevet előzetesen regisztrálni kell.
Fájlnév	A fájl megnevezése.
Tárolás ide	A fájlok tárolására szolgáló mappát adja meg.
Tulajdonság	Megosztás	A "Megosztás" tulajdonsággal rendelkező fájlokat bármely felhasználó megjelenítheti és kezelheti.
	Védelem	A "Védelem" beállítás esetén a fájl nem szerkeszthető, nem helyezhető át, és nem törölhető. Jelszó beállítása nem szükséges.
	Bizalmas	A fájlok védelméhez (4 - 32 számjegyű) jelszó állítható be.

• A [Quick File] segítségével tárolt fájlok "Megosztás" tulajdonságot kapnak, így bármely felhasználó számára elérhetők lesznek kivitelezésre és küldésre. Ezért ne tároljon érzékeny dokumentumokat vagy bizalmas dokumentumokat a [Quick File] funkció használatával.
• A fájlok [Fájl] funkcióval történő mentésekor használja a "Bizalmas" jellemzőt. Az illetéktelen használat megakadályozása érdekében állítson be jelszót a "Bizalmas" fájlokra. Gondosan ügyeljen arra, hogy mások ne szerezhessék meg a jelszót.
• A tárolt "Bizalmas" fájl tulajdonsága a "Tulajdonság Megváltoztatás" funkcióval "Megosztás" értékre módosítható. Ne tároljon érzékeny vagy olyan dokumentumokat, amelyeket nem szeretne, ha mások is használnának.
• A törvényben foglalt eseteken kívül a SHARP Corporation nem vállal felelősséget semmilyen kárért, amely az érzékeny információk harmadik fél manipulációjából eredő nyilvánosságra kerülésének következménye, ha az adatokat a Gyorsfájl funkció vagy a Fájl funkció használatával mentették, vagy ha az adatokat mentő kezelő által a Gyorsfájl funkció vagy a Fájl funkció nem megfelelő alkalmazásából adódott.

A dokumentumtárolás használatához minden módban válassza ki a kezelőpanelt.
Ha a másolattal vagy faxszal együtt menteni is szeretné az adatot, az egyes módokban a kezelőpanelen koppintson a [Fájl] vagy [Gyors Fájl] gombra.

Ha kezdettől fogva használni kívánja a Dokumentumtárolást, válassza ki a kezelőpanelt a Dokumentumtárolás módban. Az eredeti beolvasásához és mentéséhez koppintson valamelyik gombra.