DOCUMENTARCHIVERING

Met de functie voor documentarchivering kunt u desgewenst conferentiemateriaal met dezelfde instellingen afdrukken of grootboekbladen voor routinetaken afdrukken.

Conferentiemateriaal met dezelfde instellingen afdrukken	Grootboekbladen afdrukken

U kunt een bestand op de volgende manieren opslaan met documentarchivering: [Quick File] en [Bestand] in de kopieer- of verzendmodus en [Scannen naar lokale schijf] en [Scan to External Memory Device] in de modus voor documentarchivering.

Quick File	Als er een kopieeropdracht, verzendopdracht of andere opdracht wordt uitgevoerd, worden de documentgegevens met deze functie op de lokale schijf opgeslagen. Gebruik deze functie wanneer u snel en gemakkelijk documentgegevens wilt opslaan zonder een bestandsnaam of andere informatie op te geven. Het opgeslagen bestand kan ook door anderen worden gebruikt. Gebruik deze methode niet om bestanden op te slaan die niet door anderen mogen worden gebruikt.
Bestand	Als er een kopieeropdracht, verzendopdracht of andere opdracht wordt uitgevoerd, worden de documentgegevens met deze functie op de lokale schijf opgeslagen. Anders dan met Snelbestand kunt u verschillende typen informatie aan het bestand toevoegen wanneer het bestand wordt opgeslagen om efficiënt bestandsbeheer mogelijk te maken. U kunt ook een wachtwoord instellen.
Scannen naar lokale schijf	Met deze functie scant u een origineel en slaat u het op de lokale schijf op. Net als met Bestand kunnen verschillende typen informatie worden toegevoegd.
Scan to External Memory Device	Met deze functie scant u een origineel en slaat u het op een extern geheugenapparaat op, zoals een USB-stick. Net als met Bestand kunnen verschillende typen informatie worden toegevoegd.

Maptypen

Wanneer u bestanden met documentarchivering op de lokle schijf wilt opslaan, kunt u drie typen mappen gebruiken.
Mappen op de lokale schijf

Snelmap
Documenten die zijn gescand met [Quick File] op het actiepaneel worden in deze map opgeslagen. Aan elke opdracht worden automatisch een gebruikersnaam en bestandsnaam toegewezen.
Hoofdmap
Gescande documenten worden opgeslagen in deze map.
Wanneer u een opdracht opslaat in de hoofdmap, kunt u een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een bestandsnaam toewijzen.
U kunt desgewenst ook een wachtwoord (4 tot 32 tekens) opgeven als u een bestand opslaat (“Vertrouwelijk” opslaan).
Aangepaste map
In deze map worden mappen met aangepaste namen opgeslagen.
Gescande documenten worden opgeslagen in de opgeslagen map.
Net als voor de hoofdmap kunt u voor een aangepaste map een eerder opgeslagen gebruikersnaam opgeven en een bestandsnaam toewijzen bij het opslaan van een opdracht.
Wachtwoorden (PIN code: 4 tot 8 tekens) kunnen worden ingesteld voor aangepaste mappen en voor bestanden die zijn opgeslagen in aangepaste mappen.

Handige items om op te slaan

Wanneer u een opdracht met [Bestand] opslaat in de kopieer- of verzendmodus, of met [Scannen naar lokale schijf] in de modus voor documentarchivering, is het handig om de onderstaande items op te slaan. Deze instellingen zijn niet nodig wanneer u een opdracht opslaat met [Quick File].

Gebruikersnaam	Dit is nodig als u een gebruikersnaam wilt toewijzen aan opgeslagen bestanden. Een gebruikersnaam wordt ook gebruikt als zoekvoorwaarde bij het zoeken van bestanden.
Aangepaste map	De hoofdmap is aanvankelijk beschikbaar als locatie voor het opslaan van bestanden met [Bestand] en [Bestand Opslaan]. Sla een aangepaste map op en geef deze op als locatie voor het opslaan van bestanden. Geef indien nodig een wachtwoord op voor de gebruikersmap. Voer de PIN Code in voor de map. Wanneer er voor de map een wachtwoord is ingesteld, verschijnt er "" in de map waarvoor het wachtwoord is ingesteld.
Mijn map	U kunt een eerder gemaakte aangepaste map selecteren als 'Mijn map' of u kunt een nieuwe map maken en instellen als 'Mijn map'. Wanneer "Mijn map" is geconfigureerd en gebruikersauthenticatie wordt gebruikt, wordt "Mijn map" altijd geselecteerd als de bestemming van [Bestand] en [Bestand Opslaan].

Het aantal pagina's en bestanden dat bij benadering kan worden opgeslagen

Gecombineerd totaalaantal pagina's en bestanden dat in aangepaste mappen en de hoofdmap kan worden opgeslagen

Voorbeelden van soorten originelen		Aantal pagina's*	Aantal bestanden
Meerkleuren-origineel (Bijvoorbeeld een tekst met een foto) Formaat: A4		Max. 5700	Max. 3000
Zwart/wit-origineel (Tekst) Formaat: A4		Max. 13000

Aantal pagina's en aantal bestanden dat in de snelmap kan worden opgeslagen

Voorbeelden van soorten originelen		Aantal pagina's*	Aantal bestanden
Meerkleuren-origineel (Bijvoorbeeld een tekst met een foto) Formaat: A4		Max. 700	Max. 1000
Zwart/wit-origineel (Tekst) Formaat: A4		Max. 2000

* De vermelde aantallen zijn bedoeld als indicatie voor het aantal pagina's dat kan worden opgeslagen als alle pagina's kleurenpagina's zijn of als alle pagina's zwart/wit-pagina's zijn.

Bij kopiëren in de sorteermodus wordt hetzelfde geheugengebied gebruikt als voor de hoofdmap en de aangepaste map. Om die reden kan een grote kopieeropdracht mogelijk niet in de sorteermodus worden uitgevoerd als er te veel gegevens zijn opgeslagen in de hoofdmap en aangepaste map. Verwijder onnodige bestanden uit de hoofdmap en aangepaste map.
Bovenstaande soorten originelen zijn voorbeelden om de uitleg beter begrijpbaar te maken. Het werkelijke aantal pagina's en het aantal pagina's dat opgeslagen kan worden, hangt af van de inhoud van de origineelafbeeldingen en de instellingen als de bestanden worden opgeslagen.

Gegevens aan bestanden toevoegen

Als u een bestand opslaat met 'Bestand', voegt u de volgende gegevens toe om het van andere bestanden te kunnen onderscheiden.

Gebruikersnaam	De gebruikersnaam is vereist voor de invoer van eigendomsgegevens van een bestand en andere informatie. De gebruikersnaam moet vooraf worden geregistreerd.
Bestandsnaam	De naam van een bestand.
Opgeslagen in	De map waarin de bestanden worden opgeslagen.
Eigenschap	Delen	Alle gebruikers kunnen bestanden die de eigenschap 'Delen' hebben, weergeven en wijzigen.
	Beveiligen	Als 'Beveiligen' is ingesteld, kan het bestand niet meer worden bewerkt, verplaatst of verwijderd. Er is geen wachtwoord vereist.
	Vertrouwelijk	Voor het beveiligen van bestanden kunt u een wachtwoord instellen (4 tot 32 tekens lang).

• Bestanden die worden opgeslagen met [Quick File], krijgen de eigenschap 'Delen'. Dat betekent dat het bestand door iedereen kan worden geopend en verzonden. Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet mogen worden gebruikt door anderen die de functie [Quick File] gebruiken.
• Wanneer u een bestand opslaat met [Bestand], kunt u het opslaan met de eigenschap 'Vertrouwelijk'. Stel een wachtwoord in voor een bestand met de eigenschap 'Vertrouwelijk' om te voorkomen dat het door anderen kan worden gebruikt. Voorkom dat andere mensen achter dit wachtwoord komen.
• De eigenschap van een opgeslagen "Vertrouwelijk"-bestand kan naar wens worden gewijzigd in "Delen" door "Eigensch. Wijzigen". Sla geen gevoelige documenten op of documenten die niet door anderen mogen worden gebruikt.
• Behoudens voor zover wettelijk verplicht aanvaardt SHARP Corporation geen enkele aansprakelijkheid voor schade die voortvloeit uit het openbaar worden van gevoelige informatie als gevolg van manipulatie door een derde partij van gegevens die zijn opgeslagen met behulp van de functie Snelbestand of de functie Bestand, of van onjuiste toepassing van de functie Snelbestand of de functie Bestand door de gebruiker die de gegevens opslaat.

Als u documentarchivering wilt gebruiken, selecteert in elke modus u het actiescherm.
Als u bij met maken van een kopie of het verzenden van een fax de gegevens wilt opslaan, tikt u in het actiepaneel van elke modus op [Bestand] of [Snelbestand].

Als u documentarchivering vanaf het begin wilt gebruiken, selecteert u het actiescherm in de modus voor documentarchivering. Tik op één van de toetsen als u het origineel wilt scannen en opslaan.