DOKUMENTENABLAGE

Mit der Funktion "Dokumentenablage" können Sie zusätzliches Konferenzmaterial mit den gleichen Einstellungen ausdrucken oder für Routineaufgaben benötigte Kontoblätter bei Bedarf ausdrucken.

Zusätzliches Konferenzmaterial mit den gleichen Einstellungen ausdrucken	Kontoblätter bei Bedarf ausdrucken

Es gibt folgende Möglichkeiten, eine Datei mithilfe der Dokumentenablage zu speichern: [Offene Ablage] und [Ablage] im Kopier- oder Bildsendemodus und [Scan an lokales Laufwerk] sowie [Scan zu externem Speichergerät] im Dokumentenablagemodus.

Offene Ablage	Diese Funktion speichert die Dokumentendaten auf dem lokalen Laufwerk, während ein Kopier-, Bildsende- oder anderer Auftrag ausgeführt wird. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie Dokumentendaten ohne Angabe eines Dateinamens oder anderer Informationen rasch und einfach speichern möchten. Die gespeicherte Datei kann auch von anderen Personen verwendet werden. Verwenden Sie diese Methode nicht zum Speichern von Dateien, die niemand anderes verwenden soll.
Ablage	Diese Funktion speichert die Dokumentendaten auf dem lokalen Laufwerk, während ein Kopier-, Bildsende- oder anderer Auftrag ausgeführt wird. Im Gegensatz zur Offenen Ablage können verschiedene Informationen beim Speichern an die Datei angehängt werden, um eine effiziente Dateiverwaltung zu ermöglichen. Es kann auch ein Passwort gesetzt werden.
Scan an lokales Laufwerk	Mit dieser Funktion wird ein Original gescannt und auf dem lokalen Laufwerk gespeichert. Wie bei "Ablage" können auch hier verschiedene Informationstypen angehängt werden.
Scan zu externem Speichergerät	Mit dieser Funktion wird ein Original gescannt und auf einem externen Speichergerät, wie z. B. einem USB-Speichergerät, abgelegt. Wie bei "Ablage" können auch hier verschiedene Informationstypen angehängt werden.

Ordnertypen

Zum Speichern von Dateien auf dem lokalen Laufwerk über die Dokumentenablagefunktion werden drei Ordnertypen verwendet.
Ordner auf dem lokalen Laufwerk

Offene Ablage
In diesem Ordner werden Dokumente gespeichert, die mithilfe der Taste [Offene Ablage] auf dem Aktionsfeld gescannt wurden. Jedem Auftrag werden automatisch ein Benutzername und ein Dateiname zugewiesen.
Hauptordner
Gescannte Dokumente werden in diesem Ordner gespeichert.
Wenn Sie einen Auftrag im Hauptordner speichern, können Sie einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen zuweisen.
Beim Speichern einer Datei kann auch ein Kennwort (4- bis 32 Zeichen) festgelegt werden ("Vertraulich" speichern).
Spezifische Ordner
Ordner mit anwenderspezifischen Namen werden innerhalb dieses Ordners gespeichert.
Gescannte Dokumente werden im gespeicherten Ordner gespeichert.
Wie beim Hauptordner können Sie bei anwenderspezifischen Ordnern während des Speicherns einen zuvor gespeicherten Benutzernamen festlegen und einen Dateinamen zuweisen.
Passwörter (PIN-Code: 4- bis 8-stellige Zahl) können für anwenderspezifische Ordner und für in anwenderspezifischen Ordnern gespeicherte Daten festgelegt werden.

Zum Speichern empfohlene Informationen

Beim Speichern eines Auftrags über [Ablage] im Kopier- oder Bildsendemodus oder über [Scan an lokales Laufwerk] im Dokumentenablagemodus ist es hilfreich, die folgenden Informationen zu speichern. Diese Einstellungen sind nicht erforderlich, wenn Sie einen Auftrag mit der Funktion [Offene Ablage] speichern.

Benutzername	Ist erforderlich, wenn Sie den gespeicherten Dateien einen Benutzernamen zuordnen. Ein Benutzername wird auch als Suchbedingungen bei der Suche nach einer Datei verwendet.
Spezifische Ordner	Der Hauptordner steht anfänglich als Speicherort für die Funktionen [Ablage] und [Dateienspeicher] zur Verfügung. Speichern Sie einen anwenderspezifischen Ordner und geben Sie ihn dann als Ziel zum Speichern von Dateien an. Legen Sie bei Bedarf ein Passwort für den Benutzerordner fest. Geben Sie PIN-Code ein, um den Ordner zu benutzen. Wenn der Ordner kennwortgeschützt ist, wird im Ordner „ " angezeigt, um auf das festgelegte Kennwort hinzuweisen.
Mein Ordner	Sie können entweder einen zuvor erstellten kundenspezifischen Ordner als "Mein Ordner" auswählen oder einen neuen "Mein Ordner" selbst erstellen. Wenn "Mein Ordner" konfiguriert wurde und die Benutzer-Authentifizierung aktiviert ist, wird "Mein Ordner" immer als Ziel für [Ablage] und [Dateienspeicher] verwendet.

Ungefähre Anzahl der Seiten und Dateien, die gespeichert werden können

Gesamtzahl der Seiten und Anzahl der Dateien, die in den anwenderspezifischen Ordnern und im Hauptordner gespeichert werden können

Beispiele von Originalformaten		Seitenanzahl*	Dateienanzahl
Vollfarbcolour-Original (Text- und Fotobeispiel) Format: A4		Max. 5700	Max. 3000
Schwarzweiß-Original (Text) Format: A4		Max. 13000

Anzahl der Seiten und Dateien, die in Offene Ablage gespeichert werden können

Beispiele von Originalformaten		Seitenanzahl*	Dateienanzahl
Vollfarbcolour-Original (Text- und Fotobeispiel) Format: A4		Max. 700	Max. 1000
Schwarzweiß-Original (Text) Format: A4		Max. 2000

* Die angegebenen Zahlen sind Richtwerte für die Anzahl der Seiten, die gespeichert werden können, wenn alle Seiten vollfarbig bzw. schwarzweiß sind.

Beim Kopieren im Sortiermodus wird der gleiche Speicherbereich wie für den Hauptordner und spezifischen Ordner verwendet. Bei einer große Menge von im Hauptordner und spezifischen Ordner gespeicherten Daten ist es möglich, dass sich ein größerer Kopiervorgang im Sortiermodus nicht ausführen lässt. Löschen Sie unnötige Dateien aus dem Hauptordner und spezifischen Ordner.
Die oben dargestellten Originaltypen sind Beispiele, um die Erläuterungen verständlicher zu machen. Die Anzahl Seiten und Dateien, die aktuell gespeichert werden können, sind abhängig von den Inhalten der Originalbilder und der Einstellungen während der Dateispeicherung.

Zu Dateien hinzugefügte Informationen

Wenn eine Datei mithilfe der Funktion "Ablage" gespeichert wird, können folgende Daten angehängt werden, um diese von anderen Dateien zu unterscheiden.

Benutzername	Zur Eingabe von Datei-Ownership oder sonstigen Informationen ist der Benutzername erforderlich. Der Benutzername muss vorab gespeichert werden.
Dateiname	Benennt eine Datei.
Speicherort	Legt einen Ordner zum Speichern von Dateien fest.
Eigenschaft	Gemeinsame Nutzung	Dateien mit der Eigenschaft "Gemeinsame Nutzung" können von jedem beliebigen Benutzer angezeigt und bearbeitet werden.
	Schutz	Wenn "Schutz" festgelegt wurde, kann die Datei weder bearbeitet noch verschoben oder gelöscht werden. Ein Passwort ist nicht erforderlich.
	Vertraulich	Sie können ein Passwort (4 bis 32 Ziffern) festlegen, um eine Datei zu schützen.

• Dateien, die mit [Offene Ablage] gespeichert werden, erhalten das Attribut "Gemeinsame Nutzung", das die Nutzung durch alle Benutzer für Ausgabe und Senden ermöglicht. Speichern Sie daher hiermit keine sensiblen Dokumente oder solche, die nicht für andere Personen über die [Offene Ablage] zugänglich sein sollen.
• Verwenden Sie beim Speichern mit der Funktion [Ablage] das Attribut "Vertraulich". Für eine "Vertraulich"-Datei können Sie ein Passwort festlegen, um anderen Benutzern den Zugriff auf diese Datei zu verwehren. Achten Sie darauf, dass andere Personen keinen Zugriff zum Passwort erhalten.
• Das Attribut "Vertraulich" einer gespeicherten Datei kann bei Bedarf durch "Eigenschaften ändern" zu "Gemeinsame Nutzung" geändert werden. Speichern Sie keine sensiblen Dokumente oder solche, die nicht für andere Personen zugänglich sein sollen.
• Außer in Fällen, die einer gesetzlichen Regelung unterliegen, übernimmt SHARP Corporation keinerlei Haftung für Schäden, die aus der Verbreitung sensibler Informationen aufgrund der Änderung von Daten, die mithilfe der Funktion "Offene Ablage" oder "Ablage" gespeichert wurden, durch Dritte oder der unsachgemäßen Handhabung der Funktion "Offene Ablage" oder "Ablage" durch denjenigen, der die Datenspeicherung durchführt, resultieren.

Zum Nutzen der Dokumentenablage wählen Sie das Aktionsfeld für den jeweiligen Modus aus.
Um gleichzeitig mit einer Kopie Daten zu speichern, berühren Sie auf dem Aktionsfeld des jeweiligen Modus die Taste [Ablage] bzw. [Offene Ablage].

Um die Dokumentenablage gleich von Anfang zu verwenden, wählen Sie das Aktionsfeld im Modus "Dokumentenablage". Berühren Sie eine der Tasten, um zu scannen und das Original zu speichern.