DOKUMENTENABLAGE BEI NUTZUNG ANDERER MODI

OFFENE ABLAGE

Mit dieser Funktion können Sie Originale in den Modi "Kopieren" oder "Bild senden" als Bilddatei im Ordner "Offene Ablage" auf dem Gerät speichern.
Mit dieser Funktion gespeicherte Bilddateien können später wieder aufgerufen werden, damit Sie das Dokument kopieren oder im Modus "Bild senden" übertragen können, ohne das Original suchen zu müssen.
Als Beispiel finden Sie untenstehend die Beschreibung für das Speichern eines Dokuments im Ordner "Offene Ablage" im Kopiermodus.

Die offene Ablage kann im normalen Modus verwendet werden.
Wenn eine Datei mithilfe der Funktion "Offene Ablage" gespeichert wird, werden der Datei automatisch der folgende Benutzername und Dateiname zugewiesen.

Sie können den Namen der gesendeten Datei am Scanner ändern oder die Übertragung in den Systemeinstellungen wiederholen.

So löschen Sie alle Dateien im Ordner "Offene Ablage", mit Ausnahme der geschützten Dateien:
Wählen Sie unter "Einstellungen (Administrator)" [Systemeinstellungen] → [Einstellungen für Doku.ablage] → [Param.Ein Stellungen] → [Alle Dateien der offenen Ablage löschen]. Konfigurieren Sie die Einstellungen derart, dass alle Dateien gelöscht werden, wenn das Gerät wie erforderlich eingeschaltet wird.

Legen Sie das Original ein.

Legen Sie das Original in das Einzugfach des automatischen Originaleinzugs oder auf das Vorlagenglas.
AUSWAHL EINES VERFAHRENS ZUM EINLEGEN DES ORIGINALS ABHÄNGIG VOM TYP UND STATUS DES ORIGINALS

Wechseln Sie in den normalen Modus und berühren Sie auf der Aktionsleiste [Offene Ablage], um die Option auszuwählen .

Wenn eine Meldung in Verbindung mit dem Speichern von vertraulichen Informationen erscheint, drücken Sie die Taste [OK].

Starten Sie einen Kopier- oder Bildsendevorgang.

Beim Ausführen der Funktion werden die Bilddaten des Originals im Ordner "Offene Ablage" gespeichert.

Um zu verhindern, dass das Dokument versehentlich gespeichert wird, erscheint nach dem Drücken der [Start]-Taste ([Farbe Start] oder [S/W Start] im Kopiermodus) für 6 Sekunden die Meldung "Die gescannten Daten werden im Ordner 'Offene Ablage' gespeichert".
Zum Ändern der Anzeigezeit für diese Meldung wählen Sie unter "Einstellungen (Administrator)" → [Systemeinstellungen] → [Allgemeine Einstellungen] unter [Betriebs Einstellungen] → [Param.Ein Stellungen] → [Meldungszeitdauer einstellen] vorgenommenen Einstellungen durchgeführt.

So brechen Sie "Offene Ablage" ab:
Berühren Sie [Offene Ablage], um

zu aktivieren.

ABLAGE

Durch Berühren der Taste [Ablage] für die Dokumentenablagefunktion können Sie, wenn Sie in einem der Modi ein Original drucken oder übertragen, das Original gleichzeitig im Hauptordner oder dem gespeicherten anwenderspezifischen Ordner speichern. Die gespeicherte Datei kann später aufgerufen werden, damit Sie das Original erneut kopieren oder senden können, ohne dass Sie das Original suchen müssen.
Als Beispiel finden Sie untenstehend die Beschreibung für das Speichern eines Dokuments im Ordner "Ablage" im Kopiermodus.

Die Datei kann im normalen Modus verwendet werden.
Wenn eine Datei mithilfe der Funktion "Ablage" gespeichert wird und keine Daten angehängt werden, werden der Benutzername und der Dateiname automatisch der Datei zugewiesen.

Sie können den Namen der gesendeten Datei am Scanner ändern oder die Übertragung in den Systemeinstellungen wiederholen.

Legen Sie das Original ein.

Legen Sie das Original in das Einzugfach des automatischen Originaleinzugs oder auf das Vorlagenglas.
AUSWAHL EINES VERFAHRENS ZUM EINLEGEN DES ORIGINALS ABHÄNGIG VOM TYP UND STATUS DES ORIGINALS

Es gibt auch Fälle, in denen bestimmte Einstellungen erforderlich sind, bevor die Vorschau angezeigt wird.

Wechseln Sie in den normalen Modus und berühren Sie auf der Aktionsleiste [Ablage], um die Dateiinformationen anzugeben.

Weitere Informationen über Benutzername, Dateiname, Ordner und Attributeinstellung finden Sie unter “ Dateiinformationen".
So speichern Sie auf dem lokalen Laufwerk:
Ändern des Attributs
Festlegen eines Benutzernamens
Zuweisen eines Dateinamens
Festlegen des Ordners
PDF für PC-Browsen erstellen
So speichern Sie auf einem externen Speichergerät:
Zuweisen eines Dateinamens
Festlegen des Ordners
PDF für PC-Browsen erstellen
Nach der Konfiguration der obigen Einstellungen wird wieder dieser Bildschirm angezeigt. Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
Wenn Sie der Datei keinen Benutzernamen oder andere Informationen zuweisen möchten, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Berühren Sie .

Der Basisbildschirm für den Kopiermodus wird wieder angezeigt.

Wählen Sie Kopiereinstellungen und berühren Sie die Taste [Farbe Start] oder [S/W Start].

Gleichzeitig mit dem Beginn des Kopiervorgangs wird das Original als Datei gespeichert.

Informationen zum Verfahren für das Ablegen des Originals finden Sie unter " AUSWAHL EINES VERFAHRENS ZUM EINLEGEN DES ORIGINALS ABHÄNGIG VOM TYP UND STATUS DES ORIGINALS".

Dateiinformationen

Im Folgenden wird der Ablauf für die Detaileinstellungen beschrieben.
Wenn Sie ein Attribut, einen Benutzernamen, einen Dateinamen, und Ordner festlegen, können Sie Dateien leichter verwalten und suchen. Ist [Vertraulich] als Attribut ausgewählt und ein Kennwort festgelegt, so kann außerdem die Datei nicht von anderen Personen unerlaubt angezeigt werden.

Ändern des Attributs

Die Schutz-Einstellung kann für Dateien gewählt werden, die mit der Dokumentenablagefunktion gespeichert wurden. Damit wird verhindert, dass eine Datei verschoben oder automatisch oder manuell gelöscht wird.
Gespeicherten Dateien können drei Attribute zugewiesen werden: "Gemeinsame Nutzung", "Schutz" und "Vertraulich". Wenn eine Datei mit dem Attribut "Gemeinsame Nutzung" gespeichert wird, ist sie nicht geschützt. Wenn eine Datei mit dem Attribut "Schutz" oder "Vertraulich" gespeichert wird, ist sie geschützt.
Alle Dateien, die im Ordner "Offene Ablage" abgespeichert werden, haben das Attribut "Gemeinsame Nutzung". Beim Abspeichern einer Datei im Hauptordner oder einem anwenderspezifischen Ordner kann entweder "Gemeinsame Nutzung", "Schutz" oder "Vertraulich" ausgewählt werden.

Gemeinsame Nutzung	Eine Datei vom Typ "Gemeinsame Nutzung" kann über "Eigenschaften ändern" in den Auftragseinstellungen in eine Datei vom Typ "Schutz" oder "Vertraulich" geändert werden.
Schutz	"Schutz" erfordert keine Vergabe eines Passworts, verhindert jedoch, dass eine Datei verschoben, gelöscht oder bearbeitet werden kann. Es kann kein Passwort gesetzt werden.
Vertraulich	Um eine Datei vom Typ "Vertraulich" zu schützen, wird ein Passwort festgelegt. (Das Passwort muss zum Aufrufen der Datei eingegeben werden.) Wenn eine Datei in einem verschlüsselten PDF-Format gespeichert wird, wird die Dateieigenschaft automatisch auf "Vertraulich" gesetzt.

Einschränkungen für die Änderung der Eigenschaft

Eine auf "Gemeinsame Nutzung" eingestellte Datei kann auf "Schutz" oder "Vertraulich" geändert werden. Jedoch kann eine auf "Gemeinsame Nutzung" eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, nur auf "Schutz" umgestellt werden.
Eine auf "Schutz" eingestellte Datei kann auf "Gemeinsame Nutzung" oder "Vertraulich" geändert werden. Jedoch kann eine auf "Schutz" eingestellte Datei, die im Ordner Offene Ablage gespeichert wurde, nur auf "Gemeinsame Nutzung" umgestellt werden.
Eine im Ordner Offene Ablage gespeicherte Datei kann nicht auf "Vertraulich" umgestellt werden. Wenn die Datei in den Hauptordner oder einen Spezif. Ordner verschoben wird, kann die Eigenschaft auf "Vertraulich" geändert werden.
Für eine Datei kann nur eine Eigenschaft ausgewählt werden.

Wählen Sie im Dateiinformationsbildschirm die Option [Eigenschaften].

Wenn Sie [Vertraulich] ausgewählt haben, geben Sie ein Passwort (4- bis 32 Zeichen) ein.

Jede eingegebene Stelle wird als "

" angezeigt.

Festlegen eines Benutzernamens

Berühren Sie das Textfeld [Benutzername].

Wenn die Benutzerautorisierung verwendet wird, wird automatisch der beim Anmelden verwendete Benutzername ausgewählt. In diesem Fall ist dieser Schritt nicht erforderlich.

Der Benutzername muss zunächst im "Einstellungen (Administrator)" unter [Kontrolle der Benutzer] → [Benutzereinstellungen] → [Benutzerliste] gespeichert werden.

Berühren Sie die Taste für den Benutzernamen.

Alternativ können Sie einen Benutzernamen auswählen, indem Sie die Taste [Aufruf mit Registrierungsnummer] berühren und die Benutzernummer eingeben.
Die Benutzernummer muss zunächst durch Auswählen von [Kontrolle der Benutzer] unter "Einstellungen (Administrator)" → [Benutzereinstellungen] → [Benutzerliste] gesetzt werden.

Berühren Sie .

Sie gelangen zurück zum Bildschirm von Schritt 1, um den ausgewählten Benutzernamen anzuzeigen.

Zuweisen eines Dateinamens

Der Datei kann ein Dateiname zugewiesen werden.

Berühren Sie das Textfeld [Dateiname] und geben Sie den Dateinamen ein.

Geben Sie einen Dateinamen ein (maximal 30 Zeichen).

Dateiname

Wurde ein bereits vorhandener Dateiname angegeben, wird dem Dateinamen eine Tilde und eine fortlaufende Nummer angehängt und die Datei unter diesem Dateinamen gespeichert. Bei Dateinamen wird nicht nach Groß- und Kleinschreibung unterschieden.

Wenn die Länge des Namens den Grenzwert überschreitet, werden überzählige Zeichen entfernt und am Ende des Dateinamens wird eine fortlaufende Nummer angehängt.

Festlegen des Ordners

Legen Sie den Ordner zum Speichern der Datei fest.

Berühren Sie das Textfeld [Speicherort].

Falls ein Benutzername mit der Einstellung "Mein Ordner" ausgewählt wird, wird automatisch "Mein Ordner" dieses Benutzers ausgewählt.

Berühren Sie die Taste des Ordners, in dem Sie die Datei speichern möchten, und berühren Sie .

Wenn für den Ordner ein Kennwort festgelegt wurde, erscheint eine Kennworteingabemaske. Geben Sie über die Zifferntasten das Passwort (5 bis 8 Stellen) ein, und berühren Sie

PDF für PC-Browsen erstellen

Berühren Sie das Kontrollfeld [PDF für PC-Browsen erstellen], um es auf zu setzen, und eine öffentliche PDF-Datei zum Betrachten am PC wird beim Speichern der Datei erzeugt.

Daten, die vor der Verwendung von [Deaktivierung der OCR] in den Systemeinstellungen gespeichert wurden, können mithilfe der OCR-Funktion heruntergeladen werden, selbst wenn [Deaktivierung der OCR] aktiviert ist.
Selbst wenn Sie die Scannerfunktion " SCHRÄGE SCANDATEN AUTOMATISCH KORRIGIEREN (Anpassung schiefes)" verwenden, werden die Korrekturergebnisse nicht widergespiegelt.

Voreinstellung des PDF-Formats für das PC-Browsen
Sie können das Ausgangsdateiformat für die öffentliche PDF-Datei oder die herunterzuladende Datei einstellen, die bei der Ausführung jedes Auftrags erzeugt wird.
Wählen Sie unter "Einstellungen (Administrator)" [Systemeinstellungen] → [Einstellungen für Doku.ablage] → [Allgemeine Einstellungen] → [Voreinstellung des PDF-Formats für das PC-Browsen].
S/W: Komprimierungsmodus
Ohne, MH (G3), MMR (G4)
Farbe/Grautöne: Komprimierungsrate
Niedr., Mittel, Hoch
Einstellung des Verschlüsselungsgrads von PDF beim Versand vertraulicher Dateien
Die Einstellungen unter "Einstellungen (Administrator)", [Systemeinstellungen] → [Einstellungen für Bild senden] → [Einstellungen für Scannen] → [Bedingungseinstellungen] → [Verschlüsselungsstufe von PDF] werden übernommen.