ARCHIVO DE DOCUMENTOS

Existen las siguientes formas de guardar un archivo utilizando el archivo de documentos: [Archivo rápido] y [Archivo] en modo de copia o modo de envío de imágenes, y [Escanear a HDD] y [Escanear a dispositivo de memoria externo] en modo de archivo de documentos.

Archivo rápido	Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. Utilice esta función cuando desee almacenar datos de documento de forma rápida y sencilla sin especificar un nombre de archivo u otra información. El archivo almacenado también puede ser utilizado por otras personas. No utilice este método para guardar archivos que no desee que utilicen otras personas.
Archivo	Al tiempo que se realiza una copia, un envío de imágenes u otro trabajo, esta función guarda los datos del documento en la unidad local. A diferencia de Archivo Rápido, al archivo se le pueden agregar distintos tipos de información al guardarlo para poder gestionarlo de forma eficaz. También se puede establecer una contraseña.
Escanear a HDD	Esta función escanea un original y lo almacena en la unidad local. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.
Escanear a dispositivo de memoria externo	Esta función escanea un original y lo almacena en un dispositivo de memoria externa, como un dispositivo de memoria USB. Al igual que Archivo, se pueden agregar distintos tipos de información.

Tipos de carpetas

Se utilizan tres tipos de carpetas para almacenar archivos en la unidad local mediante la función de archivo de documentos.
Carpetas en la unidad local

Carpeta de Archivo Rápido
En esta carpeta se almacenan los documentos escaneados mediante [Archivo rápido] en el panel de acciones. Se asigna automáticamente un nombre de usuario y un nombre de archivo a cada trabajo.
Carpeta Principal
Los documentos escaneados se almacenan en esta carpeta.
Al almacenar un trabajo en la carpeta principal, puede especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo.
También puede definirse una contraseña (de 4 a 32 caracteres) al almacenar un archivo (guardado como "Confidencial") según sea necesario.
Carpeta Personalizada
Las carpetas con nombres personalizados se almacenan en esta carpeta.
Los documentos escaneados se guardan en la carpeta almacenada.
Al igual que la carpeta principal, una carpeta personalizada le permite especificar un nombre de usuario almacenado anteriormente y asignar un nombre de archivo cuando almacene un trabajo.
Se pueden establecer contraseñas (código PIN: un número de 4 a 8 dígitos) para las carpetas personalizadas y para los archivos guardados en dichas carpetas.

Elementos que conviene almacenar

Al almacenar un trabajo utilizando [Archivo] en modo de copia o en modo de envío de imágenes, o [Escanear a HDD] en modo de archivo de documentos, conviene almacenar los siguientes elementos. Esta configuración no es necesaria cuando se almacena un trabajo utilizando [Archivo rápido].

Nombre de Usuario	Se necesita si va a asignar un nombre de usuario a los archivos almacenados. El nombre de usuario también se utiliza como condición de búsqueda en la búsqueda de archivos.
Carpeta Personalizada	La carpeta principal se encuentra inicialmente disponible como ubicación donde almacenar los archivos de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo]. Almacene una carpeta personalizada y establézcala como ubicación para almacenar archivos. Especifique una contraseña para la carpeta de usuario según sea necesario. Introduzca el código PIN para utilizar la carpeta. Si se ha definido una contraseña para la carpeta, " " aparece en la carpeta para la que se ha definido la contraseña.
Mi carpeta	A "Mi carpeta" se le puede asignar una carpeta personalizada ya creada, o bien una carpeta "Mi carpeta" nueva. Cuando se haya configurado "Mi carpeta" y se utilice autenticación de usuario, "Mi carpeta" se seleccionará siempre como destino de [Archivo] y [Almacenamiento de Archivo].

Número aproximado de páginas y archivos que se pueden almacenar

Número total combinado de páginas y número total de archivos que se pueden almacenar en carpetas personalizadas y en la carpeta principal

Ejemplos de tipos de originales		Número de páginas*1	Número de archivos
Original a todo color (Ejemplo de texto y foto) Tamaño: A4		Máx. 5700*2 Máx. 900	Máx. 3000*2 Máx. 500
Original en blanco y negro (Texto) Tamaño: A4		Máx. 13000*2 Máx. 2100

Número de páginas y número de archivos que se pueden almacenar en la carpeta de archivo rápido.

Ejemplos de tipos de originales		Número de páginas*1	Número de archivos
Original a todo color (Ejemplo de texto y foto) Tamaño: A4		Máx. 700*2 Máx. 300	Máx. 1000*2 Máx. 500
Original en blanco y negro (Texto) Tamaño: A4		Máx. 2000*2 Máx. 700

*1 Los números que se indican son una guía sobre el número de páginas que se puede almacenar cuando todas las páginas son a todo color y cuando todas son en blanco y negro.

*2 Cuando está instalado el SSD de alta capacidad.

El proceso de copia en modo ordenar utiliza la misma área de memoria que la carpeta principal y la carpeta personalizada. Por este motivo, si la carpeta principal y la carpeta personalizada ya contienen muchos datos, puede que no sea posible realizar un trabajo de copia muy extenso con el modo ordenar. Elimine los archivos innecesarios de la carpeta principal y de la carpeta personalizada.
Los tipos de original mencionados anteriormente son ejemplos para que la explicación sea más fácil de entender. El número real de páginas y de archivos que se pueden almacenar variará en función del contenido de las imágenes originales y de las opciones que estén configuradas al almacenar los archivos.

Adición de información a los archivos

Cuando guarde un archivo mediante "Archivo", agréguele la siguiente información para distinguirlo de otros archivos.

Nombre de Usuario	Se requiere el nombre de usuario para introducir la propiedad de un archivo y otra información. Es necesario registrar el nombre de usuario con antelación.
Nombre de Archivo	Da nombre a un archivo.
Guardado en	Especifica una carpeta para almacenar archivos.
Propiedad	Compartiendo	Cualquier usuario puede ver y abrir archivos con la propiedad "Compartiendo".
	Proteger	Una vez se haya establecido "Proteger", el archivo no podrá editarse, moverse ni eliminarse. No se necesita configurar una contraseña.
	Confidencial	Puede establecer una contraseña (de 4 a 32 caracteres) para la protección de archivos.

• Los archivos almacenados utilizando [Archivo rápido] incluyen la propiedad "Compartiendo", a la que puede acceder cualquier persona para imprimir y enviar. Por consiguiente, no almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen terceras personas mediante la función [Archivo rápido].
• Cuando guarde un archivo mediante [Archivo], podrá hacerlo con la propiedad "Confidencial". Establezca una contraseña para un archivo "Confidencial" para impedir que otras personas lo puedan utilizar. Tenga cuidado de que otras personas no obtengan la contraseña.
• La propiedad de un archivo "Confidencial" almacenado se puede modificar a "Compartiendo" mediante "Cambio de Propiedad" según sea necesario. No almacene documentos importantes o documentos que no desee que utilicen otras personas.
• Excepto en los casos previstos por la ley, SHARP Corporation no se hace responsable de ningún daño que pudiese derivarse de la revelación de información confidencial debido a la manipulación por terceras partes de los datos guardados utilizando la función Archivo Rápido o la función Archivo, ni del uso incorrecto de la función Archivo Rápido o de la función Archivo por parte del operador que guarda los datos.

Para utilizar el archivo de documentos, seleccione el panel de acciones correspondiente a cada modo.
Para guardar datos simultáneamente con una copia o fax, pulse [Archivo] o [Archivo Rápido] en el panel de acciones de cada modo.

Para utilizar el archivo de documentos desde el principio, seleccione el panel de acciones en el modo de archivo de documentos. Pulse cualquiera de las teclas para escanear y guardar el original.