DOKUMENTARKIVERING

Genom att använda dokumentarkiveringsfunktionen kan du dessutom vid behov skriva ut konferensmaterial med samma inställningar eller skriva ut bokföringsark som används för rutinuppgifter.

Skriva ut konferensmaterial med samma inställningar	Skriva ut bokföringsark vid behov

Det finns följande olika sätt att spara en fil med hjälp av dokumentarkivering: [Quick File] och [Fil] i kopierings- och bildsändningsläget och [Sk. till den l. disken] och [Scan to External Memory Device] i dokumentarkiveringsläget.

Quick File	När kopiering, bildsändning eller andra jobb utförs sparar den här funktionen dokumentdata till den lokala enheten. Använd den här funktionen när du vill lagra dokumentdata på ett snabbt och enkelt sätt utan att ange filnamn eller annan information. Den lagrade filen kan även användas av andra personer. Använd inte den här metoden för att spara filer som du inte vill att andra ska se.
Fil	När kopiering, bildsändning eller andra jobb utförs sparar den här funktionen dokumentdata till den lokala enheten. Olika typer av information kan läggas till i filen när den sparas för att möjliggöra effektiv filhantering, i motsats till funktionen Snabbfil. Det går även att ange ett lösenord.
Sk. till den l. disken	Den här funktionen scannar ett original och sparar det på den lokala enheten. I likhet med Fil kan olika typer av information läggas till.
Scan to External Memory Device	Den här funktionen scannar ett original och sparar det på en extern minnesenhet som t.ex. ett USB-minne. I likhet med Fil kan olika typer av information läggas till.

Typer av mappar

Tre typer av mappar används för att lagra filer på den lokala enheten med dokumentarkiveringsfunktionen.
Mappar på den lokala enheten

Snabb Filmapp
Dokument som skannats med [Quick File] på åtgärdspanelen lagras i den här mappen. Varje jobb får automatiskt ett användarnamn och filnamn.
Huvudmappen
Scannade dokument sparas i den här mappen.
När du lagrar ett jobb i huvudmappen så kan du specificera ett tidigare lagrat användarnamn och tilldela det ett filnamn.
Vid behov kan du även ange ett lösenord (4 till 32 tecken) när du sparar en fil (spara "Konfidentiellt").
Anpassad Mapp
Mappar med anpassade namn lagras i denna mapp.
Scannade dokument sparas i den lagrade mappen.
På samma sätt som i huvudmappen kan du specificera ett tidigare lagrat användarnamn och ange ett filnamn när du lagrar ett jobb i en anpassad mapp.
Lösenord (PIN-kod: 4- till 8-siffrigt nummer) kan ställas in för anpassade mappar och för filer som sparas i anpassade mappar.

Objekt som lagras med fördel

När du lagrar ett jobb med [Fil] i kopierings- eller bildsändningsläget eller med [Sk. till den l. disken] i dokumentarkiveringsläget är det praktiskt att lagra objekten nedan. Dessa inställningar behövs inte när du lagrar ett jobb med [Quick File].

Användarnamn	Detta krävs om du tilldelar ett användarnamn till lagrade filer. Ett användarnamn kan även användas som sökvillkor när du söker efter filer.
Anpassad Mapp	Huvudmappen är till en början tillgänglig som en plats för lagring av filer med funktionerna [Fil] och [Lagra Fil]. Lagra en anpassad mapp och ange den som en plats för att lagra filer. Ange vid behov ett lösenord för användarmappen. Ange PIN-koden för att använda mappen. "" visas för lösenordsskyddade mappar.
Min mapp	En anpassad mapp som redan skapats kan väljas som "Min mapp" eller så kan en ny mapp skapas som "Min mapp". När "Min mapp" har konfigurerats och användarautentisering används kommer "Min mapp" alltid att väljas som destination för [Fil] och [Lagra Fil].

Ungefärligt antal sidor och filer som kan lagras

Kombinerat antal sidor och antal filer som kan lagras i anpassade mappar och i huvudmappen

Exempel på originaltyper		Antal sidor*1	Antal filer
Original i fullfärg (Exempel på text och foto) Format: A4		Max. 5700* 2 Max. 900	Max. 3000* 2 Max. 500
Svartvitt original (Text) Format: A4		Max. 13000* 2 Max. 2100

Antal sidor och filer som kan lagras i snabbfilsmappen

Exempel på originaltyper		Antal sidor*1	Antal filer
Original i fullfärg (Exempel på text och foto) Format: A4		Max. 700* 2 Max. 300	Max. 1000* 2 Max. 300
Svartvitt original (Text) Format: A4		Max. 2000* 2 Max. 300

*1 De angivna antalen är riktlinjer för antalet sidor som kan lagras när alla sidor är i fullfärg, samt när alla sidor är svartvita.

*2 När en SSD med hög kapacitet är installerad.

Kopiering i sorteringsläge använder samma minnesområde som huvudmappen och den anpassade mappen. På grund av detta kanske det inte är möjligt att utföra ett stort kopieringsjobb i sorteringsläget när allt för mycket data har lagrats i huvudmappen och den anpassade mappen. Radera filer som du inte behöver från huvudmappen och den anpassade mappen.

Originaltyperna ovan är exempel som gör beskrivningen enklare att förstå. Det faktiska antalet sidor och filer som kan lagras varierar beroende på originalbildernas innehåll och inställningarna när filerna lagrades.

Information som läggs till filer

När en fil sparas med "Fil" ska följande information läggas till för att filen ska kunna särskiljas från andra filer.

Användarnamn	Användarnamnet används för att ange filägarskap och annan information. Användarnamnet måste registreras i förväg.
Filnamn	Anger namnet på en fil.
Lagrad i	Anger en mapp där filer ska lagras.
Egenskap	Dela	Alla användare kan visa och använda filer som har egenskapen "Dela".
	Skydda	När du anger egenskapen "Skydda" kan filen inte redigeras, flyttas eller raderas. Ingen lösenordsinställning krävs.
	Konfidentiellt	Du kan ange ett lösenord (4 till 32 tecken) för filskydd.

• Filer som sparas med [Quick File] tilldelas egenskapen "Dela" så att alla kan skriva ut och sända filerna. Lagra därför inte känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska få tillgång till med funktionen [Quick File].
• Om du sparar en fil med [Fil] kan du spara filen med egenskapen "Konfidentiellt". Ange ett lösenord för en fil med egenskapen "Konfidentiellt" för att förhindra att den används av andra. Tänk på att skydda lösenordet så inte andra får tag på det.
• Egenskapen "Konfidentiellt" hos en lagrad fil kan vid behov ändras till "Dela" med alternativet "Ändra Egenskaper". Lagra inte känsliga dokument eller dokument som du inte vill att andra ska använda.
• Utöver de fall som omfattas av lagen ansvarar SHARP Corporation inte för skador som orsakats av att känslig information läckt ut på grund av att tredje part har manipulerat data som sparats med funktionen Snabbfil eller Fil eller felaktig användning av funktionen Snabbfil eller Fil av den användare som sparar dessa data.
• Om ”Begränsa utskriftsjobb” är aktiverat i systeminställningarna och ”Släpp utskrift” används, kommer utskriftsjobbet att sparas för frigöring, även om dokumentarkivering angetts i skrivardrivrutinen. Utskriftsjobbet avbryts om lösenordet för dokumentarkivering angetts i skrivardrivrutinen.

Välj manöverpanelen för respektive läge för att använda dokumentarkivering.
Tryck på [Fil] eller [Quick File] på åtgärdspanelen i respektive läge för att spara data samtidigt som du kopierar eller faxar.

Välj manöverpanelen i läget Dokumentarkivering för att använda dokumentarkivering från början. Tryck på en av knapparna när du vill skanna och spara originalet.